Cyflwyniad

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio’r ffordd yr ydym (Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru) yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol.  Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi’i drefnu ar ffurf haenau.  Gallwch ddarllen mwy am y ffordd yr ydym yn prosesu eich gwybodaeth yn dibynnu ar natur eich cysylltiad â ni.

Mae’r adran gwybodaeth gyffredinol o’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio:

 

Pwy yr ydym ni

Mae gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru bwerau cyfreithiol i ystyried cwynion am wasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.  Er enghraifft, gallwch gwyno eich bod wedi cael eich trin yn annheg neu wedi cael gwasanaeth gwael trwy ryw fethiant ar ran y corff sy’n darparu’r gwasanaeth.  Gallwn ystyried cwynion am y rhan fwyaf o gyrff cyhoeddus yng Nghymru.

Gallwn hefyd edrych ar gwynion bod cynghorwyr (gan gynnwys cynghorwyr cymuned) wedi torri cod ymddygiad eu hawdurdod lleol.

 

Sut y gallwch gysylltu â ni

Gallwch gysylltu â ni trwy’r ffyrdd canlynol:

  • Ffôn: 0300 790 0203

Os ydych yn defnyddio BSL, gallwch ddefnyddio ein gwasanaeth cyfieithu SignVideo sy’n rhad ac am ddim i siarad â ni (ar gael rhwng 8am-6pm, dydd Llun i ddydd Gwener).  Gallwch ddarllen Polisi Preifatrwydd SignVideo yma.

Rydym yn recordio ein galwadau (ffôn a galwadau sain/fideo eraill), oherwydd gall ail-wrando ar sgyrsiau fod yn ddefnyddiol i ni i’n helpu i ddeall yr hyn a ddywedwyd wrthym. Caiff galwadau eu recordio a’u storio ar ein systemau.

 

Manylion cyswllt ein Swyddog Diogelu Data

Alison Parker yw ein Swyddog Diogelu Data.  Gallwch gysylltu â hi yn  Cais.Gwybodaeth@ombwdsmon.cymru

 

Sut yr ydym yn casglu eich data personol

Mae’r wybodaeth a gasglwn yn dibynnu ar natur eich cysylltiad â ni.  Gan ddibynnu ar y rheswm dros eich cysylltiad â ni, efallai y bydd angen i ni gasglu gwybodaeth amdanoch gan eraill.  I wybod mwy, darllenwch yr hysbysiad preifatrwydd sy’n ymwneud â’ch rheswm dros gysylltu â ni.

 

Y camau a gymerwn i ddiogelu eich gwybodaeth

Rydym yn sicrhau ein bod yn diogelu eich gwybodaeth bersonol. Mae gennym bolisïau a rheolaethau mewnol ar waith i gadw’ch gwybodaeth yn ddiogel. Rydym hefyd yn cyfyngu mynediad at eich gwybodaeth bersonol i’r rhai sydd â rheswm busnes dilys i’w gweld.

Rydym yn defnyddio proseswyr data sy’n drydydd partïon i ddarparu rhai gwasanaethau i ni.  Mae gennym gontractau neu gytundebau prosesu data ar waith gyda nhw ar gyfer y gwasanaethau hyn sy’n nodi’r cyfarwyddiadau y mae’n rhaid iddynt eu dilyn.  Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod mesurau diogelu digonol ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth.

 

Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

Byddwn yn cadw’r wybodaeth dim ond cyhyd ag y bydd ei hangen arnom a bydd hynny’n dibynnu ar ba ddefnydd a wneir ohoni.  Darganfyddwch fwy am ba mor hir yr ydym yn cadw gwahanol gofnodion yn ein Hamserlen Cadw Cofnodion.

 

Eich hawliau diogelu data

Mae gennych yr hawliau canlynol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU):

  • I gael eich hysbysu am sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn enghraifft o hynny.
  • I ofyn am fynediad at y gwybodaeth sydd gennym amdanoch. Fodd bynnag, efallai na fyddwn yn gallu rhoi’r holl wybodaeth y gofynnwch amdani os yw’n ymwneud ag unigolion eraill neu os yw wedi’i rhoi i ni’n gyfrinachol. Darllenwch ein tudalen am ofyn am wybodaeth sydd gennym amdanoch.
  • I ofyn i ni ddiweddaru, cwblhau neu gywiro eich gwybodaeth, os yw’n anghywir neu’n anghyflawn.
  • I ofyn i ni ddileu’ch gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, efallai na fyddwn yn gallu cytuno i hyn os ydym yn defnyddio’r wybodaeth i gyflawni ein dyletswyddau statudol (a elwir hefyd yn dasg gyhoeddus) neu os yw’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni gadw’r wybodaeth am gyfnod hirach.
  • I wrthwynebu i’n defnydd o’ch gwybodaeth mewn pwrpasau penodol.
  • I gyfyngu ar ein defnydd ohono mewn pwrpasau penodol.

Gallwch gysylltu â ni i arfer eich hawliau trwy e-bostio Cais.Gwybodaeth@ombwdsmon.cymru.

Byddwn yn ymateb i’ch cais diogelu data o fewn un mis calendr.

Os ydych yn anfodlon â’n hymateb, gallwch wneud cwyn diogelu data i ni drwy e-bostio cais.gwybodaeth@ombwdsmon.cymru. Bydd eich cwyn yn cael ei hystyried gan rywun gwahanol i’r person a roddodd yr ymateb i chi.

Os ydych dal i fod yn anhapus â’r ffordd yr ydym wedi defnyddio eich gwybodaeth, mae hawl gennych gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).