Dewis eich iaith
Cau

Hysbysiad Preifatrwydd – achwynwyr a chynrychiolwyr

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut y bydd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol (neu wybodaeth bersonol unigolyn yr ydych chi’n gweithredu ar ei ran). Nodir gofynion yr hysbysiad preifatrwydd yn y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a Deddf Diogelu Data 2018.
 

    Casglu a defnyddio eich gwybodaeth

Gwybodaeth yn deillio o gŵyn

Pan fyddwch yn cyflwyno cwyn, byddwn yn casglu gwybodaeth amdanoch. Gan ddibynnu ar natur eich cwyn, a’r wybodaeth a roddwch i ni, gallai hyn gynnwys gwybodaeth ynghylch eich iechyd corfforol neu feddyliol, neu iechyd yr unigolyn yr ydych yn cwyno ar ei ran. Efallai y byddwn hefyd yn derbyn eich gwybodaeth o ffynonellau eraill – er enghraifft, rheoleiddwyr eraill, cyrff mewn awdurdodaeth neu drydydd partïon eraill.

Wrth benderfynu a ydym am ymchwilio i gŵyn ai peidio, neu yn ystod ymchwiliad, efallai y byddwn angen cael gwybodaeth bellach gan y corff neu’r unigolyn y gwnaed y gŵyn yn ei gylch. Gan ddibynnu ar natur y gŵyn, gallai hyn gynnwys gwybodaeth ynghylch eich iechyd corfforol neu feddyliol, neu iechyd yr unigolyn yr ydych yn cwyno ar ei ran. Er enghraifft, os yw’r gŵyn yn ymwneud â thriniaeth yn yr ysbyty, efallai y byddwn angen cofnodion meddygol.

Pan fyddwn yn cael y cofnodion hyn, byddwn yn gwneud hynny ar y sail na allwn ystyried nac ymchwilio i gŵyn heb gael y cofnodion. O ganlyniad, fel arfer ni fyddwn angen eich caniatâd. Fodd bynnag, os ydych chi’n cwyno ar ran rhywun arall, bydd yn parhau’n angenrheidiol i ni sicrhau bod ‘testun y data’ yn deall efallai y byddwn yn cael mynediad at eu cofnodion. Os ydych chi’n cwyno ar ran rhywun arall, dylech sicrhau eu bod yn gweld yr hysbysiad hwn.

Weithiau, efallai y bydd angen i ni roi eich gwybodaeth i unigolion neu sefydliadau eraill. Er enghraifft, efallai y byddwn angen cyngor gan Gynghorydd Annibynnol, neu y byddwn o’r farn y dylai sefydliad arall wybod am fater, megis Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu’r Cyngor Meddygol Cyffredinol. Pan fyddwn yn datgelu eich gwybodaeth, byddwn yn gwneud hynny’n unol â gofynion ein deddfwriaeth lywodraethu neu er budd cyfiawnder naturiol.

Er gwybodaeth i chi, nodir ein swyddogaeth statudol a’n pwerau cysylltiedig ar gyfer ystyried ac ymchwilio i gwynion yn Neddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2005 a Deddf Llywodraeth Leol 2000.

Monitro cydraddoldeb a boddhad cwsmeriaid

Efallai y gofynnir i chi ddarparu ‘Data monitro cydraddoldeb’. Os bydd yn cael ei ddarparu, byddwn yn defnyddio’r data hwn i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a nodir yn Neddf Cydraddoldeb 2010 a’r Rheoliadau sy’n benodol i Gymru. Mae’r rhwymedigaethau hyn yn cynnwys adrodd yn flynyddol ar ddata cydraddoldeb. Bydd yr holl ddata monitro cydraddoldeb yn ddienw pan fydd yn cael ei gynnwys yn ein hadroddiad blynyddol.

Efallai y gofynnir i chi hefyd am lefel eich bodlonrwydd â’r gwasanaeth a ddarparwyd gan y swyddfa hon. Byddwn yn defnyddio’r ymatebion hyn i ddeall y bodlonrwydd â’n gwasanaeth ac unrhyw feysydd sydd angen eu gwella.

Crynodebau o gwynion a data agored

Mewn rhai achosion, byddwn yn cynhyrchu crynodebau o ganlyniadau cwynion, sydd wedyn ar gael i’r cyhoedd. Cyn gwneud hynny, byddwn yn dileu unrhyw enwau a gwybodaeth a allai ddangos pwy yw pobl. Fel rhan o’n hymrwymiad i dryloywder a ‘Data Agored’, rydym hefyd yn cyhoeddi rhestr o gwynion a gaewyd bob chwarter, ynghyd â chyfeirnodau, cyrff y cwynwyd amdanynt, categorïau pynciau a chanlyniadau. Fel gyda’r crynodebau, byddwn yn dileu unrhyw wybodaeth a allai ddangos pwy yw pobl.

Recordio galwadau

Dylech nodi ein bod yn recordio pob galwad ffôn sy’n dod i mewn a phob galwad allan. Caiff y galwadau hyn eu recordio ar gyfer monitro, hyfforddiant a datrys cwynion.
 

Rhannu a derbyn eich gwybodaeth

Efallai y bydd trydydd partïon yn darparu gwybodaeth amdanoch i ni – er enghraifft, os ydych chi wedi bod yn dyst i ddigwyddiad. Gallem hefyd gael eich gwybodaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd, megis cofnodion cyfarfodydd.   Yn yr amgylchiadau hyn, efallai y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon yn ystod ymchwiliad – er enghraifft, i gael datganiadau tystion.

Dylech fod yn ymwybodol y bydd yr holl wybodaeth a ddarperir gennych fel arfer yn cael ei rhoi yn llawn i’r corff, neu’r unigolyn yr ydych wedi cwyno amdano, oni fyddwch chi’n tynnu sylw at bryderon penodol. Bydd hyn yn rhoi cyfle iddynt wneud sylwadau ar y gŵyn. Fel y nodwyd uchod, efallai y bydd angen i ni hefyd ddarparu eich gwybodaeth i drydydd partïon, megis Cynghorwyr Annibynnol neu Ombwdsmyn a rheoleiddwyr eraill.

Efallai y byddwn yn datgelu gwybodaeth hefyd os teimlwn fod unigolyn yn debygol o achosi bygythiad i iechyd a diogelwch pobl eraill – er enghraifft, rheoleiddwyr yn y sector Iechyd.

Mewn rhai achosion, mae’n bosibl y byddwn yn canfod neu’n derbyn gwybodaeth y teimlwn ddylai gael ei rhoi i’r awdurdodau perthnasol, megis yr heddlu – er enghraifft, bygythiadau o ymddygiad treisgar. Yn yr amgylchiadau hyn, byddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth y teimlwn sy’n angenrheidiol i amddiffyn ‘buddiannau hanfodol’ unigolyn.
 

Cadw’ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol sydd wedi’i chynnwys mewn cwynion neu ddeunydd cysylltiedig am nifer o flynyddoedd, ond am ddim mwy na 10 mlynedd fel arfer. Fel mater o drefn, byddwn yn dinistrio copïau caled o ffeiliau cwynion ar ôl dwy flynedd wedi dyddiad cau’r gŵyn, oni fod rheswm eithriadol dros gadw’r wybodaeth yn hwy. Byddwn yn dileu gwybodaeth sy’n dangos pwy yw pobl o gofnodion electronig ddeng mlynedd ar ôl y dyddiad y caiff cwyn ei chau.

Caiff deunydd electronig ei gadw am gyfnod hwy fel y gallwn gadw deunydd allweddol pe digwydd i fater fod angen ei adolygu neu ei ail-agor, ac er mwyn i ni allu canfod a monitro patrymau neu fethiannau o ran darparu gwasanaethau cyhoeddus.

Er bod data cydraddoldeb yn cael ei gadw am gyfnod amhenodol, fel mater o drefn byddwn yn dileu gwybodaeth sy’n dangos pwy yw pobl o gofnodion achosion ar ôl 10 mlynedd. Byddwn yn cadw recordiadau o alwadau ffôn am 30 diwrnod, oni fo rheswm eithriadol dros gadw’r recordiad yn hwy – er enghraifft, datganiad tyst. Caiff y galwadau hyn eu cadw am ddeng mlynedd wedi dyddiad cau’r gŵyn.
 

Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Caiff mwyafrif eich gwybodaeth bersonol ei chadw o fewn yr Undeb Ewropeaidd. Fodd bynnag, efallai y bydd angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i wledydd y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd – er enghraifft, pan fo meddalwedd TG yn y cwmwl yn cael ei dal neu ei chynnal mewn trydedd wlad. Wrth wneud hynny, byddwn yn sicrhau y defnyddir gwarchodaeth ddigonol i ddiogelu’r data – er enghraifft, drwy amgryptio a sicrhau bod cyflenwyr yn ddarostyngedig i gymalau contract yng nghyswllt diogelwch data.

Pan fyddwn yn cyfathrebu ag achwynwyr, neu gynrychiolwyr achwynwyr, drwy e-bost, efallai na fydd modd i ni nodi cyrchfan eich gwybodaeth. Fodd bynnag, byddwn yn amgryptio pob gwybodaeth bersonol sensitif sy’n cael ei throsglwyddo, neu swmp o wybodaeth bersonol, fel arferiad safonol.
 

Eich hawliau

Yn amodol ar eithriadau, a’r sail dros brosesu eich gwybodaeth, gallai’r hawliau canlynol fod ar gael i chi:

  • yr hawl i gael mynediad at eich data personol;
  • yr hawl i gael cywiro gwybodaeth bersonol anghywir;
  • yr hawl i gael dileu gwybodaeth bersonol;
  • yr hawl i gyfyngu’r prosesu a wneir;
  • yr hawl i wrthwynebu prosesu data personol; a
  • yr hawl i beidio bod yn destun penderfyniadau awtomataidd

Os ydych yn dymuno arfer unrhyw hawliau, neu am gael rhagor o wybodaeth am yr hawliau sydd ar gael i chi, dylech gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data.
 

Pwy i gysylltu â nhw os oes gennych chi gwestiynau neu bryderon

Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yw’r rheolwr data i ddibenion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a Deddf Diogelu Data 2018, gan gynnwys yng nghyswllt prosesu gan unrhyw broseswyr data penodedig.

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau ynghylch prosesu data personol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, neu yr hoffech arfer unrhyw hawliau a nodwyd uchod, dylech gysylltu â James Merrifield, Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion canlynol:

Cyfeiriad post: 1 Ffordd yr Hen Gae, Pencoed, Pen-y-bont ar Ogwr, CF35 5LJ

E-bost: Information.request@ombudsman-wales.org.uk

Os byddwch yn parhau’n anfodlon, gallwch gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Cyfeiriad post: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, SK9 5AF

Gwefan: www.ico.org.uk
Rhif ffôn: 0300 123 1113

 

Yn ôl