Mae ein hysbysiad preifatrwydd wedi’i drefnu ar ffurf haenau, mae’r adran Gwybodaeth Gyffredinol yn esbonio pwy ydym ni a sut gallwch chi gysylltu â ni. Mae’r adran hon yn esbonio’r ffordd yr ydym (Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru) yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol os ydych yn gynghorydd sydd wedi’i gyhuddo o dorri cod ymddygiad ei awdurdod lleol.
Cynnwys
1. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth
2. Pa wybodaeth a gadwn amdanoch a pham
3. Gwybodaeth ychwanegol y gallwn ofyn i chi ei rhannu gyda ni
4. Rhannu a chael eich gwybodaeth
5. Diogelu eich gwybodaeth
6. Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth
7. Eich hawliau diogelu data
1. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth
Mae angen i ni gydymffurfio â’n dyletswyddau statudol fel yr amlinellir yn y ddeddfwriaeth. Mae’n rhaid i ni gydymffurfio â’r deddfwriaethau canlynol:
- Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019 a
- y Ddeddf Llywodraeth Leol 2000
2. Pa wybodaeth a gadwn amdanoch a pham
Rydym wedi cael eich gwybodaeth mewn cysylltiad â chwyn a gyflwynwyd i’r swyddfa hon. Cawsom y wybodaeth gan drydydd parti, fel achwynydd, rheoleiddiwr, corff mewn awdurdodaeth neu drydydd parti arall.
Fel arfer, bydd y wybodaeth a gawn yn cynnwys eich enw a’ch manylion cyswllt. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth pellach:
Gall y wybodaeth a gawn ymwneud â’ch ymddygiad a’ch amgylchiadau personol. Gall gynnwys gwybodaeth “categori arbennig”.
Yn ogystal â chael ein darparu â’ch gwybodaeth, gallwn hefyd gael eich gwybodaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd, fel cofnodion cyfarfodydd. Yn yr amgylchiadau hyn, gallwn ddefnyddio’r wybodaeth hon yn ystod ymchwiliad – er enghraifft, i gael datganiad tyst neu i ofyn am wybodaeth o ffynonellau eraill.
3. Gwybodaeth ychwanegol y gallwn ofyn i chi ei rhannu gyda ni
Efallai y byddwn yn cysylltu â chi i gael gwybodaeth bellach gennych i benderfynu a ddylid cychwyn neu barhau ag ymchwiliad, neu lle mae gennych dystiolaeth sy’n berthnasol i gŵyn. Wrth wneud hynny, byddwn yn cyflawni ein tasg gyhoeddus (y swyddogaeth statudol a amlinellwyd o dan ein deddfwriaeth llywodraethol). Gan hynny, yn gyffredinol, ni fydd angen eich cydsyniad arnom.
Cyfweliadau
Gallwn ofyn i chi ddod am gyfweliad fel rhan o’n hymchwiliad. Bydd gwahoddiad yn cael ei wneud yn unol â’r pwerau sydd wedi’u nodi yn ein deddfwriaeth llywodraethol. Os byddwn yn recordio’r cyfweliad, gwnawn hynny er dibenion tystiolaeth a/neu atgoffa. Bydd copi o’r recordiad ar gael i chi yn unol â chais.
Recordio galwadau
Rydym yn recordio ein galwadau (ffôn a galwadau sain/fideo eraill), oherwydd gall ail-wrando ar sgyrsiau fod yn ddefnyddiol i ni i’n helpu i ddeall yr hyn a ddywedwyd wrthym. Caiff galwadau eu recordio a’u storio ar ein systemau.
Sylwadau a datganiadau
Efallai y bydd angen i ni gael eich sylwadau neu wybodaeth gennych a allai gynnwys dogfennau neu gofnodion electronig. Bydd unrhyw gais yn cael ei wneud yn unol â’r pwerau a nodir yn ein deddfwriaeth llywodraethol.
4. Rhannu a chael eich gwybodaeth
Efallai y bydd angen cynnwys y wybodaeth a ddarparwch mewn unrhyw benderfyniad terfynol a gyhoeddir gan y swyddfa hon. Bydd copi o’n penderfyniad yn cael ei rannu â chi.
Weithiau, efallai y bydd angen i ni roi eich gwybodaeth i unigolion neu sefydliadau eraill, er enghraifft, os ydym yn cyfeirio’r gŵyn amdanoch at bwyllgor safonau lleol neu Banel Dyfarnu Cymru. Er enghraifft, mae ein deddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol i ni roi copi o’n penderfyniadau i drydydd partïon penodol. Efallai y bydd angen i ni hefyd gael cyngor gan drydydd partïon, fel cynghorwyr cyfreithiol allanol.
Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn nodi neu’n cael gwybodaeth mewn cwyn y teimlwn y dylid ei rhoi i’r awdurdodau perthnasol, fel yr heddlu – er enghraifft, bygythiadau o ymddygiad treisgar. Yn yr amgylchiadau hyn, byddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth yr ydym yn teimlo sy’n angenrheidiol i ddiogelu ‘buddiant hollbwysig’ unigolyn. Pan fyddwn yn datgelu eich gwybodaeth, byddwn yn gwneud hynny yn unol â gofynion ein deddfwriaeth lywodraethol neu er budd cyfiawnder naturiol.
5. Diogelu eich gwybodaeth
Rydym yn cymryd camau i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol. Gallwch ddarllen am y camau a gymerwn yn adran Gwybodaeth Gyffredinol ein hysbysiad preifatrwydd.
6. Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth
Byddwn yn cadw’r wybodaeth dim ond cyhyd ag y bydd ei hangen arnom a bydd hynny’n dibynnu ar ba ddefnydd a wneir ohoni. Rydym wedi cyhoeddi ein hamserlen cadw cofnodion ar ein gwefan. Os hoffech i ni anfon copi atoch, rhowch wybod i ni.
7. Eich hawliau diogelu data
Mae’r adran Gwybodaeth Gyffredinol ein hysbysiad preifatrwydd yn dweud wrthych am eich hawliau diogelu data.
Os ydych yn anhapus â’r ffordd yr ydym wedi defnyddio eich gwybodaeth, mae hawl gennych gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).
Chwefror 2021