1. Yr wybodaeth rydyn ni’n gofyn amdani a pham

2. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

3. Y Cam Ymgeisio

4. Y Cam Rhestr Fer

5. Asesiadau a Chyfweliadau

6. Cynnig Amodol

7. Ar ôl eich dyddiad dechrau

8. Secondiadau

9. Sut rydyn ni’n gwneud penderfyniadau am recriwtio

10. Am ba mor hir rydyn ni’n ei chadw

11. Eich hawliau ac

12. A fyddwn yn ei rhannu â thrydydd partïon

1. Yr wybodaeth rydyn ni’n gofyn amdani a pham

Rydyn ni ond yn casglu’r wybodaeth sydd ei hangen arnom ni i allu asesu pa mor addas ydych chi ar gyfer swydd gyda ni. Nid oes rhaid i chi ddarparu’r hyn rydyn ni’n gofyn amdano, ond efallai bydd yn effeithio ar eich cais os na fyddwch chi.

Hefyd, byddwn yn defnyddio unrhyw adborth y byddwch chi’n ei roi am ein proses recriwtio i’n helpu i’w ddatblygu a’i wella ar gyfer pobl eraill yn y dyfodol.

Isod, ceir esboniad o’r wybodaeth sydd ei hangen arnom ym mhob cam o’r broses recriwtio.

2. Y sail gyfreithiol dros brosesu eich gwybodaeth

Drwy gydol y broses recriwtio rydyn ni’n dibynnu ar wahanol seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol:

• Contract – Mae’n rhaid prosesu eich data i symud eich cais yn ei flaen cyn llofnodi contract gwaith. Mae hyn yn cynnwys archwiliadau cyflogi a chyn cyflogi [erthygl 6(1)(b) y GDPR].
• Rhwymedigaethau cyfreithiol a dyletswyddau statudol (tasg gyhoeddus) – Mae’n ofynnol i ni dan y gyfraith i wirio bod gennych hawl i weithio yn y DU. Hefyd, mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol dan y ddeddfwriaeth cydraddoldeb i wneud addasiadau rhesymol ar gyfer pobl ag anableddau sy’n ceisio am swyddi ac i gydymffurfio â rhwymedigaethau gwahaniaethu ar sail anabledd eraill [erthygl 6(1)(c) y GDPR].
• Tasg gyhoeddus (neu ddyletswydd statudol) – Hefyd, rydyn ni angen cydymffurfio â’n dyletswyddau statudol dan y ddeddfwriaeth cyflogaeth [erthygl 6(1)(e) y GDPR ac Atodlen 1 rhan 2 paragraff 6(2)(a) y DPA2018].
• Rhwymedigaethau cyflogaeth – mae angen casglu rhywfaint o ddata categori arbennig fel iechyd, crefydd, neu wybodaeth ethnigrwydd i’n galluogi ni i ymarfer ein rhwymedigaethau neu hawliau dan y gyfraith cyflogaeth. Er enghraifft, i asesu a ydych yn ffit i weithio neu i fonitro cydraddoldeb ein proses recriwtio [erthygl 9(2)(b) y GDPR, ac Atodlen 1 rhan 1(1) y DPA2018].

3. Y Cam Ymgeisio

Rydyn ni’n gofyn i chi am eich manylion personol gan gynnwys eich enw a’ch manylion cyswllt. Hefyd, byddwn yn gofyn i chi am eich profiadau blaenorol, eich addysg a chanolwyr ac am atebion i gwestiynau sy’n berthnasol i’r swydd. Bydd gan ein tîm recriwtio fynediad at yr holl wybodaeth yma.

Hefyd, bydd gofyn i chi ddarparu gwybodaeth am gyfleoedd cyfartal. Nid yw hyn yn orfodol – os na fyddwch yn ei ddarparu, ni fydd yn effeithio ar eich cais. Ni fyddwn yn gwneud yr wybodaeth ar gael i unrhyw staff y tu allan i’n tîm recriwtio, gan gynnwys rheolwyr recriwtio, mewn ffordd a fyddai’n gallu datgelu pwy ydych chi. Bydd unrhyw wybodaeth y byddwch chi’n ei rhoi yn cael ei defnyddio i greu ac i fonitro ystadegau cyfle cyfartal.

4. Y Cam Rhestr Fer

Bydd y Panel Recriwtio yn llunio rhestr fer o’r ceisiadau ar gyfer y cam cyfweld. Ni fyddant yn cael eich enw, eich manylion cyswllt, na’ch gwybodaeth cyfle cyfartal os ydych wedi darparu’r wybodaeth honno.

5. Asesiadau a Chyfweliadau

Efallai y byddwn yn gofyn i chi gymryd rhan mewn asesiad; gwneud profion; dod i gyfweliad; neu gyfuniad o’r rhain. Bydd gwybodaeth yn cael ei chynhyrchu gennych chi a ninnau. Er enghraifft, efallai byddwch yn gwneud prawf ysgrifenedig, neu efallai byddwn yn cymryd nodiadau cyfweld. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei chadw gennym ni.

Os byddwch yn aflwyddiannus yn y cam yma, efallai byddwn yn cadw eich cais ar gyfer y dyfodol. Byddwn yn gofyn i chi os hoffech i ni wneud hyn. Os byddwch yn dweud iawn, byddwn yn rhoi gwybod i chi am faint hoffem gadw eich cais.

6. Cynnig Amodol

Os byddwch yn cael cynnig amodol, byddwn yn gofyn i chi am wybodaeth er mwyn i ni allu cynnal archwiliadau cyn cyflogi. Mae’n rhaid i chi gwblhau’r archwiliadau cyn cyflogi’n llwyddiannus er mwyn symud ymlaen i gael cynnig terfynol. Mae’n rhaid i ni gadarnhau hunaniaeth ein staff a’u hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig, a cheisio sicrwydd ynghylch a ydynt yn ddibynadwy ac yn ddidwyll.

Felly, mae’n rhaid i chi ddarparu’r canlynol:

• prawf o bwy ydych chi – bydd gofyn i chi ddod i’n swyddfa gyda dogfennau gwreiddiol; byddwn yn gwneud copïau
• prawf o’ch cymwysterau – bydd gofyn i chi ddod i’n swyddfa gyda dogfennau gwreiddiol; byddwn yn gwneud copïau
• datganiad cofnodion troseddol i ddatgan unrhyw euogfarnau heb eu disbyddu

Byddwn yn defnyddio’r manylion y byddwch chi’n eu rhoi yn eich cais i gysylltu’n uniongyrchol â’ch canolwyr i gael geirdaon.

Byddwn hefyd yn gofyn i chi wneud y canlynol:

• Llenwi holiadur am eich iechyd i ganfod a ydych yn ffit i weithio ac
• a ydych angen unrhyw addasiadau rhesymol dan Ddeddf Cydraddoldeb

2010. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu â staff perthnasol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i wneud yn siŵr y bydd y rhain yn eu lle pan fyddwch yn dechrau eich swydd.

Os byddwn yn gwneud cynnig terfynol, byddwn yn gofyn i chi am yr wybodaeth ganlynol hefyd:

• manylion banc – i brosesu taliadau cyflog
• manylion cyswllt mewn argyfwng – fel ein bod yn gwybod gyda phwy i gysylltu os byddwch yn cael argyfwng yn y gwaith
• Unrhyw aelodaeth â chynllun Pensiynau’r Gwasanaeth Sifil – fel y gallwn anfon holiadur atoch i weld a ydych yn gymwys i ailymuno â’ch cynllun blaenorol. Neu, byddwn yn rhoi eich manylion i’n partner darparu pensiwn os nad ydych eisiau ymuno â chynllun Pensiwn y Gwasanaeth.

7. Ar ôl eich dyddiad dechrau

Bydd rhagor o wybodaeth preifatrwydd yn cael ei darparu i weithwyr newydd pan fyddant yn dechrau gweithio gyda ni.

8. Secondiadau

Yn ychwanegol, rydyn ni’n cynnig cyfleoedd i bobl ddod i weithio gyda ni ar secondiad. Rydyn ni’n derbyn ceisiadau gan unigolion neu sefydliadau sy’n meddwl y gallant elwa o’u staff yn gweithio gyda ni.

Mae ceisiadau’n cael eu hanfon yn uniongyrchol atom ni. Ar ôl i ni ystyried eich cais, os oes gennym ddiddordeb mewn siarad â chi ymhellach, byddwn yn cysylltu â chi gan ddefnyddio’r manylion rydych chi wedi’u rhoi.

Efallai byddwn yn gofyn i chi ddarparu mwy o wybodaeth am eich sgiliau a’ch profiadau neu yn eich gwahodd am gyfweliad.

Os byddwch yn dod atom ni ar secondiad, byddwn yn gofyn i chi ddatgan unrhyw fuddiannau posibl sydd gennych gydag unrhyw un o’r cyrff yn ein hawdurdodaeth. Hefyd, bydd gofyn i chi gadw at gytundeb cyfrinachedd y byddwch yn cytuno arno gyda’ch sefydliad.

Rydyn ni’n gofyn am yr wybodaeth yma er mwyn i ni gyflawni ein rhwymedigaethau i osgoi gwrthdaro rhwng buddiannau ac i ddiogelu’r wybodaeth sydd gennym ni.

9. Sut rydym yn gwneud penderfyniadau am recriwtio

Mae’r penderfyniadau recriwtio terfynol yn cael eu gwneud gan y Panel

Recriwtio ac aelodau o’n tîm recriwtio. Rydyn ni’n ystyried yr holl wybodaeth sy’n cael ei chasglu yn ystod y broses ymgeisio.

Gallwch ofyn am y penderfyniadau a wnaed ar sail eich cais trwy siarad â’ch person cyswllt yn ein tîm recriwtio neu drwy anfon e-bost at recriwtio@ombwdsmon.cymru

10. Am faint byddwn ni’n cadw eich gwybodaeth

Os byddwch yn llwyddo i dderbyn swydd gennym ni, byddwn yn cadw eich gwybodaeth am y cyfnod y byddwch yn gweithio gyda ni. Mae gwybodaeth yn cael ei dinistrio’n ddiogel 7 mlynedd ar ôl i chi adael.

Rydyn ni’n cadw gwybodaeth y rhai aflwyddiannus am 12 mis o’r dyddiad y byddwn yn rhoi gwybod iddyn nhw. Bydd pob cais aflwyddiannus a’r wybodaeth gysylltiedig yn cael ei chadw am flwyddyn ar ôl y dyddiad cau, ac ar ôl hynny, byddant yn cael eu dinistrio’n ddiogel.

Bydd penderfyniad, matrics a nodiadau’r y Panel Recriwtio yn cael eu dinistrio ar ôl blwyddyn hefyd.

11. Eich hawliau

Mae gennych chi’r hawliau canlynol dros yr wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei chadw amdanoch chi:

• i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth
• i ofyn i ni ddiweddaru, cwblhau neu gywiro eich gwybodaeth os yw’n anghymwys neu’n anghyflawn
• yr hawl i wrthwynebu ein bod yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau a’r
• hawl i gyfyngu ar ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau

Gallwch gysylltu â ni i arfer eich hawliau neu i gwyno am sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio drwy anfon e-bost at

Information.Request@ombudsman.wales

Os ydych yn anhapus gyda’r ffordd rydyn ni wedi defnyddio eich gwybodaeth, mae gennych yr hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

12. A fyddwn yn ei rhannu â thrydydd partïon

Rydym weithiau yn hysbysebu cyfleoedd recriwtio trwy wefannau trydydd parti fel Indeed neu Total Jobs. Dylech ddarllen eu hysbysiadau preifatrwydd os ydych yn gwneud cais drwy’r llwybr hwn.

Os ydym yn cynnal profion seicometrig, byddwn yn rhannu eich cyfeiriad e-bost a’ch enw gyda thrydydd parti fel Pearson Education Ltd. Byddant yn dychwelyd canlyniadau’r prawf i ni. I gael rhagor o wybodaeth darllenwch eu hysbysiad preifatrwydd.