Rhyddid Gwybodaeth
Daeth y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 i rym ar 1 Ionawr 2005.
Fel awdurdod cyhoeddus, rhaid i Ombwdsmon Gwasanaeth Cyhoeddus Cymru gydymffurfio â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Diben y Ddeddf yw gwneud gwybodaeth ar gael i’r cyhoedd yn gyffredinol er mwyn hyrwyddo bod yn agored ac yn atebol. O dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, ni allwn ond rhoi gwybodaeth a fyddai’n cael ei rhoi i unrhyw un a fydd yn gofyn amdani, neu wybodaeth a fydd yn addas i’r cyhoedd yn gyffredinol ei gweld. Mae’r Ddeddf hefyd yn ei gwneud yn ofynnol inni wneud rhai gwybodaeth ar gael drwy ein cynllun cyhoeddi.
Cynllun Cyhoeddi
Rydym wedi cynhyrchu canllaw i wybodaeth sy’n nodi’r wybodaeth a roddwn ger bron y cyhoedd fel mater o drefn. Mae ein canllaw i wybodaeth wedi’i gynllunio gan ddefnyddio’r cyfarwyddyd perthnasol a gyhoeddwyd gan y Comisiynydd Gwybodaeth.
Gellir cyflwyno deunydd wedi ei deipio mewn print bras os gofynnir amdano. Gellir hefyd gwneud trefniadau i gynhyrchu rhai dogfennau penodol mewn Braille neu drwy gyfrwng sain. Mae pob dogfen a gyhoeddir gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ddwyieithog, yn Gymraeg ac yn Saesneg, ac eithrio adroddiadau budd y cyhoedd, gan mai crynodebau adroddiadau o’r fath sy’n cael eu cynhyrchu’n ddwyieithog.
Costau
Gellir llwytho’r mwyafrif o ddogfennau a restrir yn ein canllaw i wybodaeth am ddim. Bydd angen Adobe Acrobat Reader arnoch er mwyn darllen y rheini a ddarperir ar ffurf pdf.
Os ydych yn am inni wneud copïau o unrhyw un o’r dogfennau yn hytrach na’u lawrlwytho eich hun o’n gwefan, mae’n bosibl y byddwn yn codi tâl am hyn. Bydd y cost yn dibynnu ar faint o ddogfennau rydych yn gwneud cais amdanynt. Bydd cyflwyno cais am fwy na 5 dogfen o unrhyw ddisgrifiad yn golygu cost o £2.50 fesul dogfen ar ôl y pum ddogfen gyntaf. Rhaid talu cyfanswm y costau cyn anfon y dogfennau at y sawl sy’n cyflwyno’r cais.
Ceisiadau am wybodaeth
Os nad ydych yn gallu canfod yr wybodaeth y mae arnoch ei hangen yn ein cynllun cyhoeddi, gallwch gyflwyno cais o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Mae’r Ddeddf yn datgan bod yn rhaid i gais am wybodaeth fodloni’r meini prawf canlynol:
- rhaid iddo gael ei wneud yn ysgrifenedig (gan gynnwys mewn neges e-bost neu ar ffurf ysgrifenedig);
- rhaid iddo nodi enw’r ymgeisydd a chyfeiriad gohebu; ac
- rhaid iddo ddisgrifio’r wybodaeth a geisir.
Gallwch gyflwyno cais am wybodaeth yn y modd canlynol:
- trwy e-bost at cais.gwybodaeth@ombwdsmon.cymru
- trwy http://www.whatdotheyknow.com/
- trwy’r post at:
Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth
Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
1 Ffordd yr Hen Gae
Pencoed
Pen-y-bont ar Ogwr
CF35 5LJ
Pan fyddwn yn derbyn eich cais am wybodaeth, byddwn yn ymateb o fewn 20 diwrnod gwaith i naill ai:
- rhoi’r wybodaeth i chi
- dweud wrthych chi os nad yw’r wybodaeth gennym ni
- dweud wrthych chi os mai awdurdod arall sydd â’ch gwybodaeth
- gwrthod rhoi’r wybodaeth ichi ac egluro’r rheswm dros hynny
- byddwn yn rhoi gwybod ichi pryd y dylech ddisgwyl ymateb os oes angen mwy o amser arnom ni i ystyried y diddordeb cyhoeddus wrth ddatgelu neu gelu’r wybodaeth. Bydd hyn dim hwyrach na 40 diwrnod gwaith ar ôl dyddiad eich cais. Dim ond mewn rhai amgylchiadau y byddwn yn ymestyn y terfyn amser a byddwn yn rhoi gwybod ichi am y rheswm dros hyn.
Os yw eich cais am wybodaeth yn ymwneud â’ch hun, dylech wneud cais gwrthrych am wybodaeth o dan y Ddeddf Diogelu Data.
Gwybodaeth Eithriedig
Rydym wedi ymrwymo i weithio mewn ffordd sy’n agored a thryloyw, a hoffwn rannu gwybodaeth lle bynnag y bo hynny’n bosibl a chyfreithlon. Fodd bynnag, mae’n rhaid i ni gydbwyso hyn â’n dyletswydd i ddiogelu’r wybodaeth bersonol a chyfrinachol sydd gennym.
Mae’n rhaid i ni gydymffurfio â’n ddeddfwriaeth lywodraethol, sy’n cyfyngu ar y wybodaeth y gallwn ei chyhoeddi. Mae hyn yn datgan bod rhaid i ni gynnal ein holl ymchwiliadau yn breifat. Mae Adran 69(2) o’r Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019 ac Adran 63 o’r Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 yn gwahardd datgelu gwybodaeth, ac eithrio rhai dibenion cyfyngedig. Felly, bydd unrhyw gais am wybodaeth yn ymwneud â ffeiliau achos honiadau a chwynion unigol, nad ystyrir yn ddata personol i’r ymgeisydd, fel arfer yn cael ei eithrio rhag datgelu dan adran 44 y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
O dan Adran 12 y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, gallwn ni wrthod cais pe byddai’n cymryd gormod o amser i ni ymdrin ag ef. Mae’r Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data (Terfyn a Ffioedd Addas) 2004 yn gosod terfyn cost ar gyfer awdurdodau cyhoeddus i gydymffurfio â cheisiadau. Ar hyn o bryd, y terfyn yw £450, a chaiff ei gyfrifo ar gyfradd o £25 yr awr. Felly, os byddwn yn amcangyfrif y byddai’r amser a fyddai’i angen arnom i gydymffurfio â chais yn fwy na 18 awr, mae’n bosib y byddwn yn dewis gwrthod y cais.
Adolygiad Mewnol
Os ydych chi’n anhapus gyda’r ymateb a gawsoch i’ch cais am wybodaeth, mae gennych chi’r hawl i ofyn am adolygiad mewnol. Mae pob adolygiad yn ddiduedd, ac ymgymerir â phob adolygiad gan rywun sy’n uwch na’r unigolyn a wnaeth y penderfyniad gwreiddiol. Bydd adolygiadau fel arfer yn cael eu cwblhau o fewn 20 diwrnod gwaith ar ôl i gais am adolygiad ddod i law. Mewn achosion eithriadol, mae’n bosib yr ymestynnir yr amser ar gyfer ymateb i 40 diwrnod gwaith.
Dylid marcio ceisiadau am adolygiad mewnol yn glir, a gellir un ai eu hanfon dros e-bost at cais.gwybodaeth@ombwdsmon.cymru neu eu hanfon drwy’r post i’r cyfeiriadau canlynol:
Prif Gynghorwr Cyfreithiol
Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
1 Ffordd yr Hen Gae
Pencoed
Pen-y-bont ar Ogwr
CF35 5LJ
Os ydych chi’n parhau i fod yn anhapus â chanfyddiadau’r adolygiad mewnol, dylech gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn gyfrifol dros sicrhau bod awdurdodau cyhoeddus yn cydymffurfio â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r Ddeddf Diogelu Data. Gweler eu manylion cyswllt isod:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF
Ffôn: 0330 414 6421 (pris galwad leol)
www.ico.org.uk
Bydd manylion llawn ein gweithdrefn adolygu mewnol a rôl Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth hefyd yn cael eu darparu gyda’n hymateb i’ch cais.
Casglu a defnyddio eich gwybodaeth
Mae ceisiadau am wybodaeth yn cael eu cofnodi’n electronig. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth bersonol y byddwch chi’n ei darparu gyda’ch cais (h.y. eich enw a’ch cyfeiriad). Dim ond i brosesu’ch cais am wybodaeth y bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio. Rydym yn cadw cofnodion cais am wybodaeth am 6 blynedd o ddiwedd y flwyddyn ariannol y gwneir y cais ac anfonir yr ymateb. Yna caiff y cofnod ei ddileu o’n system electronig.