Cynnwys

1. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

2. Pa wybodaeth sydd ei hangen arnom i ystyried eich cwyn

3. Gwneud cwyn dros rywun arall

4. Gwybodaeth a gasglwn gan eraill

5. Rhannu ein penderfyniad ynglŷn â’ch cwyn

6. Beth yr ydym yn ei wneud â’ch Data Cydraddoldeb

7. Beth yr ydym yn ei wneud â’ch adborth am ein gwasanaeth

8. Diogelu eich gwybodaeth

9. Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

10. Eich hawliau diogelu data

1. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

Mae angen i ni gydymffurfio â’n dyletswyddau statudol fel yr amlinellir yn y ddeddfwriaeth.  Mae’n rhaid i ni gydymffurfio â’r deddfwriaethau canlynol:

• Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019
• Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus a dyletswydd cydraddoldeb penodol yng Nghymru o dan y Ddeddf Gydraddoldeb 2010 a Rheoliadau Deddf Cydraddoldeb (Dyletswyddau Statudol) (Cymru) 2011.

2. Pa wybodaeth sydd ei hangen arnom i ystyried eich cwyn

• Eich enw a’ch manylion cyswllt fel y gallwn gysylltu â chi.
• A oes gennych unrhyw anghenion ychwanegol y mae angen i ni fod yn ymwybodol ohonynt, neu a oes angen i ni wneud addasiadau rhesymol i chi? Er enghraifft, eich dewis iaith ar gyfer cyfathrebu â ni.
• Manylion eich cwyn, gan gynnwys enw’r cynghorydd yr hoffech gwyno amdano. Mae angen y wybodaeth hon arnom fel y gallwn benderfynu a allwn edrych ar eich cwyn.

Os ydych yn gwneud cwyn am gynghorydd, oni bai eich bod yn chwythwr chwiban* byddwn yn gwirio eich bod yn deall y canlynol:

• fel rheol, bydd angen i ni rannu eich cwyn gyda’r cynghorydd yr ydych yn cwyno amdano a gyda Swyddog Monitro’r Cyngor a’r Clerc os oes un. Mae’n bosibl i’r wybodaeth hon ddod yn wybodaeth gyhoeddus.
• efallai y bydd gofyn i chi siarad am eich cwyn â phwyllgor safonau’r awdurdod neu dribiwnlys Panel Dyfarnu Cymru. Fel arfer, cynhelir y cyfarfodydd hyn yn gyhoeddus.

*Chwythwr chwiban yw rhywun sy’n adrodd am ddigwyddiad o ddrwgweithredu y maent yn ei weld yn y gwaith, ac sy’n gwneud hynny er lles y cyhoedd.

Rydym yn recordio ein galwadau (ffôn a galwadau sain/fideo eraill), oherwydd gall ail-wrando ar sgyrsiau fod yn ddefnyddiol i ni i’n helpu i ddeall yr hyn a ddywedwyd wrthym.  Caiff galwadau eu recordio a’u storio ar ein systemau.

3. Gwybodaeth ychwanegol y gallwn ofyn i chi ei rhannu gyda ni

• Eich data cydraddoldeb fel y gallwn wirio pa mor hygyrch yw ein gwasanaeth.
• Eich adborth am ein gwasanaeth fel y gallwn wirio pa mor dda yw ein perfformiad a lle y mae angen i ni wneud newidiadau.

Nid oes rhaid i chi rannu’r wybodaeth hon â ni. Ni fydd eich penderfyniad i beidio â rhannu’r wybodaeth hon â ni yn dylanwadu mewn unrhyw ffordd ar ein hystyriaeth o’ch cwyn.

4. Gwneud cwyn dros rywun arall

Os ydych yn cwyno dros rywun arall, bydd angen eu henw a’u manylion cyswllt arnom.  Mae’n rhaid i ni fod yn fodlon y gallwch wneud y gŵyn ar eu rhan.  Bydd angen i chi ddarparu gwybodaeth yn dangos y gallwch gwyno drostynt.  Gall hyn fod yn ddogfen gyfreithiol yn dangos y gallwch weithredu ar eu rhan neu efallai y byddwn yn gofyn iddynt lofnodi ffurflen awdurdodi.

Os yw eiriolwr neu gynrychiolwr arall yn eich helpu i wneud eich cwyn, bydd angen iddynt anfon copi i ni o’r ffurflen awdurdodi y gwnaethant ofyn i chi ei llofnodi.

5. Gwybodaeth a gasglwn gan eraill

Mae’r gyfraith yn caniatáu i ni ofyn i unrhyw un y credwn a all fod â gwybodaeth a fydd yn ein helpu i wneud penderfyniad ynghylch eich cwyn i ddarparu’r wybodaeth honno i ni.

Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth gan:

• Y cynghorydd yr ydych wedi cwyno amdano, fel y gallant ymateb i unrhyw honiadau a wnaed, rhoi eu sylwadau ynglŷn â’r gŵyn a darparu tystiolaeth ddogfennol berthnasol.
• Pobl sydd wedi bod yn dyst neu sydd wedi bod yn gysylltiedig â digwyddiad neu fater yr ydych wedi sôn wrthym amdano neu bobl yr ydym yn eu hystyried yn angenrheidiol i gysylltu â nhw i ddarparu tystiolaeth yn ystod ein hymchwiliad o’ch cwyn.
• Cynghorwr annibynnol a gyflogir gan yr Ombwdsmon, y gall fod gofyn iddo ddarparu cyngor arbenigol i ni. Bydd angen i ni rannu rhywfaint o wybodaeth amdanoch y rhoesoch chi ac eraill i ni â’r cynghorwr.  Dim ond cyhyd ag y mae arnom angen iddynt ddarparu eu cyngor y mae ganddynt fynediad at y wybodaeth hon.
• Y Cyngor perthnasol pan fyddwch yn cwyno am Gynghorydd.
• Gwasanaethau/cyrff perthnasol eraill, er enghraifft yr Heddlu, y gallai fod gofyn iddynt rannu rhywfaint o wybodaeth sydd ganddynt am y digwyddiad neu’r mater yr ydych wedi sôn wrthym amdano.

6. Rhannu ein penderfyniad ynglŷn â’ch cwyn

Byddwn yn ysgrifennu atoch gyda manylion ein penderfyniad.  Os ydych wedi cwyno am gynghorydd, byddwn yn anfon manylion ein penderfyniad at y cynghorydd hwnnw.  Byddwn hefyd yn anfon ein penderfyniad at y Swyddog Monitro a all ei rannu â’i bwyllgor safonau a, lle bo hynny’n berthnasol, Clerc y Cyngor y mae’r cynghorydd yn aelod ohono.

Os penderfynwn ar ôl ymchwilio i’ch cwyn nad oes unrhyw dystiolaeth sy’n awgrymu torri’r Cod Ymddygiad neu na ddylid cymryd unrhyw gamau pellach yn erbyn y cynghorydd sy’n destun i’r gŵyn, mae’r gyfraith yn caniatáu i ni ddarparu crynodeb o’r penderfyniad hwnnw i bapurau newydd sy’n cylchredeg yn ardal yr awdurdod perthnasol dan sylw.

Efallai y byddwn weithiau yn rhannu crynodeb o’n penderfyniad mewn achosion sy’n ymwneud â chwynion yn erbyn cynghorwyr gyda’r bobl hynny sydd wedi’u nodi fel tystion i roi gwybod iddynt am y canlyniad pan ystyrir hynny’n briodol. Lle bo modd, rydym yn cymryd camau i ddiogelu eich hunaniaeth yn ein crynodeb o’n penderfyniad.

Fodd bynnag, pan fyddwn yn penderfynu cyfeirio adroddiad o ganfyddiadau’r Ombwdsmon ar ôl ymchwiliad i bwyllgor safonau’r awdurdod perthnasol neu at Banel Dyfarnu Cymru, byddwn yn rhoi crynodeb i chi o benderfyniad yr Ombwdsmon.

Bydd copi llawn o’r adroddiad yn cael ei anfon at y cynghorydd sy’n destun i’r gŵyn, at y Swyddog Monitro (a all ei rannu â’i bwyllgor safonau) a lle bo’n berthnasol, Clerc y cyngor y mae’r cynghorydd yn aelod ohono ac at Lywydd Panel Dyfarnu Cymru (fel y bo’n briodol) yn unol â’r gyfraith.

Fel rheol, rydym yn cyhoeddi crynodebau o’n penderfyniadau ar ein gwefan ar ôl iddynt gael eu gwneud neu ar ôl derbyn casgliad unrhyw achosion sydd gerbron pwyllgor safonau, Panel Dyfarnu Cymru neu’r Uchel Lys. Dysgwch fwy am ein cyhoeddiadau.

Fel corff cyhoeddus mae’n ofynnol i ni ystyried ceisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.  Rydym yn cymryd camau i ddiogelu eich hunaniaeth pan fyddwn yn ymateb i geisiadau o’r fath.

Pan fyddwn yn ymateb i ymholiadau gan newyddiadurwyr, byddwn yn cadarnhau a ydym wedi derbyn cwyn ond byddwn yn sicrhau nad yw ein hymateb yn eich adnabod chi.

7. Beth yr ydym yn ei wneud â’ch Data Cydraddoldeb

Pan fyddwch yn gwneud eich cwyn, byddwn yn eich gwahodd i rannu gwybodaeth â ni am eich:

• ‘nodweddion gwarchodedig’ o dan Ddeddf Gydraddoldeb 2010 (oed, anabledd, hil, crefydd neu gred – gan gynnwys diffyg cred, rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, ailbennu rhywedd, statws priodasol, beichiogrwydd a mamolaeth)
• statws economaidd-gymdeithasol (er enghraifft, eich cyrhaeddiad addysgol, statws gyflogaeth neu ddyletswyddau gofalu)
• Gallu yn y Gymraeg

Nid oes rhaid i chi roi’r wybodaeth hon i ni, ond bydd yn ein helpu i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a gwella hygyrchedd ein gwasanaeth.  Ni fydd y ffordd y byddwn yn ymdrin â’ch cwyn yn cael ei heffeithio os penderfynwch nad ydych am rannu’r wybodaeth hon â ni.   Gallwch hefyd ddewis ‘mae’n well gen i beidio â dweud’ i bob cwestiwn.

Os ydych yn cwyno wrthym ni

• trwy ein gwefan – bydd dewis i chi rannu eich data cydraddoldeb gyda ni ar ddiwedd y ffurflen gwyno.
• yn ysgrifenedig dros e-bost neu drwy’r post – byddwn yn eich gwahodd i rannu eich gwybodaeth gydraddoldeb â ni trwy arolwg ar-lein neu ffurflen bapur, yn dibynnu ar eich hoff ddull cyswllt. Rydym yn defnyddio SurveyMonkey ar gyfer yr arolwg ar-lein.  Mae gennym gytundeb prosesu data ar waith gyda Survey Monkey.  Gallwch ddarllen eu Hysbysiad Preifatrwydd ar eu gwefan.
• ar lafar – byddwn yn eich gwahodd i gymryd rhan mewn arolwg cydraddoldeb dros y ffôn, gydag aelod o staff nad ydynt yn ymwneud ag ymdrin â chwynion.

Os ydych yn rhannu eich gwybodaeth gydraddoldeb â ni trwy ein gwefan, bydd eich ymatebion yn cael eu hychwanegu’n awtomatig at eich cofnod achos. Os ydych yn cwblhau ein harolwg cydraddoldeb ar-lein neu’r ffurflen gydraddoldeb ar ffurf papur, byddwn yn gofyn i chi am gyfeirnod eich cwyn ac yn cofnodi eich ymatebion yn erbyn eich achos.  Gwnawn hyn oherwydd mae’n caniatáu i ni ddadansoddi hygyrchedd ein gwasanaeth yn well, er enghraifft ar gyfer achosion a gaewyd o fewn gyfnod penodedig o amser neu achosion sy’n ymwneud â phwnc penodedig.

Ni fydd aelod o staff sy’n gyfrifol am asesu neu ymchwilio i’ch cwyn yn gweld eich ymateb ar unrhyw adeg.  Dim ond y staff sy’n ymgymryd â’r dadansoddiad a fydd yn ei weld.

Rydym yn dadansoddi data cydraddoldeb ac yn cyhoeddi ein dadansoddiad, gan gynnwys yn ein hadroddiad blynyddol.  Rydym yn ofalus iawn wrth sicrhau nad yw pobl yn cael eu hadnabod yn y data a gyhoeddir gennym.

8. Beth yr ydym yn ei wneud â’ch adborth am ein gwasanaeth

Ar ôl i chi gwyno wrthym, efallai y byddwn yn gofyn i chi gymryd rhan mewn ymchwiliad boddhad cwsmeriaid. Gall hyn gynnwys, er enghraifft, gwahoddiad i gwblhau arolwg ar-lein neu ymateb i rai cwestiynau dros y ffôn.  Weithiau gallwn hefyd drefnu grwpiau ffocws i ganfod barn pobl.  Nid oes rhaid i chi gymryd rhan, ond mae eich adborth yn ein helpu i wella ein gwasanaeth a chyflawni ein dyletswyddau statudol o dan ein deddfwriaeth.

Ni fydd y staff sy’n ymdrin â’ch cwyn yn gweld eich adborth – dim ond y staff sy’n ymgymryd â’r ymchwil boddhad cwsmeriaid a’i ddadansoddiad a fydd yn ei weld.   Fodd bynnag, efallai y byddwn yn gofyn a ydych yn hapus i ni gyhoeddi eich adborth. Dim ond os ydych wedi rhoi caniatâd i ni y byddwn yn cyhoeddi adborth.

Efallai y byddwn yn gofyn i drydydd parti wneud yr ymchwil boddhad cwsmeriaid hwn i ni.  Pan fyddwn yn gwneud hynny, bydd angen i ni rannu rhywfaint o wybodaeth amdanoch gyda nhw. Rydym yn cyfyngu hyn i:

• eich enw a theitl,
• eich manylion cyswllt,
• unrhyw anghenion mynediad ychwanegol a’ch dewis iaith ar gyfer cyfathrebu
• math cyffredinol eich cwyn (am gorff cyhoeddus neu aelod etholedig)
• pwnc cyffredinol eich cwyn, a
• canlyniad cyffredinol eich cwyn (er enghraifft, a wnaethom ei chadarnhau neu beidio).

Unwaith y bydd y trydydd parti yn cwblhau ein hymchwil, byddant yn rhannu canfyddiadau’r ymchwil â ni.  Ni fydd yn bosibl eich adnabod o hyn oni bai eich bod yn rhoi caniatâd penodol.

Nid yw’r trydydd parti ond yn cael defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gynnal yr ymchwil hon i ni.  Maent yn cadw’r wybodaeth am 3 mis.

9. Diogelu eich gwybodaeth

Rydym yn cymryd camau i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol.  Gallwch ddarllen am y camau a gymerwn yn adran Gwybodaeth Gyffredinol ein hysbysiad preifatrwydd.

10. Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

Byddwn yn cadw’r wybodaeth dim ond cyhyd ag y bydd ei hangen arnom a bydd hynny’n dibynnu ar ba ddefnydd a wneir ohoni  Rydym wedi cyhoeddi ein hamserlen cadw cofnodion ar ein gwefan.  Os hoffech i ni anfon copi atoch rhowch wybod i ni.

11. Eich hawliau diogelu data

Mae’r adran Gwybodaeth Gyffredinol ein hysbysiad preifatrwydd yn dweud wrthych am eich hawliau diogelu data.

Os ydych yn anhapus â’r ffordd yr ydym wedi defnyddio eich gwybodaeth, mae hawl gennych gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Chwefror 2021