Mae’r daflen ffeithiau hon yn esbonio beth sy’n digwydd os bydd yr Ombwdsmon yn gwneud argymhellion i gorff cyhoeddus ar ôl i ni archwilio i’ch cwyn a chanfod methiannau. Mae hefyd yn esbonio’n fras ymagwedd yr Ombwdsmon at sut mae cyrff cyhoeddus yn dilyn yr argymhellion a wnawn ond nid yw’n cwmpasu ein gweithdrefn gyfan.
Rôl yr Ombwdsmon yw ystyried a yw achwynydd wedi dioddef anghyfiawnder oherwydd camweinyddu neu fethiant gwasanaeth gan gorff cyhoeddus o fewn ein hawdurdodaeth. Os canfydda’r Ombwdsmon fod yr achwynydd wedi dioddef anghyfiawnder, gellir gwneud argymhellion gyda’r nod o unioni pethau. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am y math o argymhellion y gallai’r Ombwdsmon eu gwneud yn ein Taflen Ffeithiau Rhwymedïau.
Nid yw argymhellion yr Ombwdsmon yn rhwymo corff cyhoeddus. caiff ei dderbyn yn gyffredinol, fodd bynnag, y bydd cyrff cyhoeddus yn cydymffurfio â nhw oni bai bod rhesymau eithriadol dros beidio â gwneud hynny.
Gallwn benderfynu o asesiad cychwynnol o’ch cwyn bod rhywbeth wedi mynd o’i le a bod ateb clir i ddatrys y mater. Yn yr achosion hyn, cysylltwn â’r corff cyhoeddus gan ofyn iddo gymryd unrhyw gamau gweithredu i ddatrys eich cwyn. Os cytuna’r corff cyhoeddus, caiff yr achos ei gau yn seiliedig ar y camau gweithredu y mae wedi cytuno i’w cymryd i unioni eich cwyn. Disgwyliwn i’r corff cyhoeddus roi tystiolaeth ei fod wedi gwneud yr hyn a ddywedodd y byddai’n ei wneud. Byddwn yn gwirio a yw’r corff cyhoeddus yn cydymffurfio â’r datrysiad. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd y corff cyhoeddus yn gwneud yr hyn y mae wedi cytuno i’w wneud. Fodd bynnag, os nad yw camau gweithredu’r corff cyhoeddus yn mynd i’r afael â’ch cwyn, gallwch ddod yn ôl atom a dweud wrthym am y rhesymau dros hyn. Efallai y gallwn ystyried y wybodaeth newydd hon i chi.
Os bydd yr Ombwdsmon, ar ôl ymchwilio i gŵyn, yn cadarnhau eich cwyn, caiff argymhellion eu gwneud i fynd i’r afael â’r anghyfiawnder. Caiff yr argymhellion hyn eu rhannu â chi a’r corff cyhoeddus yn ystod y cam adroddiad drafft. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am yr hyn a wnawn os byddwn yn ymchwilio i gŵyn yn ein taflen ffeithiau’r hyn a wnawn pan dderbyniwn eich cwyn am gorff cyhoeddus yng Nghymru.
Os byddwch chi neu gorff cyhoeddus yn anghytuno â’r argymhellion cyn i ni wneud ein penderfyniad terfynol, ystyriwn y rhesymau a roddwyd cyn gwneud penderfyniad terfynol. Gall hyn gynnwys trafodaethau pellach gyda chi a’r corff cyhoeddus tra byddwn yn dod i’n penderfyniad.
Os bydd yr argymhellion yn newid yn sylweddol ar ôl y sylwadau hyn, efallai y caiff adroddiad drafft pellach ei gyhoeddi i ganiatáu i chi a’r corff cyhoeddus adolygu cyn i ni wneud ein penderfyniad terfynol. Os credwn, ar ôl ystyried y sylwadau, y dylai’r argymhellion sefyll ac nad yw’r corff cyhoeddus yn cytuno, byddwn yn ystyried rhinweddau cyhoeddi adroddiad arbennig (adroddiad os nad yw corff cyhoeddus yn gweithredu’r argymhellion yn foddhaol neu’n methu â chydymffurfio â’r ymchwiliad neu’r setliad).
Unwaith y caiff yr argymhellion eu cytuno arnynt, cyhoeddir adroddiad terfynol i chi a’r corff cyhoeddus. Mae’r adroddiad terfynol yn nodi’r argymhellion y cytunwyd arnynt a’r amserlenni ar gyfer rhoi gwybod i ni fod y camau gweithredu y cytunwyd arnynt wedi’u cyflawni.
Dylai’r corff cyhoeddus roi tystiolaeth i’r Ombwdsmon o fewn yr amserlen a bennwyd bod pob cam gweithredu unigol wedi’i gwblhau. Disgwyliwn weld tystiolaeth bod yr argymhellion wedi’u cwblhau; nid yw dweud hynny yn ddigon.
Fel rheol, bydd y dystiolaeth a ddarperir yn hawdd i’w darparu (er enghraifft, copi o lythyr ymddiheuro a anfonwyd at achwynydd neu gopi o bolisi). Ystyriwn y wybodaeth unwaith y derbynnir tystiolaeth ar gyfer pob argymhelliad. Os ydym yn fodlon bod yr holl argymhellion wedi’u cydymffurfio â nhw, caiff lythyr neu e-bost eu hanfon atoch a’r corff cyhoeddus yn cadarnhau bod y camau a gymerwyd yn diwallu’r argymhellion a bod ein hymwneud â’r mater wedi dod i ben. Mater i’r Ombwdsmon yw penderfynu beth sy’n dystiolaeth briodol a chymesur i ddiwallu’r argymhellion a wnaed.
Mae’r Ombwdsmon yn anelu at wirio’r amserlenni i gyrff cyhoeddus gydymffurfio ag argymhellion. Os yw’r amserlen ar gyfer rhoi tystiolaeth wedi mynd heibio, awn ar drywydd yr ymateb gan y corff cyhoeddus yn brydlon a gofynnwn am esboniad am yr oedi. Unwaith y daw’r wybodaeth i law, byddwn yn ystyried a yw’r corff cyhoeddus wedi cydymffurfio â’r argymhelliad. Os na chawn ymateb, ystyriwn rinweddau cyhoeddi adroddiad arbennig.
Mewn rhai achosion, efallai na fydd y dystiolaeth a ddarparwyd gan gorff cyhoeddus yn bodloni’r hyn a argymhellwyd gennym. Yn yr achosion hyn, cysylltwn â’r corff cyhoeddus gan ofyn iddo ddarparu tystiolaeth foddhaol o fewn amserlen ddiffiniedig. Os yw’r ymateb a dderbyniwyd yn dal yn anfoddhaol, gall yr Ombwdsmon ystyried cyhoeddi adroddiad arbennig.
Yn achlysurol iawn bydd rhesymau da pam na all corff cyhoeddus gydymffurfio â’r argymhellion a wnaed; er enghraifft, os bydd amgylchiadau’n newid neu os bydd achwynydd yn penderfynu nad yw am i’r camau y cytunwyd arnynt yn flaenorol ddigwydd. Os yw’r argymhelliad yn effeithio arnoch yn uniongyrchol, byddwn yn cysylltu â chi i ofyn am eich barn, oni bai ei bod yn amlwg eich bod wedi gofyn i ni beidio â chyflawni’r argymhelliad. Os na fydd y corff yn cyflawni un neu fwy o’r argymhellion ac nad oes rheswm da dros hyn, bydd yr Ombwdsmon yn ystyried cyhoeddi adroddiad arbennig y rhoddir cyhoeddusrwydd iddo. Dyma fyddai’r sefyllfa hefyd pe bai corff cyhoeddus yn cymryd camau gweithredu sy’n wahanol i’r hyn y cytunwyd arnynt yn wreiddiol ac sy’n methu â diwallu’r argymhellion o hyd.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau am ein gweithdrefnau neu ein rôl, gallwch gysylltu â ni ar 0300 790 0203 neu holwch@ombwdsmon.cymru