Mae’r daflen ffeithiau hon yn egluro beth sy’n digwydd ar ôl i chi gwyno i ni am gorff cyhoeddus yng Nghymru. Mae hefyd yn esbonio pa ddulliau gwahanol y gallwn eu cymryd i helpu i ddatrys eich cwyn.
Hoffwn wneud bopeth a allwn i’w gwneud hi’n hawdd i bawb ddefnyddio ein gwasanaethau. Gallwn newid sut rydym yn cyfathrebu â chi yn unol â’ch anghenion. Rhowch wybod i ni beth sydd ei angen arnoch a gwnawn ein gorau i helpu.
Pan fyddwch yn cysylltu â ni am y tro cyntaf, byddwn yn gwirio i weld a allwn ymchwilio i’ch cwyn. Mae hyn yn cynnwys gwirio:
Os gallwn ymchwilio i’ch cwyn, byddwn yn rhoi gwybod i chi (gweler ‘Asesu’).
Os na allwn ymchwilio ymhellach i’ch mater, byddwn yn rhoi gwybod i chi. Byddwn yn gwneud ein gorau i awgrymu beth allwch chi ei wneud nesaf. Os ydym yn gwybod am sefydliad a allai helpu, byddwn yn rhoi rhagor o wybodaeth i chi amdano.
Byddwn yn edrych ar eich cwyn yn fwy manwl. Er enghraifft, byddwn yn meddwl:
Rydym yn gwneud penderfyniadau annibynnol. Er mwyn bod yn deg â chi a’r sefydliad rydych chi wedi cwyno amdano, byddwn yn edrych ar y dystiolaeth a’r ffeithiau cyn gwneud penderfyniad.
Wrth i ni asesu eich cwyn, gallwn:
Os na allwn ni wneud un o’r rhain, byddwn yn ysgrifennu atoch i ddweud pam. Rydym yn cau’r rhan fwyaf o’n cwynion yn y cam ‘Asesu’. Dim ond tua 1 o bob 10 o’n cwynion y byddwn yn ymchwilio iddynt, fel arfer pan fydd y mater yn gymhleth iawn neu os gallai effeithio ar bobl eraill.
Ar gyfartaledd, mae’n cymryd tua 25 diwrnod i ni asesu cwyn. Gall gymryd mwy o amser weithiau, er enghraifft, os ydym yn trefnu i weithredu’n gynnar er mwyn i’r sefydliad unioni pethau.
Byddwn yn siarad â chi am y broses ymchwilio. Byddwn wedyn yn ysgrifennu atoch i roi gwybod i chi pan fydd yr ymchwiliad yn dechrau a chadarnhau beth rydym yn ymchwilio iddo.
Byddwn yn casglu’r holl wybodaeth sydd ei hangen arnom, gan gynnwys gennych chi a’r sefydliad rydych chi wedi cwyno amdano. Byddwn hefyd yn aml yn gofyn am gyngor gan gynghorwyr proffesiynol. Byddwn wedyn yn gwneud ein penderfyniad ynghylch eich cwyn.
Wrth i ni ymchwilio i’ch cwyn, gallwn:
Os byddwn yn cadarnhau eich cwyn, byddwn yn argymell beth y dylai’r sefydliad ei wneud i unioni pethau.
Ar ddiwedd yr ymchwiliad, byddwn yn egluro’r hyn y daethom o hyd iddo a pham y gwnaethom neu pham na wnaethom gadarnhau eich cwyn.
O’r cwynion rydym yn ymchwilio iddynt bob blwyddyn, rydym yn cadarnhau neu’n setlo tua 7 o bob 10.
Gall ymchwiliad gymryd tua 12 mis, o gyflwyno eich cwyn i ni am y tro cyntaf. Pan fydd y gŵyn yn gymhleth iawn, gall gymryd mwy o amser i ni ymchwilio iddi. Byddwn yn cadw mewn cysylltiad â chi ynghylch yr ymchwiliad.
Pan fyddwn yn trefnu i’r sefydliad weithredu’n gynnar i unioni pethau i chi, neu pan fyddwn yn setlo neu’n cadarnhau eich cwyn ar ôl i ni ymchwilio iddi, byddwn yn argymell beth ddylai’r sefydliad ei wneud i unioni pethau i chi.
Byddwn yn dweud wrth y sefydliad faint o amser sydd ganddo i ddangos i ni ei fod wedi gwneud yr hyn yr addawodd ei wneud.
Os na fydd y sefydliad yn dangos i ni ei fod wedi gweithredu ar ein hargymhellion, byddwn yn cymryd camau pellach.
Unwaith y byddwn wedi gwneud ein penderfyniad terfynol am eich cwyn, mae ein tasg wedi dod i ben i bob pwrpas a rydym yn cau ffeil y gŵyn.
Ni wnawn ailagor achos dim ond am eich bod chi’n anghytuno â’n penderfyniad o bosib. Fodd bynnag, gallwch ysgrifennu atom o fewn ugain diwrnod gwaith i ofyn i ni adolygu eich achos. Gallwch ofyn am yr adolygiad hwn os:
Ar adegau anodd neu drafferthus, gall rhai pobl ymddwyn yn groes i’w cymeriad. Efallai y bu amgylchiadau trist neu ofidus yn arwain at y gŵyn. Ni ystyriwn ymddygiad fel un annerbyniol dim ond am fod rhywun yn rymus neu’n benderfynol.
Credwn y dylai pob achwynydd fod â’r hawl i gael eu clywed, eu deall a’u parchu. Fodd bynnag, mae’r un hawliau yn berthnasol i’n staff. Felly, disgwyliwn i chi fod yn gwrtais a foesgar wrth ymwneud â ni. Ni fyddem yn cydymddwyn ag ymddygiad ymosodol neu amharchus, nac orchmynion neu ddyfalbarhad afresymol.