Mae’r daflen wybodaeth hon yn esbonio beth sy’n digwydd pan gyflwynwch gŵyn i’r Ombwdsmon am gorff cyhoeddus yng Nghymru. Mae hefyd yn esbonio’r gwahanol ddulliau gweithredu y gall yr Ombwdsmon a’i staff eu defnyddio i helpu i ddatrys cwyn. Nid yw’n ymdrin â holl fanylion ein gweithdrefnau, sydd ar gael ar ein gwefan. oes gennych unrhyw gwestiynau am ein gweithdrefnau neu ein swyddogaeth, gallwch gysylltu â ni.
Caiff pob cwyn newydd ei hystyried yn gyntaf gan Dîm Asesu’r Cwynion yr Ombwdsmon. Pan fydd gan y tîm ddigon o wybodaeth i asesu eich cwyn, byddwn yn rhoi gwybod i chi o
fewn chwe wythnos a oes modd i ni eich cynorthwyo ai peidio. Lle bo angen, gallem gysylltu â chi a/neu’r sefydliad am fwy o fanylion.
Bydd pob cwyn, ac unrhyw wybodaeth gefnogol a anfonir gyda hi, yn cael ei harchwilio i weld a yw’n ymwneud â phwnc neu sefydliad y mae modd i ni edrych arnynt. Byddwn hefyd yn edrych pa bryd y digwyddodd y digwyddiadau y cwynir amdanynt a beth sydd wedi digwydd ers hynny – gan nad yw’r Ombwdsmon fel arfer yn derbyn cwynion oni fo’r
digwyddiadau wedi digwydd neu ddod i’r golwg y flwyddyn flaenorol a bod y sefydliad y cwynir amdano eisoes wedi cael cyfle rhesymol i roi sylw i’r materion.
Os credwn, o’r dystiolaeth a anfonwch atom, bod y sefydliad wedi gweithredu’n afresymol ac o ganlyniad eich bod chi, neu’r sawl yr ydych yn cwyno ar ei ran, wedi dioddef caledi neu anghyfiawnder, gallem benderfynu ymchwilio i ganfod holl ffeithiau’r achos. Byddwn hefyd yn edrych i weld a oes camau eraill y gellid eu cymryd gan y sefydliad a allai ddatrys y gŵyn
yn gyflym.
Sut gallwn ni helpu? Os oes angen i ni addasu sut rydym yn cyfathrebu â chi, a fyddech cystal â rhoi gwybod i ni. Os oes unrhyw beth yn ei gwneud hi’n anodd i chi ddefnyddio ein gwasanaeth, er enghraifft, os oes gennych chi anabledd, esboniwch hyn yn yr adran isod.
Byddwn yn ystyried a yw eich cais yn rhesymol ac yn briodol o dan yr amgylchiadau. Mae hyn am fod angen i ni ddefnyddio arian cyhoeddus yn ofalus.
Os na allwn dderbyn eich cwyn neu nad ydym yn ystyried bod ymchwilio’n briodol, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro pam. Byddwn hefyd yn darparu copi di-enw o’n penderfyniad i’r sefydliad. Os yn bosibl byddwn yn nodi unrhyw gamau pellach y gallwch eu cymryd a/neu roi gwybod i chi am unrhyw sefydliadau eraill a allai eich helpu.
Mewn rhai achosion gallem gyfeirio manylion eich cwyn yn uniongyrchol at y sefydliad y cwynwyd amdano a gofyn iddo ystyried y materion ac ymateb i chi. Gwnawn hyn fel arfer
pan fydd yn ymddangos nad yw’r sefydliad wedi cael cyfle rhesymol i ystyried y gŵyn yn flaenorol.
Mewn rhai achosion gallem fod o’r farn bod camau y gallai’r sefydliad y cwynir amdano eu cymryd i ddatrys cwyn yn gyflym. Yn yr achosion hyn byddwn yn cysylltu â’r sefydliad dan sylw i esbonio beth y gellid ei wneud yn ein barn ni ac yn ceisio cytundeb i symud ymlaen â hynny. Unwaith y byddwn yn fodlon y cymerwyd y camau hyn neu y byddir yn eu cymryd, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio beth fydd yn digwydd.
Os penderfynwn ymchwilio i’ch cwyn caiff ei throsglwyddo i un o ymchwilwyr yr Ombwdsmon. Gallai ef neu hi gysylltu â chi i drafod eich pryderon ac esbonio beth fydd yn digwydd nesaf. Byddwn bob amser yn ysgrifennu atoch chi ac at y sefydliad i gadarnhau ein penderfyniad i ymchwilio. Byddwn yn darparu copi o’ch cwyn i’r sefydliad ac yn gofyn am ei sylwadau ffurfiol a’r holl ddogfennau perthnasol.
Mae pob ymchwiliad a gynhaliwn yn amrywio, ac er y gallai fod angen cyfweld y rhai sy’n gysylltiedig, gellir datrys llawer o achosion drwy archwilio dogfennau’n unig. Mae gennym gynghorwyr proffesiynol i’n cynorthwyo yn ein hymchwiliadau ac efallai y bydd yr ymchwilwyr angen ceisio barn ar eich cwyn ganddynt hwy. Anelwn at gwblhau pob ymchwiliad o fewn 12 mis ond cwblheir y rhan fwyaf ynghynt na hynny. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am hynt yr ymchwiliad. Os ystyriwn ei bod yn angenrheidiol rhoi’r gorau i’n hymchwiliad byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio’r penderfyniad hwn.
Pan fydd gennym yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnom byddwn yn ysgrifennu adroddiad neu lythyr yn nodi’r dystiolaeth a ystyriwyd gennym a’r casgliadau y daethom iddynt. Anfonwn hwn atoch chi ac at y sefydliad a byddwn yn rhoi cyfle i’r ddau ohonoch wneud sylwadau cyn cwblhau a chyhoeddi fersiwn terfynol yr adroddiad neu’r llythyr.
Pan fyddwn yn gwneud argymhellion i’r sefydliad byddwn hefyd yn edrych i weld sut a pha bryd y gweithredir y rhain. Mae gennym drefniadau i roi cyhoeddusrwydd i’n gwaith ac wrth wneud hynny byddwn yn cymryd camau priodol i sicrhau na ddatgelir pwy ydych.
Pan fyddwn wedi cyhoeddi penderfyniad i beidio ag ymyrryd yn eich cwyn neu i ymchwilio iddi, neu pan fyddwn wedi dod i’n casgliadau terfynol yn dilyn ymchwiliad, mae ein tasg wedi dod i ben i bob pwrpas a chaiff y ffeil ei chau. Ni wnawn ailagor achos dim ond am eich bod chi’n anghytuno â’n penderfyniad o bosib, ond gallwch wneud cais ysgrifenedig (o fewn ugain diwrnod gwaith) i ni adolygu eich achos os: oes gennych chi dystiolaeth newydd berthnasol i’w dangos i ni; neu y gallwch ddangos na roddwyd sylw priodol i wybodaeth a oedd gennym wrth wneud ein penderfyniad. Bydd Swyddog Adolygu ac Ansawdd Gwasanaeth yr Ombwdsmon yn ystyried a oes sail dros adolygu eich achos ac a oes angen cymryd camau pellach.
Os ydych chi’n ansicr a fyddai’r Ombwdsmon yn gallu edrych i mewn i’ch cwyn, cysylltwch â ni.
holwch@ombwdsmon.cymru
0300 790 0203