Mae hon yn Daflen Ffeithiau ar gwynion sy’n gysylltiedig â chadw cofnodion diffygiol neu annigonol gan gyrff sy’n dod o fewn awdurdodaeth yr Ombwdsmon. Dylid ei darllen ochr yn ochr â’n llyfryn gwybodaeth gyffredinol, ar gael yma. Mae cadw cofnodion trylwyr yn hanfodol i sicrhau atebolrwydd mewn prosesau penderfynu. Mae hefyd yn aml yn ofyniad arfer da ac fe’i hamlinellir yn y canllawiau priodol sy’n cynorthwyo cyrff cyhoeddus i ddarparu eu gwasanaethau.
Er na fydd y gŵyn wreiddiol a wneir i’r Ombwdsmon o reidrwydd yn cynnwys unrhyw gyfeiriad at gadw cofnodion, gall yr Ombwdsmon er hynny gadarnhau o leiaf rhan o gŵyn os gwelir fod y broses gadw cofnodion wedi bod yn ddiffygiol neu’n annigonol.
Mae’r Ombwdsmon o’r farn bod enghreifftiau o gadw cofnodion diffygiol neu annigonol yn cynnwys y canlynol:
- Pan nad yw corff cyhoeddus wedi cofnodi gwybodaeth ddigonol fel sy’n ofynnol yn ôl canllawiau penodol;
- Pan nad yw corff cyhoeddus wedi cofnodi’n ddigon manwl y rhesymau dros rai o’r penderfyniadau a wnaethpwyd neu’r camau a gymerwyd ganddo;
- Pan mae tystiolaeth o ffugio neu ymyrryd â chofnodion.
Gall yr Ombwdsmon ymchwilio hefyd i gwynion yn ymwneud â cheisiadau i gael mynediad at gofnodion cleifion sydd wedi marw a wneir o dan Ddeddf Mynediad at Gofnodion Iechyd
1990.
Er bod modd i’r Ombwdsmon wneud sylwadau ar ddigonolrwydd trefniadau cadw cofnodion cyrff cyhoeddus, nid yw’r Ombwdsmon fel arfer yn gallu ymchwilio i gwynion ynghylch mynediad unigolyn byw at gofnodion:
Ni all yr Ombwdsmon ymchwilio i’r canlynol:
- A yw cofnodion a gedwir gan gorff cyhoeddus wedi eu cadw ar gam oddi wrth unigolyn sy’n gwneud cais am eu gweld (oni bai bod y gŵyn yn ymwneud â chais i gael mynediad at gofnodion cleifion sydd wedi marw a wneir o dan Ddeddf Mynediad at Gofnodion Iechyd 1990);
- A yw corff cyhoeddus wedi methu â chywiro cofnodion anghywir am unigolyn.
Mae deddfwriaeth llywodraethu’r Ombwdsmon yn gosod cyfyngiadau ar ddatgelu gwybodaeth a ddaeth i law’r Ombwdsmon yn ystod ymchwiliad. Mae hyn yn cynnwys unrhyw gofnodion a roddwyd i’r Ombwdsmon gan gorff o fewn ei awdurdodaeth.
Bydd adroddiad a gyhoeddir gan yr Ombwdsmon fel arfer yn cynnwys yr holl fanylion perthnasol am unrhyw enghreifftiau o gadw cofnodion diffygiol neu annigonol.
Os ydych chi wedi’ch rhwystro gan gorff cyhoeddus rhag cael mynediad at gofnodion, neu os ydych yn bryderus ynglŷn â chywirdeb cofnodion a gedwir amdanoch gan gorff cyhoeddus, dylech gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) drwy ffonio 0303 123 1113 neu gallwch fynd i’r wefan: www.ico.org.uk.
Os ydych yn poeni bod trefniadau cadw cofnodion corff cyhoeddus yn ddiffygiol neu’n annigonol, a’ch bod wedi cysylltu â’r corff cyhoeddus eisoes ond heb lwyddiant, dylech gysylltu’n gyntaf â Thîm Cyngor ar Gwynion yr Ombwdsmon gan ddefnyddio’r manylion cysylltu a roddir isod.
Dylech hefyd gysylltu â Thîm Cyngor ar Gwynion yr Ombwdsmon os yw eich cwyn yn ymwneud â chais i gael mynediad at gofnodion cleifion sydd wedi marw a wnaethpwyd o dan Ddeddf Mynediad at Gofnodion Iechyd 1990. Ceir rhestr gyflawn o’r cyrff sy’n dod o fewn awdurdodaeth yr Ombwdsmon yn www.ombwdsmon.cymru.
Mae’r Ombwdsmon yn annibynnol ac amhleidiol; ni all orchymyn cyrff cyhoeddus i wneud yr hyn mae’n ei argymell – ond, fel arfer, maent yn gwneud hynny bron yn ddieithriad. Ceir enghreifftiau o achosion y mae’r Ombwdsmon wedi ymchwilio iddynt ar ein gwefan. Ewch i www.ombwdsmon.cymru.
Os ydych chi’n ansicr a fyddai’r Ombwdsmon yn gallu edrych i mewn i’ch cwyn, cysylltwch â ni.