Cadw Cofnodion

Mae hon yn Daflen Ffeithiau ar gwynion sy’n gysylltiedig â chadw cofnodion diffygiol neu annigonol gan gyrff sy’n dod o fewn ein hawdurdodaeth. Dylid ei darllen ochr yn ochr â’n tudalen we ‘Sut i Gwyno’, sydd ar gael o dan y tab ‘Gwneud Cwyn’. Mae cadw cofnodion trylwyr yn hanfodol i sicrhau atebolrwydd mewn prosesau penderfynu. Mae hefyd yn aml yn ofyniad arfer da ac fe’i hamlinellir yn y canllawiau priodol sy’n cynorthwyo cyrff cyhoeddus i ddarparu eu gwasanaethau.

Er na fydd y gŵyn wreiddiol a wneir i ni o reidrwydd yn cynnwys unrhyw gyfeiriad at gadw cofnodion, gallwn er hynny gadarnhau o leiaf rhan o gŵyn os gwelir fod y broses gadw cofnodion wedi bod yn ddiffygiol neu’n annigonol.

Rydym o’r farn bod enghreifftiau o gadw cofnodion diffygiol neu annigonol yn cynnwys y canlynol:

• Pan nad yw corff cyhoeddus wedi cofnodi gwybodaeth ddigonol fel sy’n ofynnol yn ôl canllawiau penodol;
• Pan nad yw corff cyhoeddus wedi cofnodi’n ddigon manwl y rhesymau dros rai o’r penderfyniadau a wnaethpwyd neu’r camau a gymerwyd ganddo;
• Pan mae tystiolaeth o ffugio neu ymyrryd â chofnodion.

Gallwn ymchwilio hefyd i gwynion yn ymwneud â cheisiadau i gael mynediad at gofnodion cleifion sydd wedi marw a wneir o dan Ddeddf Mynediad at Gofnodion Iechyd
1990.

Er bod modd i ni wneud sylwadau ar ddigonolrwydd trefniadau cadw cofnodion cyrff cyhoeddus, nid ydym fel arfer yn gallu ymchwilio i gwynion ynghylch mynediad unigolyn byw at gofnodion:

Ni allwn ymchwilio i’r canlynol:

• A yw cofnodion a gedwir gan gorff cyhoeddus wedi eu cadw ar gam oddi wrth unigolyn sy’n gwneud cais am eu gweld (oni bai bod y gŵyn yn ymwneud â chais i gael mynediad at gofnodion cleifion sydd wedi marw a wneir o dan Ddeddf Mynediad at Gofnodion Iechyd 1990);
• A yw corff cyhoeddus wedi methu â chywiro cofnodion anghywir am unigolyn.

Mae ein deddfwriaeth llywodraethu yn gosod cyfyngiadau ar ddatgelu gwybodaeth a ddaeth i’n llaw yn ystod ymchwiliad. Mae hyn yn cynnwys unrhyw gofnodion a roddwyd i ni gan gorff o fewn ei awdurdodaeth.

Bydd adroddiad a gyhoeddir gennym fel arfer yn cynnwys yr holl fanylion perthnasol am unrhyw enghreifftiau o gadw cofnodion diffygiol neu annigonol.

Os ydych chi wedi’ch rhwystro gan gorff cyhoeddus rhag cael mynediad at gofnodion, neu os ydych yn bryderus ynglŷn â chywirdeb cofnodion a gedwir amdanoch gan gorff cyhoeddus, dylech gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) drwy ffonio 0303 123 1113 neu gallwch fynd i’r wefan: www.ico.org.uk.

Os ydych yn poeni bod trefniadau cadw cofnodion corff cyhoeddus yn ddiffygiol neu’n annigonol, a’ch bod wedi cysylltu â’r corff cyhoeddus eisoes ond heb lwyddiant, dylech gysylltu’n gyntaf â’n Tîm Cyngor ar Gwynion gan ddefnyddio’r manylion cysylltu a roddir isod.

Dylech hefyd gysylltu â’n Tîm Cyngor ar Gwynion os yw eich cwyn yn ymwneud â chais i gael mynediad at gofnodion cleifion sydd wedi marw a wnaethpwyd o dan Ddeddf Mynediad at Gofnodion Iechyd 1990.

Gellir gweld rhestr lawn o’r cyrff o fewn ein hawdurdodaeth ar ein gwefan ar y dudalen ‘Cyrff o fewn Ein Hawdurdodaeth‘, o dan y tab ‘Amdanom Ni’.

Rydym yn annibynnol ac amhleidiol; ni allwn orchymyn cyrff cyhoeddus i wneud yr hyn yr ydym yn ei argymell – ond, fel arfer, maent yn gwneud hynny bron yn ddieithriad.

Mae enghreifftiau o achosion yr ydym wedi edrych arnynt ar gael ar ein gwefan, o dan y tab ‘Cyhoeddiadau’ ar y dudalen ‘Ein Canfyddiadau’.

Os ydych chi’n ansicr a fyddwn yn gallu edrych i mewn i’ch cwyn, cysylltwch â ni, drwy ffonio 0300 790 0203 neu ebostio holwch@ombwdsmon.cymru