Dewis eich iaith
Cau
Yn ôl
Cyflwyniad

Mae hon yn Daflen Ffeithiau ar gwynion sy’n gysylltiedig â chadw cofnodion diffygiol neu annigonol gan gyrff sy’n dod o fewn awdurdodaeth yr Ombwdsmon. Dylid ei darllen ochr yn ochr â’n llyfryn gwybodaeth gyffredinol, ar gael yma. Mae cadw cofnodion trylwyr yn hanfodol i sicrhau atebolrwydd mewn prosesau penderfynu. Mae hefyd yn aml yn ofyniad arfer da ac fe’i hamlinellir yn y canllawiau priodol sy’n cynorthwyo cyrff cyhoeddus i ddarparu eu gwasanaethau.

 

Yr hyn gall yr Ombwdsmon ei wneud

Er na fydd y gŵyn wreiddiol a wneir i’r Ombwdsmon o reidrwydd yn cynnwys unrhyw gyfeiriad at gadw cofnodion, gall yr Ombwdsmon er hynny gadarnhau o leiaf rhan o gŵyn os gwelir fod y broses gadw cofnodion wedi bod yn ddiffygiol neu’n annigonol.

Mae’r Ombwdsmon o’r farn bod enghreifftiau o gadw cofnodion diffygiol neu annigonol yn cynnwys y canlynol:

  • Pan nad yw corff cyhoeddus wedi cofnodi gwybodaeth ddigonol fel sy’n ofynnol yn ôl canllawiau penodol;
  • Pan nad yw corff cyhoeddus wedi cofnodi’n ddigon manwl y rhesymau dros rai o’r penderfyniadau a wnaethpwyd neu’r camau a gymerwyd ganddo;
  • Pan mae tystiolaeth o ffugio neu ymyrryd â chofnodion.

Gall yr Ombwdsmon ymchwilio hefyd i gwynion yn ymwneud â cheisiadau i gael mynediad at gofnodion cleifion sydd wedi marw a wneir o dan Ddeddf Mynediad at Gofnodion Iechyd
1990.

 

Yr hyn nad yw'r Ombwdsmon yn gallu ei wneud

Er bod modd i’r Ombwdsmon wneud sylwadau ar ddigonolrwydd trefniadau cadw cofnodion cyrff cyhoeddus, nid yw’r Ombwdsmon fel arfer yn gallu ymchwilio i gwynion ynghylch mynediad unigolyn byw at gofnodion:

Ni all yr Ombwdsmon ymchwilio i’r canlynol:

  • A yw cofnodion a gedwir gan gorff cyhoeddus wedi eu cadw ar gam oddi wrth unigolyn sy’n gwneud cais am eu gweld (oni bai bod y gŵyn yn ymwneud â chais i gael mynediad at gofnodion cleifion sydd wedi marw a wneir o dan Ddeddf Mynediad at Gofnodion Iechyd 1990);
  • A yw corff cyhoeddus wedi methu â chywiro cofnodion anghywir am unigolyn.

 

Materion i gadw mewn cof

Mae deddfwriaeth llywodraethu’r Ombwdsmon yn gosod cyfyngiadau ar ddatgelu gwybodaeth a ddaeth i law’r Ombwdsmon yn ystod ymchwiliad. Mae hyn yn cynnwys unrhyw gofnodion a roddwyd i’r Ombwdsmon gan gorff o fewn ei awdurdodaeth.

Bydd adroddiad a gyhoeddir gan yr Ombwdsmon fel arfer yn cynnwys yr holl fanylion perthnasol am unrhyw enghreifftiau o gadw cofnodion diffygiol neu annigonol.

 

Gwybodaeth bellach

Os ydych chi wedi’ch rhwystro gan gorff cyhoeddus rhag cael mynediad at gofnodion, neu os ydych yn bryderus ynglŷn â chywirdeb cofnodion a gedwir amdanoch gan gorff cyhoeddus, dylech gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) drwy ffonio 0303 123 1113 neu gallwch fynd i’r wefan: www.ico.org.uk.

Os ydych yn poeni bod trefniadau cadw cofnodion corff cyhoeddus yn ddiffygiol neu’n annigonol, a’ch bod wedi cysylltu â’r corff cyhoeddus eisoes ond heb lwyddiant, dylech gysylltu’n gyntaf â Thîm Cyngor ar Gwynion yr Ombwdsmon gan ddefnyddio’r manylion cysylltu a roddir isod.

Dylech hefyd gysylltu â Thîm Cyngor ar Gwynion yr Ombwdsmon os yw eich cwyn yn ymwneud â chais i gael mynediad at gofnodion cleifion sydd wedi marw a wnaethpwyd o dan Ddeddf Mynediad at Gofnodion Iechyd 1990. Ceir rhestr gyflawn o’r cyrff sy’n dod o fewn awdurdodaeth yr Ombwdsmon yn www.ombwdsmon.cymru.

Mae’r Ombwdsmon yn annibynnol ac amhleidiol; ni all orchymyn cyrff cyhoeddus i wneud yr hyn mae’n ei argymell – ond, fel arfer, maent yn gwneud hynny bron yn ddieithriad. Ceir enghreifftiau o achosion y mae’r Ombwdsmon wedi ymchwilio iddynt ar ein gwefan. Ewch i www.ombwdsmon.cymru.

 

Cysylltu â ni

Os ydych chi’n ansicr a fyddai’r Ombwdsmon yn gallu edrych i mewn i’ch cwyn, cysylltwch â ni.

Hawdd ei Ddarllen
Cadw Cofnodion