Dewis eich iaith
Cau
Yn ôl
Cyflwyniad

Mae’r daflen ffeithiau hon yn egluro beth sy’n digwydd pan fydd yr Ombwdsmon yn cael cwyn am ymddygiad aelodau ac aelodau cyfetholedig awdurdodau lleol, cynghorau cymuned, awdurdodau tân ac achub, awdurdodau parciau cenedlaethol a Phaneli’r Heddlu a Throseddu yng Nghymru. Nid yw’n ymdrin â holl fanylion ein gweithdrefnau, crynodeb sydd ar gael yma.

 

Cwynion newydd

Caiff pob cwyn newydd ei hystyried gan Dîm Asesu Cwynion yr Ombwdsmon, a fydd yn cydnabod fod y gŵyn wedi cyrraedd ac yn rhoi gwybod i chi ac i Swyddog Monitro eich awdurdod a/neu Glerc eich Cyngor Cymuned (fel bo’n briodol) am ei bodolaeth. Bydd crynodeb o’r gŵyn hefyd yn cael ei ddarparu.

Does dim rhaid i chi ymateb i’r llythyr hwn os nad ydych yn dymuno gwneud hynny.  Fodd bynnag, os ydych o’r farn y dylai’r Ombwdsmon ystyried gwybodaeth benodol pan fydd yn ystyried y mater hwn am y tro cyntaf, cofiwch roi gwybod i ni.  Os byddwch yn penderfynu ymateb neu ddarparu unrhyw wybodaeth, dylech gofio y gall eich sylwadau gael eu datgelu i’r achwynydd hefyd, neu eu defnyddio mewn unrhyw achos dilynol.

Bydd pob cwyn, ac unrhyw wybodaeth ategol, yn cael ei harchwilio drwy brawf dau gam.  Yn y cam cyntaf, fe fyddwn ni’n ystyried a oes tystiolaeth uniongyrchol bod y Cod Ymddygiad wedi’i dorri.  Yn yr ail gam, byddwn yn ystyried a oes angen ymchwilio neu gyfeirio achos at bwyllgor safonau neu at Banel Dyfarnu Cymru er budd y cyhoedd.  Mae hyn yn golygu ystyried sawl ffactor sy’n ymwneud â budd y cyhoedd, fel; a ydych wedi mynd ati’n fwriadol i geisio cael budd personol i chi eich hun neu i rywun arall, wedi camddefnyddio sefyllfa o ymddiriedaeth, a oes angen ymchwilio er mwyn sicrhau y bydd y cyhoedd yn dal yn gallu ymddiried mewn aelodau etholedig, neu a yw ymchwiliad yn ymateb cymesur dan yr amgylchiadau.  Ar ôl i ni gael digon o wybodaeth i asesu’r gŵyn, byddwn yn ceisio rhoi gwybod i chi o fewn chwe wythnos a yw’r Ombwdsmon yn bwriadu ymchwilio. Fodd bynnag, pan nad yw’n bosib, fe wnawn adael i chi wybod.

 

Os na allwn dderbyn y gŵyn

Cewch gopi ysgrifenedig o’r esboniad os nad yw cwyn yn cwrdd â gofynion y prawf dau gam.

 

Os penderfynwn ymchwilio i’r gŵyn

Os penderfynwn ymchwilio i’r gŵyn caiff yr ymchwiliad ei gynnal gan un o ymchwilwyr yr Ombwdsmon.  Byddwn bob amser yn ysgrifennu atoch chi ac at y rhai sy’n gysylltiedig â’r gŵyn i gadarnhau ein penderfyniad i ymchwilio, ac nid oes angen i chi ymateb os nad ydych yn dymuno gwneud hynny.  Fodd bynnag, byddai’n ddefnyddiol pe gallech nodi unrhyw bryderon sydd gennych neu enwi unrhyw dystion rydych chi’n teimlo y dylid cysylltu â nhw yn gynnar yn yr ymchwiliad er mwyn i’r rhain gael eu datrys neu eu hystyried yn brydlon.

Cynhelir ymchwiliadau’r Ombwdsmon yn breifat.  Felly gofynnir i chi beidio â chysylltu, na thrafod y gŵyn, ag unrhyw dystion posibl neu bobl a allai fod yn rhan o’r mater, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, er mwyn sicrhau na fydd dim yn amharu ar yr ymchwiliad.  Gallai ymddygiad o’r fath arwain at dorri’r Cod.

Os daw cais gan y cyfryngau neu drydydd parti am wybodaeth yn ymwneud â chŵyn a gafwyd a/neu ymchwiliad, byddwn yn cadarnhau bod cwyn neu ymchwiliad ar y gweill.  Ni roddir unrhyw fanylion eraill.

Bydd yr Ymchwiliwr fel arfer yn ceisio cael gafael ar ragor o ddogfennaeth berthnasol a thystiolaeth gan dystion.  Mae pob ymchwiliad yn amrywio, ac er y bydd angen cyfweld y rhai sy’n gysylltiedig o bosib, efallai y bydd rhai achosion yn dod i ben drwy archwilio dogfennau yn unig.  Anelwn at gwblhau pob ymchwiliad o fewn 12 mis ond cwblheir y rhan fwyaf ynghynt na hynny.  Os ystyriwn am ba bynnag reswm ei bod yn angenrheidiol rhoi’r gorau i’n hymchwiliad, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio’r penderfyniad hwn.

Ar ôl cwblhau pob ymholiad rhesymol, bydd yr Ymchwiliwr yn adolygu’r dystiolaeth a gasglwyd ac yn penderfynu a yw’r dystiolaeth yn ategu achos o dorri’r Cod, ac a ddylid bwrw ymlaen â’r ymchwiliad er budd y cyhoedd.  Os felly, bydd copïau o’r dystiolaeth berthnasol a gasglwyd yn cael eu hanfon atoch, ynghyd â gwahoddiad i ddod i gyfweliad.  Mae’r wybodaeth a roddir i chi cyn neu yn ystod eich cyfweliad wedi cael ei datgelu i chi at ddibenion ymchwiliad yr Ombwdsmon yn unol â Deddf Llywodraeth Leol 2000, a dylid ei chadw’n gwbl gyfrinachol a pheidio â’i rhannu â neb ar wahân i gynghorydd cyfreithiol neu gynghorydd arall.  Os byddwch chi’n ei datgelu i unrhyw un arall, gallech fod yn torri’r Cod.

Hefyd, ni ddylech drafod y dystiolaeth rydych chi’n bwriadu ei rhannu mewn cyfweliad neu mewn unrhyw ddatganiad tyst neu ddogfen â phobl a allai fod yn rhan o’r ymchwiliad, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, oherwydd gallai cyswllt o’r fath amharu ar ymchwiliad yr Ombwdsmon a gallai hynny hefyd dorri’r Cod.

Caiff cyfweliadau eu recordio a’u cynnal wyneb yn wyneb, oni bai fod amgylchiadau eithriadol.  Gellir canfod gwybodaeth fanwl am y broses gyfweld yn ein taflen
ffeithiau,’Taflen Ffeithiau i Aelodau sy’n cael eu cyfweld’.

Yn y cyfweliad, fe ddylech chi fod yn barod i ateb unrhyw gwestiwn a ofynnir i chi.  Cewch gyfle hefyd i roi sylwadau sy’n berthnasol i’r ymchwiliad yn eich barn chi.  Mae croeso i chi ddod â chynrychiolydd cyfreithiol gyda chi neu gael rhywun annibynnol yn bresennol i’ch cefnogi.  Efallai y bydd methu â chydymffurfio ag unrhyw gais a wneir gan yr Ymchwiliwr mewn cysylltiad ag ymchwiliad yn cael ei ystyried fel torri’r Cod.

Pan fydd gennym yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnom, byddwn yn ysgrifennu adroddiad neu lythyr yn nodi’r dystiolaeth a ystyriwyd gennym ynghyd â’n casgliadau.

 

Canlyniadau'r ymchwiliad

Os byddwn yn dod i’r casgliad nad oes unrhyw dystiolaeth i awgrymu bod y Cod Ymddygiad wedi cael ei dorri, byddwn yn cau’r ymchwiliad ac yn rhoi rhesymau ysgrifenedig dros y penderfyniad hwn i holl bartïon y gŵyn.

Os awgrymir ar ôl adolygu’r dystiolaeth bod y Cod wedi cael ei dorri; gall yr Ombwdsmon benderfynu mewn rhai amgylchiadau nad yw camau pellach yn briodol.  Unwaith eto, bydd rhesymau ysgrifenedig dros y penderfyniad hwn yn cael eu hanfon at bob parti.

Os bydd yr Ombwdsmon yn canfod bod modd cyfiawnhau’r gŵyn, ac y byddai’n fuddiol cyfeirio’r gŵyn er budd y cyhoedd, gall ei chyfeirio naill ai at Bwyllgor Safonau’r awdurdod perthnasol, neu at dribiwnlys a gaiff ei gynnull gan Banel Dyfarnu Cymru i wneud penderfyniad ar y materion.  Fodd bynnag, cewch gyfle i roi sylwadau ar fersiwn ddrafft o’r adroddiad o fewn amserlen benodol.  Bydd unrhyw sylw a wneir yn cael ystyriaeth ddyledus cyn i’r adroddiad gael ei gwblhau, ac mae’n bosibl y caiff ei ymgorffori yn yr adroddiad terfynol.

Bydd copi o adroddiad terfynol yr Ombwdsmon yn cael ei anfon atoch.  Bydd y sawl a wnaeth y gŵyn yn cael gwybod am gasgliadau’r Ombwdsmon, a bydd crynodeb o’r adroddiad yn cael ei ddarparu er gwybodaeth.  Ni fydd yr adroddiad terfynol yn cael ei ddatgelu gan yr Ombwdsmon nes gwneir penderfyniad ar y materion gan y Pwyllgor Safonau neu’r tribiwnlys.

 

Os yw'r achwynydd yn anfodlon â'n penderfyniad

Lle byddwn wedi cyhoeddi penderfyniad i beidio ag ymchwilio i gŵyn yn eich erbyn neu dewis cau’r ymchwiliad, neu benderfynu nad yw camau pellach yn briodol, bydd ein tasg wedi dod i ben i bob pwrpas a chaiff y ffeil ei chau.  Fodd bynnag, dylech fod yn ymwybodol y gall y sawl a gwynodd ofyn (o fewn ugain diwrnod gwaith) i ni adolygu penderfyniad i beidio ag ymchwilio i gŵyn. Ni fyddwn yn ailagor achos dim ond os bydd y sawl a wnaeth y gŵyn yn anghytuno â’n penderfyniad.  Fodd bynnag, os byddwn yn newid y penderfyniad ar ôl ailedrych ar hynny, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro’r sefyllfa.

Cysylltu â ni

Os hoffech ragor o wybodaeth, cysylltwch â ni.