Cwynodd Mrs X am y modd roedd y Bwrdd Iechyd wedi delio â’i chŵyn am gwymp ei mam yn yr ysbyty ac am ei gofal clinigol. Er bod y Bwrdd Iechyd yn parhau i ystyried yr elfen ofal o dan ddarpariaethau gwneud iawn Gweithio i Wella, a’i fod wedi rhoi peth gwybodaeth i Mrs X, nid oedd wedi clywed dim rhagor. Roedd Mrs X hefyd yn bryderus o ddeall bod rhai o gofnodion nyrsio ei mam ar goll, a sut y gallai hyn effeithio ar yr ymchwiliad. Gofynnodd i’r Ombwdsmon ystyried ei phryderon am hyn ac am y diffyg diweddariadau gan y Bwrdd Iechyd.
Roedd yr Ombwdsmon yn arbennig o bryderus am y cofnodion coll, o ystyried bod hyn wedi’i amlygu fel problem ledled Cymru drwy gyfrwng adroddiad thematig blaenorol a gyhoeddwyd gan yr Ombwdsmon. Roedd yn bryderus hefyd am y diffyg diweddariadau i Mrs X. Roedd y cofnodion coll a’r diffyg diweddariadau’n cyfrif fel anghyfiawnder i Mrs X. Yn hytrach nag ymchwilio i’r gŵyn, gwnaeth yr Ombwdsmon argymhellion, a chytunodd y Bwrdd Iechyd eu gweithredu.
Cytunodd y Bwrdd Iechyd i ymddiheuro i Mrs X am y cofnodion a gollwyd, i gynnig talu iawndal o £500 iddi am yr oedi cyn ymateb a’r rhwystredigaeth roedd hyn wedi’i achosi, a’i diweddaru ar yr ymchwiliad iawn a gwybodaeth am waith ei dasglu gwybodaeth a nodwyd ganddo eisoes. Cytunodd i gwblhau’r camau hyn i gyd o fewn mis. Hefyd cytunodd y Bwrdd Iechyd i barhau i chwilio am y cofnodion coll ac i ystyried a ddylid atgyfeirio achos y cofnodion coll i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Cytunodd hefyd i adolygu a diweddaru ei bolisïau a’i brosesau rheoli cofnodion er mwyn ceisio osgoi colli cofnodion eraill yn y dyfodol, ac i gynnal yr adolygiad hwnnw o fewn 3 mis.