Sut i gyrchu negeseuon e-bost gan Swyddfa'r Ombwdsmon

Bydd yr holl negeseuon ebost sydd heb eu hamgryptio a anfonir o’r swyddfa hon ar gael i chi yn yr un ffordd ag y byddech chi’n darllen eich negeseuon ebost eraill. Mae hyn yn berthnasol os oes gennych chi gyfrif ‘Microsoft 365’ neu ddim.

• Mae gen i gyfrif Microsoft 365 eisoes. Sut ydw i’n cael gafael ar negeseuon ebost ‘Microsoft 365’ sydd wedi’u hamgryptio?

Cyn belled ag eich bod wedi mewngofnodi i’ch cyfrif ‘Microsoft 365’, gallwch weld yr ebost sydd wedi’i amgryptio ar unwaith heb weithredu pellach. Gallwch fewngofnodi i’ch cyfrif 365 YMA.

• Does gen i ddim cyfrif ‘Microsoft 365’. Sut ydw i’n cael gafael ar negeseuon ebost ‘Microsoft 365’ sydd wedi’u hamgryptio?

Os NAD oes gennych chi gyfrif ‘Microsoft 365’, gallwch gael mynediad i’r ebost sydd wedi’i amgryptio drwy ddewis yr opsiwn ‘mewngofnodi gyda chôd mynediad untro’ pan fyddwch chi’n agor yr ebost. Bydd y côd untro hwn** yn cael ei anfon atoch, ac yna byddwch yn gallu ei ddefnyddio i weld yr ebost.

• Oes modd i mi weld negeseuon ebost ‘Microsoft 365’ ar ddyfais Apple?

Oes. Gallwch weld negeseuon ebost heb eu hamgryptio fel eich negeseuon ebost arferol.

Gallwch gael gafael ar negeseuon ebost sydd wedi’u hamgryptio a anfonir o’r swyddfa hon ar ddyfais Apple fel a ganlyn:

• Sicrhewch eich bod yn ymwybodol o’ch cyfrinair ID rhaglen negeseuon ebost cyn clicio ‘darllen y neges’
• Cliciwch ‘Darllen y neges’. Yna, byddwch yn cael opsiwn i ‘fewngofnodi gyda’ch ID [darparwr negeseuon ebost]. Dewiswch yr opsiwn hwn. (PEIDIWCH â dewis yr opsiwn côd mynediad untro os ydych chi’n defnyddio dyfais Apple / Apple OS)
• Mewngofnodwch gan ddefnyddio cyfrinair eich darparwr negeseuon ebost i gael gweld yr ebost.

Does dim angen i chi gael cyfrif ‘Microsoft 365’ er mwyn cael gweld ein negeseuon ebost sydd wedi’u hamgryptio. Fodd bynnag, os hoffech drafod cofrestru ar gyfer Office 365 ymhellach, mae rhagor o wybodaeth ar gael YMA.

Oherwydd ein dyletswydd gofal i ddiogelu eich gwybodaeth sensitif a/neu bersonol, rydym yn argymell yn gryf eich bod chi’n cytuno i dderbyn negeseuon ebost gennym ar ffurf wedi’u hamgryptio. Fodd bynnag, gallwch wneud cais i ni anfon negeseuon ebost ar ffurf heb eu hamgryptio cyn belled ag eich bod yn cydnabod ac yn derbyn y risg gynyddol o fynediad heb awdurdod i’ch gwybodaeth bersonol.

Prif bwrpas ffolder sothach neu sbam yw anfon yr holl negeseuon ebost digroeso (negeseuon sothach ar y we) i fan penodol. Mae’r ffolder sbam yn cadw’r holl negeseuon sothach mewn un lle fel nad yw’n llenwi eich mewnflwch.

Mae gan bob darparwr a/neu raglen negeseuon ebost ei hidlydd sbam ei hun, sy’n pennu pa negeseuon ebost sy’n rhai gwirioneddol a fydd yn cyrraedd eich mewnflwch, a pha rai ddylid eu hanfon i’r ffolder sbam. Oherwydd nifer gynyddol negeseuon ebost o’r fath, mae rheolau darparwyr negeseuon ebost o ran beth sy’n cael ei ddynodi’n sothach wedi ymestyn yn helaeth yn ddiweddar, sy’n golygu bod mwy a mwy o negeseuon ebost yn cael eu penodi’n rhai sothach neu sbam. Yn anffodus, ni all danfonwr yr ebost reoli hyn, ond mae ffyrdd o leihau’r risg o negeseuon ebost disgwyliedig yn cael eu rhoi yn y ffolder sothach. Un ffordd dda o wneud hyn yw ‘creu rhestr wen’ o gyfeiriadau negeseuon ebost rydych chi’n gwybod nad ydynt yn ‘sothach’. (Gweler y cwestiwn cyffredin ‘Beth yw creu rhestr wen’).

Er nad oes modd gwarantu y bydd ebost yn cael ei roi mewn ffolder sbam neu beidio, os ydych chi’n osgoi’r hyn a ganlyn, bydd yn lleihau’r posibilrwydd o’ch ebost yn cael ei roi mewn ffolderi o’r fath:

• PRIFLYTHRENNAU I GYD yn y llinell bwnc
• Ebychiadau yn y llinell bwnc
• Geiriau ‘gwerthu’ cyffredin yn y llinell bwnc ac yng nghynnwys yr ebost, megis:
  • Gostyngiadau
  • Cynnig
  • Hyrwyddiad
  • Am ddim
  • Cynnig am hyn a hyn o amser
• Delweddau sydd wedi’u mewnblannu megis delweddau llofnod neu droednodiadau (mae darparwyr ebost yn rhoi negeseuon ebost gyda delweddau wedi’u mewnblannu i ffolderi sothach yn fwy aml, mae hyn yn cynnwys logos cwmnïau a delweddau llofnod / troednodiadau, gan fod ‘sbamwyr’ yn torri’r rheolau uchod drwy gyfnewid TESTUN am ddelweddau o destun e.e. GOSTYNGIADAU AR GAEL NAWR!
• Mae atodiadau diangen (atodiadau mawr neu lawer o atodiadau) yn cynyddu’r risg o ebost yn cael ei roi mewn ffolder sothach
• Unrhyw atodiadau gyda ffeiliau gweithredadwy (gan gynnwys macros)

Mae rhoi ebost ar restr wen yn cynnwys dweud wrth eich darparwr negeseuon ebost eich bod eisiau derbyn negeseuon ebost gan yr anfonwr penodol i’ch mewnflwch yn uniongyrchol, yn hytrach na chael eu hidlo i fod yn sbam. Os hoffech leihau’r risg o negeseuon ebost o’r swyddfa hon yn cael eu rhoi yn eich ffolderi ‘sbam/sothach’, gallwch ddod o hyd i gyfarwyddiadau penodol yn dibynnu ar eich darparwr ebost ar ddiwedd y Cwestiynau Cyffredin hyn (Sut i roi negeseuon ebost gan yr Ombwdsmon ar ‘restr wen’)

GMAIL

Sut i gael mynediad i’ch ffolder sbam a’i rheoli gan ddefnyddio ap ar-lein GMAIL

1. Agorwch Gmail a mewngofnodwch i’ch cyfrif negeseuon ebost o’ch cyfrifiadur.
   2. Sgroliwch i lawr y bar ochr chwith sy’n dangos yr holl ffolderi, gan gynnwys ffolder eich mewnflwch.
   3. Cliciwch yr opsiwn Mwy a sgroliwch i lawr i ddod o hyd i’r ffolder sbam.
2. Cliciwch y ffolder sbam (bydd eicon ebychiad ar y ffolder sbam).
3. Er mwyn dileu un neges sbam, dewiswch y neges a chliciwch yr eicon bin ar y dde.
4. I ddileu pob ebost sbam yn y ffolder, cliciwch y bocs ar dop yr ochr chwith i ddewis pob neges, a chliciwch Dileu am byth.
5. Gallwch hefyd wagio’r ffolder sbam drwy glicio unwaith. Y cwbl sydd angen i chi ei wneud yw clicio Dileu pob neges sbam nawr o’r hysbysiad a fydd yn ymddangos.

Sut i gael mynediad i’ch ffolder sbam gan ddefnyddio ap symudol GMAIL

1. Mewngofnodwch i’ch cyfrif Gmail ar eich iPhone neu ddyfais Android.
   2. Cliciwch y tri bar (eicon byrgyr) ar dop y gornel chwith i agor y brif ddewislen.
2. Sgroliwch i lawr i gael gweld y ffolder sbam.
3. I glirio eich ffolder sbam ar unwaith, cliciwch Gwagio sbam nawr ar y top.
4. I ddileu un neges, dewiswch y neges a thapiwch ‘dileu’ (eicon bin) ar dop yr ochr dde.

Sut i ddatguddio eich ffolder sbam ar GMAIL.

Pan fyddwch chi’n creu cyfrif Gmail neu Google, bydd y ffolder sbam yn cael ei chuddio’n awtomatig ar yr ap ar y we.

Drwy lwc, gallwch newid eich ffolder sbam Gmail i “Show,” gan ei gwneud hi’n haws monitro faint o negeseuon ebost sbam rydych chi’n eu derbyn, ac i wneud yn siŵr nad yw negeseuon ebost pwysig yn mynd i’r ffolder sbam drwy gamgymeriad.

Sylwer: Ar yr ap Gmail symudol, bydd y ffolder Sbam yn dangos yn awtomatig. 

Dyma sut i ddatguddio eich ffolder sbam ar Gmail:

1. Mewngofnodwch i Gmail, cliciwch yr eicon Gosodiadau a dewiswch Gweld yr holl osodiadau.
2. Cliciwch y tab Labeli.
3. Cliciwch ar Dangos ger y label Sbam.
4. Nawr, dylai eich ffolder Sbam ymddangos ar eich Dewislen Blwch Post gyda gweddill eich ffolderi.

Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar restr wen ar Gmail

Bydd creu rhestr wen (ychwanegu danfonwyr i’ch rhestr danfonwyr diogel) yn helpu i sicrhau bod negeseuon gan gyfeiriadau ebost a pharthau penodol fyth yn mynd i’r ffolder sbam yn y dyfodol.

Dyma sut i wneud hyn ar yr ap symudol ac ar-lein.

Ap ar-lein GMAIL

Dyma sut y gallwch roi cyfeiriadau ebost a pharthau penodol ar restr wen yn eich cyfrif Gmail:

1. Mewngofnodwch i Gmail a dewiswch Gosodiadau (eicon gêr) ar dop y gornel dde a chliciwch Gweld yr holl osodiadau.
2. Ewch i Hidlyddion a Chyfeiriadau wedi’u blocio a chliciwch Creu Hidlydd Newydd.
3. Nodwch y cyfeiriad ebost yr hoffech ei roi ar y rhestr wen yn y maes Gan a chliciwch Creu Hidlydd.
4. Dewiswch Ni ddylid ei anfon i Sbam ar y rhestr wirio a fydd yn ymddangos, a chliciwch Creu Hidlydd.

Nawr, bydd yr holl negeseuon ebost gan y cyfeiriad ebost neu barthau ar y rhestr wen yn cael eu hanfon i’ch mewnflwch Gmail.

Ap symudol GMAIL

Dyma sut i roi cyfeiriadau ebost ar y rhestr wen ar yr ap Gmail:

1. Yn yr ap Gmail, tapiwch a daliwch yr ebost i lawr gan y cyfeiriad yr hoffech ei roi ar y rhestr wen.
   2. Tapiwch y tri smotyn (Dewislen) ar dop y gornel dde a dewiswch Symud i.
2. O’r blwch deialog sy’n ymddangos, dewiswch Sylfaenol i symud yr ebost yna.

————————————————————————————–

OUTLOOK

Sut i gael mynediad i’ch ffolder sbam a’i rheoli gan ddefnyddio ap ar-lein OUTLOOK

1. Agorwch eich cyfrif Outlook.
   2. Yn y tab Ffolderi ar y chwith, cliciwch Negeseuon ebost Sothach. (Ar yr ap ar-lein, dyma’r enw y mae Outlook yn ei ddefnyddio ar gyfer y ffolder sbam.)
2. Dewiswch y neges yr hoffech ei dileu o’r Negeseuon ebost Sothach a chliciwch Dileu ar y top.
3. Er mwyn clirio’r ffolder Negeseuon ebost Sothach, cliciwch yr opsiwn Gwagio’r ffolder ar y top.

Sut i gael mynediad i’ch ffolder sbam a’i rheoli gan ddefnyddio ap symudol OUTLOOK

1. Agorwch eich ap Outlook a chliciwch yr eicon byrgyr ar dop yr ochr chwith.
2. Fe welwch y ffolder Negeseuon ebost Sothach yn y rhestr, ble gallwch weld eich negeseuon sbam.
3. Er mwyn dileu un ebost o’r ffolder Negeseuon ebost Sothach, dewiswch y neges sbam a chliciwch yr eicon bin (dileu) ar dop yr ochr dde.
4. Er mwyn clirio eich ffolder Sbam, cliciwch Gwagio’r ffolder sbam ar dop yr ochr chwith.

Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar y Rhestr Wen ar ap ar-lein OUTLOOK

1. Cliciwch Gosodiadau ac ewch i Gweld pob gosodiad Outlook.
2. Dewiswch Post a chliciwch Negeseuon ebost sothach.
3. Ewch i’r adran Danfonwyr a pharthau diogel.
4. Cliciwch +Ychwanegu a nodwch y cyfeiriad ebost/parth yn y blwch a fydd yn ymddangos oddi tanddo.
5. Pwyswch ‘enter’ a chliciwch Arbed.

Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar y rhestr wen ar ap symudol OUTLOOK

Er mwyn rhoi cyfeiriadau ebost ar y rhestr wen ar yr ap Outlook, y cwbl sydd angen i chi ei wneud yw:

1. Agor ebost gan gyfeiriad yr hoffech ei roi ar y rhestr wen a thapiwch y tri smotyn (Dewislen) ar dop ochr dde’r sgrin.
2. Tapiwch Symud i ffolder. 
3. Dewiswch Mewnflwch o’r Ffefrynnau neu’r Rhestr Ffolderi.
4. Sicrhewch fod y tab Ffocws wedi’i ddewis dan y Mewnflwch.

Beth yw’r Mewnflwch Ffocws ar Outlook?
Mae’r Mewnflwch Ffocws ar Outlook yn cynnwys eich holl negeseuon ebost pwysig, a bydd rhai eraill nad ydynt mor bwysig yn mynd yn awtomataidd i’r tab Eraill.

Gan na allwch gael mynediad i’r opsiwn danfonwyr a pharthau diogel ar yr ap symudol, gallwch roi’r dull hwn ar waith.

————————————————————————————–

YAHOO

Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar restr wen ar YAHOO Mail

1. Ewch i’r eicon “Gosodiadau”, yna cliciwch “Mwy o osodiadau” o’r ddewislen Yahoo Mail.
2. Dewiswch “Hidlyddion” a thapiwch “Ychwanegu” i nodi gwybodaeth am enw’r parth neu’r danfonwr.
3. Fan hyn, gallwch nodi unrhyw destun yr hoffech ei roi ar restr wen mewn negeseuon ebost yn y dyfodol. Gallai hyn fod yn unrhyw beth o gyfeiriad ebost i enw parth, i rywbeth y byddech chi’n disgwyl ei weld yng nghorff y neges.

.

Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar restr wen ar ap symudol YAHOO Mail

1. Agorwch Ap Symudol Yahoo Mail.
2. Cliciwch ar y bar ochr.
3. Cliciwch ar y ffolder Sbam.
4. Dewch o hyd i’r ebost yr hoffech ei roi ar y rhestr wen.
5. Cliciwch “Symud” ac yna cliciwch “Mewnflwch”.

————————————————————————————–

AOL

Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar y rhestr wen ar AOL

1. Mewngofnodwch i’ch cyfrif AOL.
2. Agorwch Cysylltiadau o’r bar llywio ar y chwith.
3. Cliciwch yr eicon Cysylltiad Newydd a nodwch y wybodaeth ofynnol.

Cliciwch y botwm Ychwanegu Cyswllt ar y gwaelod

Canllawiau ar gyfathrebu ag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru dros ebost

Mae ein gwaith yn cynnwys trin gwybodaeth gyfrinachol, personol a sensitif yn rheolaidd, gan gynnwys cofnodion iechyd a gwybodaeth sensitif arall.

Yn gyffredinol, byddwn yn cyfathrebu â chi ar y cyfeiriad ebost rydych wedi’i ddarparu, oni bai eich bod yn nodi’n wahanol.

Rydym yn defnyddio ebost ‘Microsoft 365’ i anfon negeseuon ebost sy’n gwella ein diogelwch negeseuon ebost ac yn gwaredu’r angen inni ddefnyddio rhaglenni trydydd parti i amgryptio ein gohebiaeth.

Os byddwn yn cyfathrebu â chi dros ebost, byddwn yn anfon unrhyw wybodaeth gyfrinachol, sensitif neu bersonol atoch gan ddefnyddio ebost diogel wedi’i amgryptio drwy ebost ‘Microsoft 365’. Mae angen gwneud hyn i amddiffyn cynnwys y deunydd.

Ceir rhagor o wybodaeth a chanllawiau isod ar gyfathrebu â gwasanaeth yr Ombwdsmon dros ebost. Os oes gennych unrhyw ymholiadau am ddefnyddio negeseuon ebost yr Ombwdsmon sydd heb eu hateb yn y cwestiynau cyffredin isod, gallwch gysylltu ag ein tîm TG yn uniongyrchol:  itc@ombudsman.wales

Pa amddiffyniad diogelwch y mae’r ombwdsmon yn ei ddefnyddio wrth anfon negeseuon ebost?

Mae’r swyddfa hon yn defnyddio sawl haen diogelwch i amddiffyn negeseuon ebost a anfonwn, gan gynnwys:

• TLS (Diogelwch Haen Cludiant)
• SPF (Fframwaith Polisi Danfonwyr)
• DKIM (Post a Adnabyddir AllweddiParthau)
• DMARC (Dilysu, Adrodd a Chydymffurfiaeth Negeseuon ar sail Parthau)

Yna, mae’r swyddfa hefyd yn amgryptio negeseuon ebost a anfonwn ymhellach gan ddefnyddio amgryptiad ‘Microsoft 365’ os yw’r ebost yn cynnwys gwybodaeth sensitif a/neu bersonol.

A yw’r Ombwdsmon yn amgryptio pob ebost a anfonir?

Na, dim ond negeseuon ebost sy’n cynnwys gwybodaeth gyfrinachol a/neu sensitif a phersonol y bydd yr Ombwdsmon yn eu hamgryptio. Ni fydd negeseuon ebost sy’n cynnwys cydnabyddiaethau neu wybodaeth gyffredinol yn cael eu hamgryptio.

Pam ydych chi’n amgryptio negeseuon ebost o gwbl?

Mae’r rhan fwyaf o bobl yn meddwl fod negeseuon ebost yn debyg i lythyrau papur drwy’r post mewn amlen, ond nid yw hyn yn wir. Mae negeseuon ebost sydd heb eu hamgryptio yn debycach i gardiau post, hynny yw, does dim amlen i atal yr ebost rhag cael ei ddarllen wrth gael ei gludo o’r danfonwr i’r derbyniwr. Felly, er mwyn atal mynediad heb awdurdod i wybodaeth sensitif a/neu bersonol, mae angen ffordd o ddiogelu’r wybodaeth hon. Dyma yw ystyr ‘amgryptio’.