Does DIM angen cyfrif ‘Microsoft 365’ er mwyn cael mynediad i negeseuon ebost a anfonir gan y swyddfa hon (waeth os ydynt wedi’u hamgryptio neu ddim). Dylai negeseuon ebost sydd heb eu hamgryptio fod yn hygyrch yn yr un ffordd â bob ebost arall y byddwch chi’n ei dderbyn. Os nad oes gennych gyfrif ‘Microsoft 365’, gallwch gael mynediad i’r ebost sydd wedi’i amgryptio drwy ddewis yr opsiwn ‘mewngofnodi gyda chôd mynediad untro’ pan fyddwch chi’n agor yr ebost. Bydd y côd yn cael ei anfon atoch dros ebost, ac yna byddwch yn gallu ei ddefnyddio i weld yr ebost. **
** Os ydych chi’n defnyddio dyfais Apple OS – gweler y canllawiau a’r cwestiynau cyffredin: ‘Oes modd i mi weld negeseuon ebost ‘Microsoft 365’ ar ddyfais Apple?’
Bydd yr holl negeseuon ebost sydd heb eu hamgryptio a anfonir o’r swyddfa hon ar gael i chi yn yr un ffordd ag y byddech chi’n darllen eich negeseuon ebost eraill. Mae hyn yn berthnasol os oes gennych chi gyfrif ‘Microsoft 365’ neu ddim.
Cyn belled ag eich bod wedi mewngofnodi i’ch cyfrif ‘Microsoft 365’, gallwch weld yr ebost sydd wedi’i amgryptio ar unwaith heb weithredu pellach. Gallwch fewngofnodi i’ch cyfrif 365 YMA.
Os NAD oes gennych chi gyfrif ‘Microsoft 365’, gallwch gael mynediad i’r ebost sydd wedi’i amgryptio drwy ddewis yr opsiwn ‘mewngofnodi gyda chôd mynediad untro’ pan fyddwch chi’n agor yr ebost. Bydd y côd untro hwn** yn cael ei anfon atoch, ac yna byddwch yn gallu ei ddefnyddio i weld yr ebost.
Oes. Gallwch weld negeseuon ebost heb eu hamgryptio fel eich negeseuon ebost arferol.
Gallwch gael gafael ar negeseuon ebost sydd wedi’u hamgryptio a anfonir o’r swyddfa hon ar ddyfais Apple fel a ganlyn:
Does dim angen i chi gael cyfrif ‘Microsoft 365’ er mwyn cael gweld ein negeseuon ebost sydd wedi’u hamgryptio. Fodd bynnag, os hoffech drafod cofrestru ar gyfer Office 365 ymhellach, mae rhagor o wybodaeth ar gael YMA.
Oherwydd ein dyletswydd gofal i ddiogelu eich gwybodaeth sensitif a/neu bersonol, rydym yn argymell yn gryf eich bod chi’n cytuno i dderbyn negeseuon ebost gennym ar ffurf wedi’u hamgryptio. Fodd bynnag, gallwch wneud cais i ni anfon negeseuon ebost ar ffurf heb eu hamgryptio cyn belled ag eich bod yn cydnabod ac yn derbyn y risg gynyddol o fynediad heb awdurdod i’ch gwybodaeth bersonol.
Prif bwrpas ffolder sothach neu sbam yw anfon yr holl negeseuon ebost digroeso (negeseuon sothach ar y we) i fan penodol. Mae’r ffolder sbam yn cadw’r holl negeseuon sothach mewn un lle fel nad yw’n llenwi eich mewnflwch.
Mae gan bob darparwr a/neu raglen negeseuon ebost ei hidlydd sbam ei hun, sy’n pennu pa negeseuon ebost sy’n rhai gwirioneddol a fydd yn cyrraedd eich mewnflwch, a pha rai ddylid eu hanfon i’r ffolder sbam. Oherwydd nifer gynyddol negeseuon ebost o’r fath, mae rheolau darparwyr negeseuon ebost o ran beth sy’n cael ei ddynodi’n sothach wedi ymestyn yn helaeth yn ddiweddar, sy’n golygu bod mwy a mwy o negeseuon ebost yn cael eu penodi’n rhai sothach neu sbam. Yn anffodus, ni all danfonwr yr ebost reoli hyn, ond mae ffyrdd o leihau’r risg o negeseuon ebost disgwyliedig yn cael eu rhoi yn y ffolder sothach. Un ffordd dda o wneud hyn yw ‘creu rhestr wen’ o gyfeiriadau negeseuon ebost rydych chi’n gwybod nad ydynt yn ‘sothach’. (Gweler y cwestiwn cyffredin ‘Beth yw creu rhestr wen’).
Er nad oes modd gwarantu y bydd ebost yn cael ei roi mewn ffolder sbam neu beidio, os ydych chi’n osgoi’r hyn a ganlyn, bydd yn lleihau’r posibilrwydd o’ch ebost yn cael ei roi mewn ffolderi o’r fath:
Mae rhoi ebost ar restr wen yn cynnwys dweud wrth eich darparwr negeseuon ebost eich bod eisiau derbyn negeseuon ebost gan yr anfonwr penodol i’ch mewnflwch yn uniongyrchol, yn hytrach na chael eu hidlo i fod yn sbam. Os hoffech leihau’r risg o negeseuon ebost o’r swyddfa hon yn cael eu rhoi yn eich ffolderi ‘sbam/sothach’, gallwch ddod o hyd i gyfarwyddiadau penodol yn dibynnu ar eich darparwr ebost ar ddiwedd y Cwestiynau Cyffredin hyn (Sut i roi negeseuon ebost gan yr Ombwdsmon ar ‘restr wen’)
GMAIL
Sut i gael mynediad i’ch ffolder sbam a’i rheoli gan ddefnyddio ap ar-lein GMAIL
Sut i gael mynediad i’ch ffolder sbam gan ddefnyddio ap symudol GMAIL
Sut i ddatguddio eich ffolder sbam ar GMAIL.
Pan fyddwch chi’n creu cyfrif Gmail neu Google, bydd y ffolder sbam yn cael ei chuddio’n awtomatig ar yr ap ar y we.
Drwy lwc, gallwch newid eich ffolder sbam Gmail i “Show,” gan ei gwneud hi’n haws monitro faint o negeseuon ebost sbam rydych chi’n eu derbyn, ac i wneud yn siŵr nad yw negeseuon ebost pwysig yn mynd i’r ffolder sbam drwy gamgymeriad.
Sylwer: Ar yr ap Gmail symudol, bydd y ffolder Sbam yn dangos yn awtomatig.
Dyma sut i ddatguddio eich ffolder sbam ar Gmail:
Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar restr wen ar Gmail
Bydd creu rhestr wen (ychwanegu danfonwyr i’ch rhestr danfonwyr diogel) yn helpu i sicrhau bod negeseuon gan gyfeiriadau ebost a pharthau penodol fyth yn mynd i’r ffolder sbam yn y dyfodol.
Dyma sut i wneud hyn ar yr ap symudol ac ar-lein.
Ap ar-lein GMAIL
Dyma sut y gallwch roi cyfeiriadau ebost a pharthau penodol ar restr wen yn eich cyfrif Gmail:
Nawr, bydd yr holl negeseuon ebost gan y cyfeiriad ebost neu barthau ar y rhestr wen yn cael eu hanfon i’ch mewnflwch Gmail.
Ap symudol GMAIL
Dyma sut i roi cyfeiriadau ebost ar y rhestr wen ar yr ap Gmail:
————————————————————————————–
OUTLOOK
Sut i gael mynediad i’ch ffolder sbam a’i rheoli gan ddefnyddio ap ar-lein OUTLOOK
Sut i gael mynediad i’ch ffolder sbam a’i rheoli gan ddefnyddio ap symudol OUTLOOK
Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar y Rhestr Wen ar ap ar-lein OUTLOOK
Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar y rhestr wen ar ap symudol OUTLOOK
Er mwyn rhoi cyfeiriadau ebost ar y rhestr wen ar yr ap Outlook, y cwbl sydd angen i chi ei wneud yw:
Beth yw’r Mewnflwch Ffocws ar Outlook?
Mae’r Mewnflwch Ffocws ar Outlook yn cynnwys eich holl negeseuon ebost pwysig, a bydd rhai eraill nad ydynt mor bwysig yn mynd yn awtomataidd i’r tab Eraill.
Gan na allwch gael mynediad i’r opsiwn danfonwyr a pharthau diogel ar yr ap symudol, gallwch roi’r dull hwn ar waith.
————————————————————————————–
YAHOO
Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar restr wen ar YAHOO Mail
.
Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar restr wen ar ap symudol YAHOO Mail
————————————————————————————–
AOL
Sut i roi cyfeiriadau ebost pwysig ar y rhestr wen ar AOL
Cliciwch y botwm Ychwanegu Cyswllt ar y gwaelod
Canllawiau ar gyfathrebu ag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru dros ebost
Mae ein gwaith yn cynnwys trin gwybodaeth gyfrinachol, personol a sensitif yn rheolaidd, gan gynnwys cofnodion iechyd a gwybodaeth sensitif arall.
Yn gyffredinol, byddwn yn cyfathrebu â chi ar y cyfeiriad ebost rydych wedi’i ddarparu, oni bai eich bod yn nodi’n wahanol.
Rydym yn defnyddio ebost ‘Microsoft 365’ i anfon negeseuon ebost sy’n gwella ein diogelwch negeseuon ebost ac yn gwaredu’r angen inni ddefnyddio rhaglenni trydydd parti i amgryptio ein gohebiaeth.
Os byddwn yn cyfathrebu â chi dros ebost, byddwn yn anfon unrhyw wybodaeth gyfrinachol, sensitif neu bersonol atoch gan ddefnyddio ebost diogel wedi’i amgryptio drwy ebost ‘Microsoft 365’. Mae angen gwneud hyn i amddiffyn cynnwys y deunydd.
Ceir rhagor o wybodaeth a chanllawiau isod ar gyfathrebu â gwasanaeth yr Ombwdsmon dros ebost. Os oes gennych unrhyw ymholiadau am ddefnyddio negeseuon ebost yr Ombwdsmon sydd heb eu hateb yn y cwestiynau cyffredin isod, gallwch gysylltu ag ein tîm TG yn uniongyrchol: itc@ombudsman.wales
Pa amddiffyniad diogelwch y mae’r ombwdsmon yn ei ddefnyddio wrth anfon negeseuon ebost?
Mae’r swyddfa hon yn defnyddio sawl haen diogelwch i amddiffyn negeseuon ebost a anfonwn, gan gynnwys:
Yna, mae’r swyddfa hefyd yn amgryptio negeseuon ebost a anfonwn ymhellach gan ddefnyddio amgryptiad ‘Microsoft 365’ os yw’r ebost yn cynnwys gwybodaeth sensitif a/neu bersonol.
A yw’r Ombwdsmon yn amgryptio pob ebost a anfonir?
Na, dim ond negeseuon ebost sy’n cynnwys gwybodaeth gyfrinachol a/neu sensitif a phersonol y bydd yr Ombwdsmon yn eu hamgryptio. Ni fydd negeseuon ebost sy’n cynnwys cydnabyddiaethau neu wybodaeth gyffredinol yn cael eu hamgryptio.
Pam ydych chi’n amgryptio negeseuon ebost o gwbl?
Mae’r rhan fwyaf o bobl yn meddwl fod negeseuon ebost yn debyg i lythyrau papur drwy’r post mewn amlen, ond nid yw hyn yn wir. Mae negeseuon ebost sydd heb eu hamgryptio yn debycach i gardiau post, hynny yw, does dim amlen i atal yr ebost rhag cael ei ddarllen wrth gael ei gludo o’r danfonwr i’r derbyniwr. Felly, er mwyn atal mynediad heb awdurdod i wybodaeth sensitif a/neu bersonol, mae angen ffordd o ddiogelu’r wybodaeth hon. Dyma yw ystyr ‘amgryptio’.