Beth fyddwn ni’n ei wneud ar ôl cael cwyn am eich Practis

Bydd pob cwyn newydd yn cael ei hystyried gan ein Tîm Asesu Cwynion, a fydd yn gyfrifol am gynnal yr asesiad cychwynnol o gŵyn. Mae’n bosib y bydd aelod o’r Tîm yn cysylltu â’ch Practis ar y cam hwn i ofyn am ragor o wybodaeth am y gŵyn.

• Oes gennym awdurdod i ofyn am wybodaeth ynghylch cwyn y claf ar y cam hwn?

Ni fydd ein pŵer ffurfiol i fynnu bod eich practis yn cyflwyno gwybodaeth yn dod i rym nes bydd ymchwiliad wedi dechrau. Fodd bynnag, mae gennym bwerau hefyd i weithredu yn ychwanegol at neu yn lle cynnal ymchwiliad, a allai gynnwys cael gafael ar wybodaeth sy’n ofynnol i benderfynu a ddylid cychwyn ymchwiliad.

Lle rydym yn gofyn am wybodaeth gan eich practis, a all gynnwys cofnodion clinigol, bydd angen yr wybodaeth hon ar gyfer perfformiad y swyddogaeth statudol, fel y mae wedi’i nodi yn Neddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019. Yn unol â Deddf Diogelu Data, nid ydym, fel rheol, yn ceisio caniatâd yr unigolyn ar y sail ein bod yn perfformio ein tasg gyhoeddus, fel y mae wedi’i nodi yn ein deddfwriaeth lywodraethol. Hysbysir yr unigolyn o’r dull hwn yn yr Hysbysiad Preifatrwydd perthnasol, a ddarperir ar y cychwyn ar gyfer eu cwyn.

Lle mae unigolyn yn cwyno ar ran trydydd parti, ac rydym yn ceisio gwybodaeth y trydydd parti, byddwn yn gallu rhoi prawf o awdurdodiad yn unol â chais.

• Pam rydym yn gofyn am gael copi o’r ohebiaeth ynghylch y gŵyn?

Rydym yn gwneud hynny oherwydd bod angen i ni fod yn siŵr bod eich Practis wedi cael cyfle i ymateb i’r gŵyn. Mae hynny’n un o ddisgwyliadau ein deddfwriaeth os byddwn ni’n ymchwilio i’r mater ymhen amser.

• Pam rydym yn gofyn am gael gweld cofnodion cleifion weithiau?

Yn aml iawn mae’n bosib penderfynu, gyda help ein Cynghorydd Meddygon Teulu mewnol, a oes pwrpas ymchwilio i gŵyn ai peidio. Fodd bynnag, er mwyn gwneud hynny bydd angen i ni weld elfen berthnasol y cofnodion clinigol. Dylid pwysleisio mai dim ond pan fyddwn ni’n disgwyl bod y wybodaeth ar gael yn hwylus y byddwn ni’n gwneud hynny.

• Pam rydym yn gofyn am gael gweld contract eich Practis â’r Bwrdd Iechyd weithiau?

Rydym yn gwneud hynny oherwydd bod ein deddfwriaeth yn mynnu mai dim ond cwynion yn erbyn ymarferwr meddygol neu ddau unigolyn neu fwy sy’n ymarfer ar y cyd, ac sydd wedi ymrwymo i gontract gwasanaethau meddygol cyffredinol gyda Bwrdd Iechyd Lleol, y gallwn ymchwilio iddynt. Yn y rhan fwyaf o bractisau, mae’n gwbl amlwg pwy sydd â’r contract Meddyg Teulu ar adeg y gŵyn, ond mewn rhai achosion mae newidiadau i’r trefniadau contract wedi cymhlethu  ymchwiliadau.

Gallai’r Tîm Asesu Cwynion benderfynu ei bod yn briodol trosglwyddo’r gŵyn i Dîm Ymchwiliadau er mwyn ystyried ymhellach a ddylid cynnal ymchwiliad. Mae’n bosib y bydd Ymchwilydd yn cysylltu â’ch Practis i drafod y mater neu i ddechrau ar ymchwiliad.

• Pa wybodaeth y byddwn ni’n gofyn amdani ar ddechrau ymchwiliad?

Yn gyffredinol, ni fydd ymchwilydd yn gofyn am unrhyw wybodaeth sydd eisoes wedi’i chyflwyno. Fodd bynnag, gellid gofyn am wybodaeth ychwanegol, er enghraifft: cofnodion y claf; polisïau’r Practis; adroddiad o’r camau a gymerwyd gan y Practis yn dilyn ei adolygiad ei hun i’r gŵyn; cofnodion cyfarfodydd perthnasol y Practis ac ati.

• A fydd rhaid i’ch practis gyflwyno’r wybodaeth y byddwn ni’n gofyn amdani?

Yn ystod ymchwiliad, mae gennym bŵer yr Uchel Lys i fynnu bod unrhyw berson yn cyflwyno dogfennau sy’n berthnasol i’r ymchwiliad neu i fod yn bresennol fel tyst.

• Beth yw’r safonau clinigol y byddwn yn eu defnyddio wrth ystyried y gŵyn yn erbyn eich practis?

Byddwn yn ystyried a yw’r gofal a’r driniaeth a ddarparwyd gan eich practis yn briodol yn yr amgylchiadau ar adeg y materion a arweiniodd at y gŵyn. Gellir dod o hyd i fwy o fanylion am y safonau clinigol a ddefnyddir gennym ar y dudalen ‘Safonau Clinigol’, o dan y tab ‘Er darparwyr gwasanaeth’. Byddwn yn gofyn i’ch practis am sylwadau ynghylch y safonau y defnyddiwyd gennych wrth ddarparu’r gofal y cwynwyd amdano, ar ddechrau unrhyw ymchwiliad.

• Pam rydym yn gwahodd eich practis i setlo’r gŵyn weithiau?

Weithiau, mae’n bosib y gallai gweithred gan y Practis (fel eglurhad manylach) ddatrys y gŵyn, heb orfod troi at ymchwiliad.

• Beth fydd yn digwydd os bydd eich practis yn penderfynu gofyn am gymorth gan sefydliad amddifyn neu sefydliad tebyg?

Weithiau, efallai y bydd rhai sy’n ymwneud â’r gŵyn yn gofyn am gyngor gan eu hundeb amddiffyn. Rydym yn croesawu hynny, gan ei fod yn gallu gwella ymatebion. Fodd bynnag, rydym yn gofyn i’ch practis sicrhau nad yw cynnwys sefydliadau o’r fath yn achosi oedi diangen gydag unrhyw ymateb neu wybodaeth y gofynnwyd i’ch practis ei chyflwyno. Mae hefyd yn bwysig mai’r sawl rydym wedi cysylltu ag ef sy’n cyflwyno unrhyw dystiolaeth fel ymateb.

• Beth ddylech chi ei wneud pan fyddwn yn gofyn am wybodaeth am rywun sydd ddim yn un o gleifion eich Practis chi mwyach neu sydd wedi marw, neu wybodaeth ynghylch mater sydd ddim yn gysylltiedig â’ch Practis chi?

Ar ddechrau’r ymchwiliad, mae’n bosib na fyddwn yn gwybod pa wybodaeth sydd gan eich Practis chi a pha wybodaeth sydd wedi cael ei throsglwyddo i Bractis arall neu’r Bwrdd Iechyd (yn achos claf sydd wedi marw). Os oes gan eich practis wybodaeth, mae gennym y pŵer i fynnu eich bod yn ei chyflwyno, ni wnaeth a yw’n gŵyn yn erbyn eich Practis chi ai peidio. Ar y llaw arall, os nad oes gan eich practis chi’r wybodaeth, cofiwch roi gwybod i ni cyn gynted â phosib gan ddweud i bwy mae’r wybodaeth wedi cael ei throsglwyddo.

• A fyddwn yn cyfweld â’r rheini sy’n ymwneud â’r gŵyn?

Yn gyffredinol, mae’n bosib ymchwilio i bryder ar sail dogfennau yn unig. Fodd bynnag, efallai y bydd yr ymchwilydd o’r farn bod angen siarad â’r rheini sy’n ymwneud â’r gŵyn. Mae hefyd yn bosib i’ch practis ofyn am gael cyfarfod â’r ymchwilydd ar y dechrau i drafod y gŵyn. Mae taflen esboniadol ychwanegol ar gael i’r rheini rydym wedi gofyn iddynt ddod i gyfweliad. Mae’r daflen ar gael ar ein gwefan.

• A fyddwn yn rhoi cyfle i’ch practis wneud sylwadau ar ein casgliadau a chanfyddiadau?

Byddwn – cyn dirwyn yr ymchwiliad i ben, bydd eich practis yn cael cyfle i wneud sylwadau ar gasgliadau a chanfyddiadau’r ymchwiliad. Os gwneir unrhyw argymhellion, bydd eich practis yn cael gwahoddiad i gytuno arnynt. Wrth wneud sylwadau ar adroddiad drafft, mae’n bwysig bod eich practis yn dweud yn glir a ydych chi’n fodlon derbyn unrhyw argymhellion, gan y bydd hyn yn effeithio ar ganlyniad yr ymchwiliad. Wrth ystyried unrhyw argymhellion a chytuno arnynt, mae’n bwysig bod eich practis yn ffyddiog y gallwch eu rhoi ar waith.

• A fyddwn yn enwi’r meddygon teulu unigol yn yr adroddiad terfynol?

Er nad yw ymarferwyr meddygol sydd wedi ymrwymo i’r contract meddygol cyffredinol â’r Bwrdd Iechyd yn cael eu henwi’n awtomatig mewn adroddiadau ar ymchwiliadau, mae’n debygol y byddant yn cael eu henwi mewn gohebiaeth esboniadol i’r Practis, yr achwynydd a’r Bwrdd Iechyd perthnasol. Gallwn hefyd benderfynu y dylid enwi’r ymarferwyr hynny er budd y cyhoedd mewn rhai amgylchiadau.

• Pam rydym yn argymell iawndal weithiau?

Nid ein lle ni yw bod yn gorff dyfarnu iawndal. Pwrpas ein hargymhellion i dalu iawndal i unigolyn sydd wedi dioddef anghyfiawnder yw ceisio sicrhau bod yr unigolyn neu’r teulu yn dychwelyd i’r sefyllfa y byddent wedi’i hwynebu oni bai am y methiant mewn gwasanaeth. Gall hyn gynnwys iawndal am bryder, gofid neu ansicrwydd a achoswyd yn sgil unrhyw ddiffygion anodwyd.

Os hoffai eich practis wybod mwy am ein proses neu ein hymagwedd, cysylltwch â ni, drwy ffonio 0300 790 0203 neu ebostio holwch@ombwdsmon.cymru