Beth rydym ni’n ei wneud ar ôl cael eich cwyn

Caiff pob cwyn newydd ei hystyried gan ein Tîm y Cod Ymddygiad. Byddwn yn cydnabod derbyn eich cwyn. Rhaid i unrhyw gŵyn o’r fath fod wedi’i hategu gan dystiolaeth uniongyrchol, yn hytrach na honiadau. Os oes rhaid, gallwn gysylltu â chi i ddweud wrthoch os nad ydych wedi rhoi digon o dystiolaeth i ni i gefnogi eich cwyn. Wrth gyflwyno cwyn, rhaid i chi ddeall y bydd eich manylion yn cael eu datgelu i’r aelod rydych chi’n cwyno amdano neu amdani ac, os oes angen, rhaid i chi fod yn fodlon rhoi tystiolaeth lafar i gefnogi eich honiad.

Caiff pob cwyn, ac unrhyw wybodaeth ategol, ei harchwilio yn erbyn prawf dau gam. Yn gyntaf, byddwn yn ystyried a oes tystiolaeth uniongyrchol bod y Cod Ymddygiad wedi’i dorri. Yn ail, byddwn yn ystyried a oes angen cynnal ymchwiliad neu gyfeirio’r achos at bwyllgor safonau neu Banel Dyfarnu Cymru er budd y cyhoedd. Wrth wneud hynny, ystyrir nifer o ffactorau er budd y cyhoedd, fel: a yw aelod wedi mynd ati’n fwriadol i geisio sicrhau budd personol i’w hun neu i rywun arall ar draul y cyhoedd neu wedi camddefnyddio sefyllfa o ymddiriedaeth, a oes angen ymchwiliad er mwyn cynnal ffydd y cyhoedd mewn aelodau etholedig neu a yw ymchwiliad yn opsiwn cymesur yn yr amgylchiadau. Pan fydd gennym ddigon o wybodaeth i asesu eich cwyn, byddwn yn ceisio dweud wrthych o fewn chwe wythnos a ydyn yn bwriadu ymchwilio i’ch cwyn ai peidio. Fodd bynnag, pan nad yw’n bosib, fe wnawn adael i chi wybod.

Os nad yw cwyn yn bodloni’r prawf dau gam, cewch eglurhad ysgrifenedig gennym. Anfonwn gopi o’r penderfyniad hefyd at yr aelod a gyhuddwyd, Swyddog Monitro’r awdurdod perthnasol  (sy’n gallu ei rhannu gyda’u Pwyllgor Safonau) a’r Clerc (os mae’r aelod yn perthyn i Gyngor Tref neu Gymuned).

Os penderfynwn ymchwilio i’ch cwyn, caiff yr ymchwiliad ei gynnal gan un o’n Swyddogion Ymchwilio. Gall y Swyddog gysylltu â chi i drafod eich pryderon ac egluro beth fydd yn digwydd nesaf. Anfonwn gopi o’r gŵyn hefyd at yr aelod a gyhuddwyd, Swyddog Monitro’r awdurdod perthnasol a’r Clerc. Byddwn yn ysgrifennu atoch chi a’r partïon eraill sy’n ymwneud â’r gŵyn i gadarnhau ein penderfyniad i ymchwilio. Ar y cam hwn, fel rheol bydd y Swyddog Ymchwilio yn cael mwy o dystiolaeth ddogfennol berthnasol, tystiolaeth gan dystion a thystiolaeth gan yr aelod a gyhuddwyd.

Mae pob ymchwiliad yn amrywio ac er y gallai fod angen cyfweld â’r bobl dan sylw, gellir cwblhau rhai achosion drwy archwilio dogfennau’n unig. Ein nod yw cwblhau pob  ymchwiliad o fewn 12 mis ond cwblheir y rhan fwyaf ohonynt yn gynt na hyn. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am hynt yr ymchwiliad. Os byddwn, am unrhyw reswm, yn penderfynu bod rhaid i ni roi’r gorau i’n hymchwiliad, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro’r penderfyniad hwn.

Cynhaliwn ein hymchwiliadau yn breifat. Felly gofynnwn i chi beidio â chysylltu, na thrafod manylion y gŵyn neu unrhyw wybodaeth y byddwn ni’n ei rhannu â chi, ag unrhyw dystion posibl neu bobl a allai fod yn rhan o’r mater – boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol – er mwyn gwneud yn siŵr nad oes dim yn amharu ar yr ymchwiliad. Pan fydd gennym yr holl wybodaeth sydd ei hangen, byddwn yn ysgrifennu adroddiad neu lythyr i amlinellu’r dystiolaeth yr ydym wedi’i hystyried a’r casgliadau yr ydym wedi’u ffurfio.

Os down i’r casgliad nad oes tystiolaeth o dorri’r Cod Ymddygiad, byddwn yn cau’r ymchwiliad ac yn rhoi rhesymau ysgrifenedig am y penderfyniad hwn i bob parti.

Gallwn dan rai amgylchiadau benderfynu na ddylid cymryd camau pellach.

Os ydym yn canfod bod cwyn wedi’i chyfiawnhau ac, os byddwn hefyd yn ystyried y byddai hynny er budd y cyhoedd, gallwn ei chyfeirio naill ai at Bwyllgor Safonau’r awdurdod dan sylw, neu at dribiwnlys wedi’i gynnull gan Banel Dyfarnu Cymru i wneud penderfyniad am y materion. Cewch wybod am ein casgliadau, ac efallai y darparwn grynodeb o’r adroddiad er gwybodaeth i chi.  Anfonwn gopi o’n hadroddiad hefyd at yr aelod a gyhuddwyd. Bydd fersiwn llawn yr adroddiad yn aros yn gyfrinachol nes i’r Pwyllgor Safonau neu’r tribiwnlys wneud penderfyniad am y materion.

Wedi i ni benderfynu peidio ag ymchwilio i gŵyn yn erbyn aelod etholedig dewis cau ymchwiliad, neu benderfynu nad yw camau pellach yn briodol, mae ein tasg ar ben i bob pwrpas, a chaiff y ffeil ei chau. Ni wnawn ailagor achos dim ond am eich bod chi’n anghytuno â’n penderfyniad o bosib, ond gallwch wneud cais ysgrifenedig (o fewn ugain diwrnod gwaith) i ni adolygu eich achos os

• oes gennych dystiolaeth newydd berthnasol i’w ddangos i ni; neu
• y gallwch ddangos nad ydym wedi ystyried y wybodaeth a oedd gennym yn briodol wrth wneud ein penderfyniad.

Bydd ein Swyddog Adolygu ac Ansawdd Gwasanaeth yn ystyried a oes sail i adolygu eich cwyn ac os oes angen cymryd camau pellach.