Cwynodd Mr A am y diffyg cofnodion ynghylch digwyddiad pan ddioddefodd ei dad dorasgwrn difrifol yn ystod ei dderbyniad i gyfleuster iechyd meddwl ym mis Chwefror 2022.
Roedd yr Ombwdsmon yn pryderu bod diffygion yn y broses cadw cofnodion, a oedd yn mynd yn groes i’r drefn arferol ac i egwyddorion gweinyddu da, yn golygu nad oedd Mr A wedi cael disgrifiad cywir o’r hyn oedd wedi digwydd ac nad oedd modd ymdrin yn foddhaol â’i gŵyn. Roedd hyn wedi arwain at ansicrwydd a fyddai’n achosi anghyfiawnder parhaus i Mr A.
Ceisiodd a derbyniodd yr Ombwdsmon gytundeb y Bwrdd Iechyd i wneud y canlynol cyn pen 1 mis, sef: darparu ymddiheuriad ffurfiol am y methiannau o ran cadw cofnodion, cynnig taliad o £500 i gydnabod yr ansicrwydd parhaus roedd hyn wedi’i achosi ac atgoffa staff o bwysigrwydd cadw cofnodion cywir, yn enwedig mewn achosion pan ei fod yn bosib na fydd cleifion sy’n cael eu hasesu am broblemau iechyd meddwl yn gallu cofio gwybodaeth am ddigwyddiadau o’r fath yn hwyrach ymlaen.