Cwynodd Mr B am y ffordd yr oedd cymdeithas dai Trivallis (“y Gymdeithas”) wedi delio ag adroddiadau am waith atgyweirio yn ei gartref. Ymchwiliodd yr Ombwdsmon i weld a oedd y Gymdeithas wedi ymateb yn briodol i adroddiadau am leithder a llwydni a boeler wedi torri.
Canfu’r ymchwiliad nad oedd y Gymdeithas wedi ymateb yn briodol i adroddiadau am leithder a llwydni yng nghartref Mr B. Pan roddodd Mr B wybod i’r Gymdeithas am y problemau, ni chawsant sylw yn unol â pholisïau a chanllawiau perthnasol. O ganlyniad, bu Mr B yn byw mewn cartref gydag atgyweiriadau heb eu gwneud am bron i 7 mlynedd.
Ni ymatebodd y Gymdeithas yn briodol i adroddiadau bod y boeler wedi torri yng nghartref Mr B ac ni ddilynodd ei pholisi atgyweirio. Yn ystod y cyfnod yr oedd disgwyl i’r boeler gael ei atgyweirio, nid oedd Mr B yn gallu cynhesu ei gartref i lefel gyfforddus. Gwnaed gwaith atgyweirio yn y diwedd ar ôl i wraig Mr B gwyno i’r Gymdeithas.
Er nad oedd yn fater a nodwyd yn benodol ar gyfer ymchwiliad, roedd gan yr Ombwdsmon bryderon hefyd ynghylch y ffordd yr oedd y Gymdeithas wedi ymateb i gŵyn Mr B. Ni lwyddodd y Gymdeithas i gadw cofnodion cywir, ac arweiniodd hyn at gamgymeriadau sylfaenol yn y ffordd yr aethpwyd i’r afael â chwyn Mr B.
Roedd yr Ombwdsmon yn bryderus y gallai’r methiannau a nodwyd yn yr achos hwn fod yn systemig. Ni roddodd y Gymdeithas esboniad pam na chafodd problemau eu datrys yn gynt, er bod Mr B wedi gwneud llawer o geisiadau am atgyweirio. Mae’r methiannau a nodwyd yn ystod yr ymchwiliad hwn hefyd yn arwyddocaol. Nid oedd gweithwyr y Gymdeithas wedi mynd i gartref Mr B i archwilio’r to; defnyddiwyd ffotograffau o ymweliad blaenorol i gefnogi’r honiad anghywir eu bod wedi gwneud hynny. Yn ogystal â hyn, methodd y Gymdeithas â darparu’r cofnodion y gofynnwyd amdanynt fel rhan o’r ymchwiliad hwn.
Cyflwynodd yr Ombwdsmon nifer o argymhellion, ac fe wnaeth y Gymdeithas eu derbyn:
O fewn 1 mis:
a) Darparu tystiolaeth bod y Gymdeithas wedi cydnabod y methiannau a nodwyd yn yr adroddiad hwn ac wedi ymddiheuro i Mr B amdanynt.
b) Darparu tystiolaeth bod y Gymdeithas wedi cynnig iawndal ariannol o £625 i Mr B am y poen meddwl a achoswyd iddo gan y methiannau a nodwyd yn yr adroddiad hwn. Mae hyn yn ychwanegol at y £375 a ddarparwyd eisoes, sy’n rhoi cyfanswm o £1,000 o iawndal ariannol. Nid wyf wedi ystyried iawndal am y costau a ddaeth i ran Mr B gan fod y Gymdeithas wedi rhoi sylw i hyn yn barod.
O fewn 3 mis:
c) Sicrhau bod yr holl staff perthnasol yn cael hyfforddiant i adnabod cwsmeriaid agored i niwed ac ymateb iddynt mewn ffordd briodol.
ch) Darparu tystiolaeth bod y Gymdeithas wedi datblygu a chyflwyno gweithdrefn lleithder a llwydni.
d) Sicrhau bod rhaglen hyfforddi sy’n seiliedig ar senarios yn cael ei darparu i’r holl staff perthnasol i sicrhau bod gwersi’n cael eu dysgu o’r achos hwn a bod staff yn ystyried amgylchiadau unigol wrth flaenoriaethu gwaith atgyweirio.
dd) Darparu tystiolaeth bod y Gymdeithas wedi datblygu a chyflwyno proses i sicrhau bod ceisiadau sy’n cael eu gwneud dro ar ôl tro am atgyweirio yn cael eu nodi, eu cofnodi a’u huwchgyfeirio ar gyfer ymchwiliad pellach.
e) Adolygu ei phroses rheoli cofnodion a gwneud newidiadau angenrheidiol i sicrhau ei bod yn cydymffurfio ag egwyddorion “Materion yn ymwneud â Rheoli Cofnodion yn Dda”.
f) Rhannu copi o’r adroddiad hwn gyda Phwyllgor Sicrwydd y Gymdeithas, a ddylai oruchwylio a monitro cydymffurfiad y Gymdeithas â’r argymhellion hyn.