Cwynodd Mr A ar ran ei fam, Ms B. Roedd yr ymchwiliad yn ystyried a oedd y Cyngor wedi cynnal ymchwiliad trylwyr i ganfod y rheswm/rhesymau pam y bu oedi o’r fath wrth ailasesu cyfraniadau’r gwasanaeth gofal a chymorth, ac a oedd camau priodol wedi cael eu cymryd i sicrhau nad oedd y mater hwn yn digwydd eto yn y flwyddyn ariannol nesaf. Fe wnaethom hefyd ystyried a oedd y rhesymeg dros y ddyled wedi’i gronni – a’r swm hwnnw – wedi cael ei chyfleu’n briodol i Ms B ac a oedd y cynllun ad-dalu a’r cynnydd arfaethedig mewn debyd uniongyrchol heb ganiatâd/awdurdodiad yn briodol.
Ar sail y deunydd a gafwyd yn ystod yr ymchwiliad, roedd yn amlwg bod y broses ailasesu yn hirfaith a bod bylchau yn y broses gyfathrebu â Ms B, a oedd yn cymhlethu pethau. Roedd y Cyngor eisoes wedi cynyddu nifer y staff i fynd i’r afael â’r ôl-groniad o ailasesiadau, a dywedodd fod hyn yn gostwng. Fodd bynnag, teimlai’r Ombwdsmon y gallai Polisi Codi Tâl Dibreswyl y Cyngor (“y Polisi”) a’r cyfathrebiadau ysgrifenedig â defnyddwyr gwasanaeth fod yn gliriach, ac y dylai gynnwys amserlen fwy realistig ar gyfer ailasesu i reoli disgwyliadau. Dylid hefyd egluro, er bod y mandad debyd uniongyrchol yn caniatáu diwygio taliad heb awdurdod pellach, y dylid nodi hyn yn glir yn y Polisi.
Cytunodd y Cyngor i wneud y canlynol i ymateb i gynnig a wnaed gan yr Ombwdsmon i setlo’r gŵyn:
• O fewn 1 mis, bydd y Cyngor yn ymddiheuro i Ms B yn ei phrif iaith, sy’n cydnabod y materion yn y broses sydd wedi achosi gofid iddi ac wedi golygu bod angen iddi gyflwyno’r gŵyn hon, yn ogystal â thalu £250 iddi am y trallod a achoswyd a’r amser a’r drafferth wrth gyflwyno ei chŵyn.
• O fewn 3 mis, bydd y Cyngor yn adolygu ac yn diwygio’r Polisi Codi Tâl Dibreswyl; yn adolygu ac yn diwygio’r llythyrau ailasesu a anfonwyd at ddefnyddwyr gwasanaeth ym mis Ebrill; ac yn cynnal ymchwiliad mewnol i’r broses ailasesu.