Cwynodd Mr A nad oedd Hedyn wedi anfon gohebiaeth drwy e-bost, sef ei ddull cyswllt dewisol.
Canfu’r Ombwdsmon fod Hedyn wedi anfon llythyr ymateb i gŵyn at Mr A drwy’r post er gwaethaf ei ddewis o gyswllt drwy e-bost, a bod hynny wedi achosi pryder iddo. Methodd Hedyn ag ymateb pan gododd Mr A hyn fel pryder. Derbyniodd yr Ombwdsmon fod Hedyn wedi methu â gweithredu yn unol â dewisiadau cyswllt Mr A.
Ceisiodd a chafodd yr Ombwdsmon gytundeb Hedyn i gysylltu â Mr A, o fewn pythefnos, i ymddiheuro am fethu â rhoi ymateb i’w gŵyn iddo yn unol â’i ddewisiadau cyswllt a rhoi cadarnhad bod ei ddewis cyswllt wedi’i gofnodi fel un drwy e-bost.