Adroddiad budd y cyhoedd: Cyngor Sir y Fflint (202401983)

Cyhoeddir yr adroddiad hwn o dan adran 23 o Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019.

Rydym wedi cymryd camau i ddiogelu hunaniaeth yr achwynydd ac eraill, cyn belled ag y bo modd. Mae enw’r achwynydd ac eraill wedi’u newid, hefyd.

Cwynodd Miss Y am y ffordd yr oedd ei landlord, Cyngor Sir y Fflint, wedi ymateb i adroddiadau am leithder a llwydni yn ei chartref ac a oedd wedi cymryd camau priodol i ddarparu llety arall.

Canfu’r ymchwiliad nad oedd y Cyngor wedi llwyddo i nodi bod Miss Y wedi gwneud nifer o geisiadau atgyweirio ynglŷn â’r un mater. Cafodd ceisiadau atgyweirio eu trin ar wahân. Ymwelodd swyddogion â chartref Miss Y ar sawl achlysur i fynd i’r afael â phroblemau newydd, wrth i geisiadau atgyweirio blaenorol barhau i fod heb eu datrys. Fel y cyfryw, collwyd llawer o gyfleoedd i nodi lleithder a llwydni ac i gynnal gwaith i fynd i’r afael â hyn.

Ni weithredodd y Cyngor mewn modd amserol unwaith iddynt ddod yn ymwybodol o’r gwaith a oedd ei angen i gartref Miss Y. Gadawyd Miss Y a’i phlant i fyw mewn amodau annerbyniol am 5 mis ar ôl i’r Cyngor ddod yn ymwybodol o leithder yn ei chartref.

Roedd yr Ombwdsmon yn pryderu y gallai’r methiannau a nodwyd yn yr achos hwn fod yn systemig. Mae’r methiannau a nodwyd yn yr achos hwn, yn enwedig mewn perthynas ag nodi ac ymateb i geisiadau niferus mewn perthynas ag atgyweirio, yn rhai y gall sefydliadau eraill ddysgu ohonynt.

Gwnaeth yr Ombwdsmon nifer o argymhellion, a dderbyniwyd gan y Cyngor.

O fewn 1 mis:

a) Cydnabod ac ymddiheuro i Miss Y am y methiannau a nodwyd yn yr adroddiad hwn.

b) Yn ogystal â’r cynnig o £500 a wnaed eisoes gan y Cyngor, cynnig taliad iawndal pellach o £1,258 i Miss Y. Mae hyn yn cynnwys £1,008 am golledion dodrefn ac eiddo a £250 am y gofid a achoswyd iddi gan y methiannau a nodwyd yn yr adroddiad hwn, gan wneud cyfanswm iawndal o £1,758.

c) Sicrhau bod swyddogion o’r adran Tai a Chymunedau yn cael eu hatgoffa o’r gofyniad i gwblhau gwaith papur yn llawn ac yn gywir.

ch) Cysylltu â Miss Y i gael manylion unrhyw waith sydd heb ei wneud i’w chartref presennol a rhoi amserlen o waith iddi yn manylu pryd y bydd y gwaith hwn yn cael ei gwblhau.

O fewn 3 mis:

d) Datblygu proses i sicrhau bod ceisiadau atgyweirio ailadroddus yn cael eu nodi, eu cofnodi a’u huwchgyfeirio i’w hymchwilio ymhellach gan sicrhau bod dull cyfannol yn cael ei gymryd i geisiadau atgyweirio.

dd) Datblygu canllawiau ar yr amgylchiadau y dylid pennu Swyddogion Cyswllt Tenantiaid oddi tanynt, gan sicrhau ei fod hefyd yn cael Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb cyn ei weithredu.

e) Datblygu polisi adleoli mwy penodol sy’n nodi’r camau y bydd y Cyngor yn eu cymryd, a chyfrifoldebau’r Cyngor a Deiliad y Contract.

f) Adolygu polisïau a gweithdrefnau ar gyfer cynnal a chofnodi arolygon cyn gosod yn gywir.

1. Cwynodd Miss Y nad oedd ei landlord, Cyngor Sir y Fflint (“y Cyngor”), wedi cymryd camau priodol mewn perthynas ag adroddiadau am leithder a llwydni yn ei chartref. Ystyriodd yr ymchwiliad y canlynol:

a) A ymatebodd y Cyngor yn briodol i adroddiadau am leithder a llwydni a wnaed gan Miss Y rhwng Medi 2018 a Rhagfyr 2023.

b) A oedd y camau a gymerodd y Cyngor i sicrhau llety arall i Miss Y a’i theulu yn amserol, yn briodol ac yn unol â’r polisïau a’r gweithdrefnau perthnasol.

2. Ystyriais dystiolaeth a gafwyd gan y Cyngor a Miss Y. Nid wyf wedi cynnwys pob manylyn yr ymchwiliwyd iddo yn yr adroddiad hwn, ond rwy’n fodlon na chafodd unrhyw beth arwyddocaol ei esgeuluso.

3. Cafodd Miss Y a’r Cyngor gyfle i weld a rhoi eu sylwadau ar ddrafft o’r adroddiad hwn cyn cyhoeddi’r fersiwn derfynol.

4. Deddf Rhentu Cartrefi (Cymru) 2016 (“y Ddeddf”). Mae Rhan 4 o’r Ddeddf yn gosod rhwymedigaethau ar landlordiaid ynghylch cyflwr y cartrefi y maent yn eu gosod. Mae’r rhain yn cynnwys sicrhau bod annedd mewn cyflwr da ac yn addas i bobl fyw ynddi. Mae Adran 92 ’r Ddeddf yn nodi bod yn rhaid i “landlord o dan gontract diogel…– gadw strwythur a thu allan yr annedd mewn cyflwr da”. Mae Adran 97 o’r Ddeddf yn nodi nad yw rhwymedigaethau landlord o dan adran 92 yn codi nes iddynt ddod yn ymwybodol bod angen gwneud gwaith atgyweirio. Mae Adran 97 hefyd yn nodi bod landlord wedi cydymffurfio â rhwymedigaethau adran 92 os yw’n cyflawni’r gwaith neu’r atgyweiriadau angenrheidiol o fewn amser rhesymol.

5. Y Pethau Iawn – Clywed Llais Tenantiaid (“y Canllawiau ar Gynnwys Tenantiaid”, Llywodraeth Cymru, 2019). Canfu hyn fod diwylliant, gwerthoedd ac ymddygiad sefydliad yn hanfodol i ymgysylltu â thenantiaid. Mae hyn yn cynnwys “canolbwyntio ar gydberthnasau adeiladol, gonest, agored a pharchus” rhwng tenantiaid a landlordiaid.

6. Cyflwr a Diffyg Atgyweirio Tai Cymdeithasol: Adborth i Landlordiaid Cymdeithasol (“yr Adborth ar Atgyweirio”), Llywodraeth Cymru, Chwefror 2022. O ran diffyg atgyweirio;

• Mae “pwynt meddwl 2” yn datgan y “dylai fod gan landlordiaid cymdeithasol brosesau, systemau a diwylliant o berchenogaeth er mwyn i broblemau allu cael eu nodi a’u huwchgyfeirio’n hawdd at sylw’r bobl iawn”.
• Mae “pwynt meddwl 5” yn datgan y “dylai landlordiaid cymdeithasol sicrhau eu bod yn parhau i ddarparu gwasanaeth atgyweirio a chynnal a chadw priodol tra bod eiddo yn cael ei feddiannu, hyd yn oed os bydd yn aros i gael ei ailddatblygu”.
• Mae “pwynt meddwl 9” yn datgan y “dylai landlordiaid cymdeithasol sicrhau bod mesurau ar waith i nodi’n benodol broblemau sy’n ymwneud â lleithder a llwydni y rhoddwyd gwybod amdanynt a mynd i’r afael â nhw. Dylai hyn gynnwys cynnal ymchwiliad/arolygiadau yn ddiofyn, gan sicrhau bod anwedd a’i achosion yn cael eu diagnosio’n gywir, unioni unrhyw ddiffygion cyn gynted â phosibl a rhoi cymorth a chyngor i denantiaid”.

7. Safon Ansawdd Tai Cymru (“y WHQS”) 2023 (wedi’i diweddaru diwethaf ym mis Ebrill 2024) yn nodi’r safonau disgwyliedig ar gyfer tai cymdeithasol yng Nghymru, y mae landlordiaid yn cael eu mesur yn eu herbyn. Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol i gartrefi fod yn “rhydd o leithder”, gan gynnwys anwedd parhaus. Rhaid cymryd pob mesur i uwchraddio’r awyru mewn cartref, yn benodol mewn perthynas â sicrhau awyru digonol mewn ceginau ac ystafelloedd ymolchi.

8. Polisi Rheoli Tai’r Cyngor, a gymeradwywyd ym mis Ionawr 2024. O ran adleoli (lle mae’n ofynnol i breswylydd adael ei gartref am gyfnod o amser) mae’n nodi mai “ein nod yw lleihau’r aflonyddwch i’r eithaf, a dychwelyd deiliad contract i’w gartref cyn gynted â phosibl ac achosi’r anghyfleustra a’r gost leiaf bosibl iddynt”.

9. Mae’n rhaid i bob corff cyhoeddus gydymffurfio â Deddf Hawliau Dynol 1998, sy’n ymgorffori’r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol (“y Confensiwn”) yng nghyfraith y DU. Mae Erthygl 8 o’r Confensiwn yn rhoi’r hawl i unigolion gael parch at eu bywyd preifat a theuluol.

10. Nid fy swyddogaeth yw gwneud canfyddiadau diffiniol ynghylch a yw corff cyhoeddus wedi torri hawliau dynol unigolyn trwy ei weithredoedd (neu ei ddiffyg gweithredu). Fodd bynnag, wrth ystyried a fu camweinyddu neu fethiant gwasanaeth ar ran corff cyhoeddus, gallaf ystyried a yw cyrff cyhoeddus yn ystyried hawliau dynol pan fyddant yn cyflawni eu swyddogaethau pan fo hyn yn ystyriaeth berthnasol. Yn unol â hynny, byddaf yn nodi pan fydd materion hawliau dynol yn cael eu cynnwys ac yn gwneud sylwadau pan fydd tystiolaeth nad yw corff cyhoeddus wedi rhoi digon o sylw iddynt.

11. Mae Egwyddorion Gweinyddu Da’r Ombwdsmon, a gyhoeddwyd gan fy rhagflaenydd¹, yn darparu canllawiau i bob corff cyhoeddus yng Nghymru eu dilyn.

• Egwyddor 2 yw “Canolbwyntio ar y cwsmer” drwy ddelio â phobl yn gymwynasgar, yn brydlon ac yn sensitif, gan ystyried eu hamgylchiadau unigol.
• Egwyddor 4 yw “Gweithredu’n Deg ac yn Gymesur” drwy ddelio â phobl yn ddiduedd a chyda pharch, gan sicrhau bod penderfyniadau’n rhydd rhag rhagfarn ac yn ystyried amgylchiadau unigol.
• Egwyddor 5 yw “Gwneud Pethau’n Iawn” drwy gydnabod camgymeriadau a chymryd camau prydlon i wneud pethau’n iawn.

Rhaid i Gyrff Cyhoeddus yng Nghymru roi sylw i’r canllawiau hyn wrth gyflawni eu swyddogaethau.

12. Materion yn ymwneud â Rheoli Cofnodion yn Dda’r Ombwdsmon² sy’n manylu ar bwysigrwydd trefniadau da o gadw cofnodion mewn gwasanaethau cyhoeddus a’r effaith bosibl o fethu â gwneud hynny.

13. Byw mewn Cyflyrau Difrifol³ – adroddiad thematig yr Ombwdsmon am gwynion i’n swyddfa ynghylch diffyg atgyweirio tai a lleithder a llwydni (“yr Adroddiad Thematig”), a gyhoeddwyd ym mis Tachwedd 2024, a oedd yn adrodd ar gwynion a dderbyniwyd ynghylch lleithder, llwydni ac amodau gwael mewn tai cymdeithasol. Ystyriodd yr Adroddiad Thematig hefyd ansawdd arolygiadau cyn gosod, gan argymell bod landlordiaid yn cynnal arolygiad cyn gosod llawn a phriodol cyn bod deiliad yn symud i mewn ac yn cwblhau’r holl waith angenrheidiol cyn i’r ddeiliadaeth ddechrau.

1 Egwyddorion Gweinyddu Da o dan adran 34 o Ddeddf OGCC 2019

2 Materion yn ymwneud â Rheoli Cofnodion yn Dda

3 Byw mewn Cyflyrau Difrifol

14. Dychwelwyd yr eiddo a fyddai’n dod yn gartref i Miss Y i’r Cyngor ym mis Awst 2015. Roedd llythyr gan aelod o deulu’r tenant blaenorol at y Cyngor, dyddiedig 28 Awst, yn nodi bod y waliau’n ddu oherwydd lleithder. Cyn i Miss Y symud i mewn, gwnaed gwaith i drin llwydni yn yr eiddo. Cofnododd Cofnod Gwybodaeth Eiddo Gwag, dyddiedig 2 Medi, gyflwr yr eiddo fel “cymedrol” heb unrhyw sôn am broblemau lleithder. Ni roddwyd unrhyw reswm dros y sgôr hon ac ni thynnwyd unrhyw luniau. O dan adran dan y pennawd “A oes unrhyw risgiau yn yr eiddo?” ysgrifennwyd rhestr o ddyddiadau. Cofnododd Rhestr Wirio Cynnig Tenantiaeth, dyddiedig 7 Hydref, y byddai Miss Y yn cael lwfans llawn o dalebau addurno gan fod yr eiddo wedi’i blastro drwyddo draw. Ni chwblhawyd yr adran o’r rhestr wirio a oedd yn nodi a yw’r tenant yn fodlon â’r eiddo. Symudodd Miss Y i mewn i’r eiddo ar 12 Hydref 2015.

15. Ym mis Medi 2017 gwnaeth Miss Y ei hadroddiad cyntaf o leithder. Mae cofnodion yn dangos ymgais i arolygu ym mis Tachwedd ond nad oedd swyddogion y Cyngor yn gallu cael mynediad i gartref Miss Y. Nid yw’n glir a drefnwyd yr apwyntiad hwn cyn yr ymweliad. Ym mis Ionawr 2022, adroddodd Miss Y am broblemau gyda lleithder eto, a defnyddiodd y Cyngor golch gwrthffyngol i drin cwpwrdd yn yr ystafell ymolchi. Ym mis Ionawr 2024, cofnododd y Cyngor fod gwaith wedi’i wneud i “gywiro problemau llwydni ac anwedd” yng nghartref Miss Y. Mae’r cofnod yn cyfeirio at ffotograffau a dynnwyd bryd hynny. Fodd bynnag, mewn ymateb i’r ymchwiliad hwn, dywedodd y Cyngor nad oedd unrhyw lwydni yn bresennol, pan fynychodd yr eiddo, felly ni thynnwyd unrhyw luniau.

16. Ym mis Awst 2020, cofnodwyd atgyweiriad gyda’r Cyngor i osod colfachau newydd ar ddrws y lolfa yng nghartref Miss Y. Yn ystod cyfnod yr ymchwiliad hwn, gwnaed 9 atgyweiriad pellach i’r drysau mewnol ar lawr gwaelod cartref Miss Y, gyda llawer o’r disgrifiadau atgyweirio yn dweud bod y drws yn dod i ffwrdd o’r ffrâm. Mewn un adroddiad, dogfennwyd bod Miss Y wedi dweud bod pren ffrâm y drws wedi pydru.

17. Ym mis Chwefror 2022, adroddodd Miss Y am grac mawr mewn wal ystafell wely, a oedd yn peri risg i’w phlant. Cofnododd arolygiadau a gynhaliwyd ar y pryd yr angen i wneud gwaith. Ym mis Mai 2022, gwnaeth Miss Y adroddiad arall ynghylch y craciau yn y plastr o amgylch y ffenestri. Ceisiwyd arolygiad ond ni chafodd ei gwblhau. Mae cofnodion o fis Tachwedd 2023 yn cyfeirio at yr angen i atgyweirio plastr o amgylch drws a ffenestri ystafell wely. Cofnodwyd yr atgyweiriad hwn yn ddiweddarach fel un wedi’i ganslo ym mis Ionawr 2024.

18. Ym mis Mawrth 2023, adroddodd Miss Y bod dŵr yn dod i mewn i ystafell wely. Ymwelodd swyddog ar 19 Ebrill ond ni aeth i mewn i’r eiddo. Gwnaethant gofnodi bod Miss Y ar ei ffordd allan a bod “rhywun arall yn y tŷ ond nad oedd yn ymddangos bod ganddi ddiddordeb”.

19. Ym mis Rhagfyr derbyniodd y Cyngor amcangyfrif o’r gwaith a oedd yn ofynnol i gartref Miss Y gan gwmni preifat sy’n arbenigo mewn atal lleithder (“y Cwmni Cyntaf”). Nid yw’n amlwg o’r cofnodion beth sbardunodd yr adroddiad. Roedd hwn yn argymell y dylid cynnal gwaith helaeth i atal lleithder er mwyn mynd i’r afael â lleithder sy’n codi (lle mae lleithder o’r ddaear yn symud i fyny trwy strwythur adeilad). Fodd bynnag, ni chymerwyd unrhyw gamau dybryd.

20. Ym mis Ionawr 2024 gwnaeth Miss Y adroddiadau pellach am ollyngiadau dŵr mewn ystafell wely. Anfonodd hefyd luniau o lwydni yn ei chartref at ei chynghorydd lleol. Rhannwyd y rhain gyda swyddogion yn yr adran Tai a Chymunedau.

21. Ym mis Chwefror, canslodd y Cyngor gais i osod ffaniau echdynnu newydd yng nghartref Miss Y, gyda nodyn yn dweud “llwyth o leithder yn yr eiddo”. “Tenant yn symud allan oherwydd gwaith adnewyddu mawr…dim pwynt gosod ffannau newydd ar hyn o bryd”. Anfonodd ail gwmni preifat (“yr Ail Gwmni”) adroddiad ac argymhellion at Arweinydd y Tîm Adeiladwyr (Atgyweiriadau Tai) y Cyngor (“Arweinydd y Tîm Adeiladwyr”). Cynhaliwyd yr arolwg hwn oherwydd dywedodd y Cwmni Cyntaf na fyddent yn gallu dechrau gweithio yng nghartref Miss Y tan fis Mawrth. Gwnaethant gynghori bod angen gwaith helaeth i gartref Miss Y. Rhannodd Arweinydd y Tîm Adeiladwyr yr adroddiad gyda chydweithwyr, gan eu cynghori y byddai angen dod o hyd i lety arall i Miss Y tra byddai gwaith yn cael ei wneud. Yn fuan wedyn, cysylltodd Swyddog Tai (“y Swyddog Tai”) â Miss Y gan ei hysbysu am 4 eiddo posibl, yr oedd Miss Y yn teimlo bod 1 ohonynt yn addas ar gyfer ei theulu.

22. Anfonodd y Swyddog Tai e-bost hefyd at Reolwr Tîm Gwaith Cyfalaf y Cyngor ac Arweinydd y Tîm Adeiladwyr yn holi am faint y gwaith a oedd ei angen i gartref Miss Y. Gofynnodd hefyd a oedd Swyddog Cyswllt Tenantiaid (sy’n gweithredu fel pwynt cyswllt cyntaf rhwng preswylydd a’r Cyngor, gan sicrhau bod preswylwyr yn cael gwybod am waith a gynlluniwyd) wedi’i roi i Miss Y, a oedd yn bryderus iawn am y gwaith ac am orfod gadael ei chartref, yn enwedig gan ei bod yn rhiant sengl. Atebodd Arweinydd y Tîm Adeiladwyr, gan gopïo Rheolwr y Tîm Gwaith Cyfalaf. Dywedodd y byddai’r “holl waith sydd angen ei wneud yn cael ei wneud” ac nad oedd Miss Y “ar ei phen ei hun, mae ganddi gariad, gan ei fod wedi siarad â’r contractwr”. Dywedodd y byddai’r gwaith yn cymryd tua mis ar ôl i Miss Y adael yr eiddo.

23. Ym mis Mawrth 2024, gwnaeth Miss Y gŵyn ffurfiol i’r Cyngor yn manylu ar ei phroblemau parhaus gyda lleithder a llwydni. Dywedodd ei bod wedi dioddef colledion ariannol a gofynnodd a allai aros yn ei heiddo newydd yn barhaol, ac nid dim ond am y 4 wythnos yr oedd y Cyngor yn rhagweld y byddai eu hangen i wneud y gwaith. Roedd hyn oherwydd maint y gwaith a oedd angen ei wneud i’w chartref blaenorol a’r straen a achoswyd gan orfod symud eto. Mewn ymateb, cynigiodd y Cyngor £500 i Miss Y. Dywedodd hefyd fod gwaith ar y gweill i ganiatáu i Miss Y aros yn ei heiddo newydd yn barhaol, ac y byddai’r Cyngor yn trefnu iddo gael ei addurno.

24. Unwaith i Miss Y adael ei chartref, sefydlodd y Cyngor fod y gwaith angenrheidiol yn fwy nag a ragwelwyd. Argymhellodd y Cwmni Cyntaf a’r Ail Gwmni y dylid symud y gegin a’r ystafell ymolchi er mwyn caniatáu i waith helaeth yn gysylltiedig â lleithder gael ei wneud ar lawr gwaelod cartref Miss Y. Yn ystod yr arolygiad, canfuwyd, yn ogystal â hyn, fod angen gwaith sylweddol hefyd i fyny’r grisiau yng nghartref Miss Y, gan gynnwys tynnu plastr, a dymchwel ac ailosod wal fewnol a rhan o nenfwd.

25. Cwynodd Miss Y i’r Ombwdsmon ym mis Mehefin 2024 gan ddweud nad oedd y Cyngor wedi ymateb yn briodol i’w hadroddiadau am leithder a llwydni yn ei chartref, yr oedd wedi bod yn eu gwneud ers mis Medi 2018. Er iddi gael gwybod bod y galwadau’n cael eu cofnodi, dywedodd Miss Y nad oedd unrhyw apwyntiadau i asesu’r mater wedi’u gwneud. Dywedodd y byddai’n codi’r problemau am leithder a llwydni gyda swyddogion y Cyngor pan fyddent yn ymweld â’i chartref i wneud atgyweiriadau eraill, ond dywedwyd wrthi mai dim ond y gwaith a neilltuwyd iddynt bryd hynny y gallent ymdrin. Dywedodd Miss Y fod y gwaith addurno yn ei chartref newydd heb ei orffen a’i bod hi wedi cwblhau’r gwaith addurno ei hun. Dywedodd Miss Y hefyd fod atgyweiriadau eraill heb eu gwneud yn ei heiddo newydd.

26. Dywedodd Miss Y ei bod wedi gorfod cysylltu â’r cyngor dro ar ôl tro i gael y newyddion diweddaraf, am na bennwyd Swyddog Cyswllt Tenantiaid iddi, gan achosi anghyfleustra a straen iddi. Ar adeg gwneud ei chŵyn i’r Ombwdsmon, nid oedd y Cyngor wedi cyhoeddi cadarnhad ffurfiol y gallai Miss Y aros yn ei heiddo newydd yn barhaol. Roedd hyn yn destun pryder iddi, gan ei bod yn poeni y gallai’r Cyngor ei gwneud yn ofynnol iddi hi a’i phlant symud cartref eto (mae’r Cyngor wedi cadarnhau ers hynny y gall Miss Y aros yn ei chartref presennol).

27. Dywedodd Miss Y fod byw mewn cartref â lleithder a llwydni wedi arwain at heintiau dychweliadol i’r frest, iddi hi a’i phlant, a bod ei phlentyn ieuengaf wedi cael diagnosis o asthma (cyflwr yn yr ysgyfaint sy’n achosi anawsterau anadlu). Oherwydd iddynt gael eu difrodi gan lwydni, dywedodd Miss Y fod yn rhaid iddi gael gwared ar ddodrefn, dillad ac eiddo eraill. Dywedodd fod ei haddysg a’i chyflogaeth wedi cael eu heffeithio’n negyddol oherwydd yr amser a gymerodd i godi materion gyda’r Cyngor dros nifer o flynyddoedd. Dywedodd Miss Y nad oedd hi’n teimlo bod y Cyngor wedi gwrando arni, a bod hyn wedi effeithio ar ei hiechyd meddwl gan ei bod hi’n poeni’n gyson am effaith yr amodau yn ei chartref arni hi a’i phlant. Roedd hi eisiau i’r Cyngor ymddiheuro am ei fethiannau, i roi mesurau ar waith i atal y rhain rhag digwydd eto ac iddynt ystyried iawndal am ei cholledion ariannol.

28. Nid yw’r holl dystiolaeth a ddarparwyd gan y Cyngor wedi’i hailadrodd yma, gan fod llawer ohoni wedi’i hamlinellu yn yr adran “digwyddiadau cefndir” uchod yn yr adroddiad hwn.

29. Dywedodd y Cyngor iddo ddod yn ymwybodol am y tro cyntaf fod angen gwaith atal lleithder yn eiddo Miss Y ar 8 Rhagfyr 2023 pan dderbyniodd yr adroddiad gan y Cwmni Cyntaf. Dywedodd nad oedd unrhyw dystiolaeth o broblem gyda lleithder yn codi yng nghartref Miss Y cyn hyn. Dywedodd nad oedd y lleithder a’r llwydni yng nghartref Miss Y yn ddifrifol, a bod penderfyniad wedi’i wneud i gynnig llety arall oherwydd yr aflonyddwch y byddai’r gwaith arfaethedig yn ei achosi. O ran atgyweiriadau i ddrysau mewnol yng nghartref Miss Y, dywedodd y Cyngor fod tystiolaeth y gallai difrod neu gamddefnydd fod wedi cyfrannu at hyn.

30. Dywedodd y Cyngor fod swyddogion tai wedi cael gwybod ar 5 Chwefror 2024 y byddai angen llety arall ar Miss Y, a bod eiddo addas wedi’i ganfod ar 7 Chwefror, gan nodi bod Miss Y yn hapus i symud i mewn i’r eiddo er nad oedd wedi’i addurno, gan mai’r bwriad gwreiddiol oedd y byddai’n byw yno am 4 wythnos yn unig. Dywedodd fod adroddiad wedi’i gwblhau ar 23 Mai yn gofyn i Miss Y aros yn barhaol yn yr eiddo hwn, a bod Miss Y wedi arwyddo cytundeb meddiannaeth i’r perwyl hwn ar 1 Gorffennaf.

31. Ni ddarparodd y Cyngor bolisi penodol ar bennu Swyddogion Cyswllt Tenantiaid. Pan ofynnwyd iddo am ei bolisi ynghylch adleoli, cyfeiriodd at y Polisi Rheoli Tai. Dywedodd na fyddai’n arferol penodi Swyddog Cyswllt Tenantiaid mewn sefyllfa fel sefyllfa Miss Y a bod ei Swyddog Tai yn gweithredu fel un pwynt cyswllt.

32. Darparodd y Cyngor fanylion y newidiadau i wasanaethau a wnaed ers y digwyddiadau y cyfeirir atynt yn yr ymchwiliad hwn. Roedd y rhain yn cynnwys mwy o ddefnydd o ffotograffau i ddogfennu cyflwr eiddo a newidiadau i’r ffordd y mae rhestrau gwirio tenantiaeth yn cael eu cwblhau.

a) A ymatebodd y Cyngor yn briodol i adroddiadau am leithder a llwydni a wnaed gan Miss Y rhwng Medi 2018 a Rhagfyr 2023.

33. Rhwng mis Medi 2018 a mis Rhagfyr 2023, ymwelodd swyddogion y Cyngor â chartref Miss Y dro ar ôl tro mewn ymateb i geisiadau atgyweirio. Mae’r dystiolaeth a adolygais yn dangos bod y Cyngor wedi methu â nodi bod nifer o geisiadau atgyweirio wedi’u gwneud ar gyfer cartref Miss Y, yn aml yn ymwneud â’r un mater. O ganlyniad, ni chafodd y ceisiadau hyn eu huwchgyfeirio i sylw’r bobl briodol. Mae hyn yn groes i bwynt 2 o’r Adborth ar Atgyweirio. Wrth fethu ag ymateb yn briodol, methodd y Cyngor chwaith â chyflawni ei rwymedigaethau o dan y Ddeddf i gadw cartref Miss Y mewn cyflwr da. Pe bai camau priodol wedi’u cymryd, rwy’n ystyried y byddai’r lleithder sy’n codi yng nghartref Miss Y wedi’i ganfod yn gynt. Cafodd y methiannau difrifol hyn effaith sylweddol ar Miss Y a’i phlant.

34. Mae’r Adroddiad Thematig: Byw mewn Cyflyrau Difrifol, a gyhoeddwyd gennyf yn ddiweddar, yn manylu ar bwysigrwydd arolygiadau cyn gosod cynhwysfawr a chywir wrth wella amodau i ddeiliaid. Yn achos Miss Y, nid oedd y Cofnod Gwybodaeth Eiddo Gwag wedi’i gwblhau’n llawn ac nid yw’n glir pam y cafodd cyflwr yr eiddo ei raddio fel “cymedrol”. Gan na chymerwyd unrhyw luniau pan ddychwelwyd yr eiddo i’r Cyngor, nid yw’n bosibl gwirio’r datganiadau a wnaed gan deulu’r tenant ymadawol ynghylch lleithder, er bod y Cyngor wedi cofnodi iddo ymgymryd â gwaith i drin llwydni pan ddaeth yr eiddo yn wag. Ail-blastrwyd y waliau cyn i Miss Y symud i mewn, gweithred a fyddai wedi atal unrhyw leithder rhag bod yn weladwy ar yr adeg y gwnaeth Miss Y ymweld â’r eiddo.

35. Rwyf hefyd yn pryderu ynghylch cywirdeb a chyflawnrwydd y cofnodion sydd gan y Cyngor mewn perthynas â’r achos hwn. Caiff y methiannau o ran yr arolygiad cyn gosod eu gwaethygu gan y ffaith nad oedd y Rhestr Wirio Cynnig Tenantiaeth wedi’i chwblhau’n llawn chwaith, sy’n golygu nad oes cofnod ynghylch a wnaeth Miss Y godi unrhyw bryderon ynghylch yr eiddo cyn symud i mewn. Nid yw’r Cyngor wedi gallu cyflenwi copïau o ffotograffau a gofnodwyd fel rhai a dynnwyd pan wnaed atgyweiriadau. Ni fu’n bosibl sefydlu o’r cofnodion beth a ysgogodd yr arolygiad gan y Cwmni Cyntaf a arweiniodd at ddarganfod lleithder sy’n codi. Mae’r Cyngor wedi dweud y gallai difrod neu gamddefnydd fod wedi cyfrannu at yr angen i atgyweirio’r drysau mewnol yng nghartref Miss Y ond nid wyf wedi gweld unrhyw dystiolaeth bod hyn wedi’i godi gyda hi ar y pryd.

36. Mae rhywfaint o’r dystiolaeth a ddarparwyd gan y Cyngor yn anghyson ac yn annibynadwy. Ar 17 Ionawr 2024 codwyd atgyweiriadau mewn perthynas â lleithder a llwydni yng nghartref Miss Y. Argymhellodd arolygiad y mis blaenorol gan y Cwmni Cyntaf waith helaeth i atal lleithder, fel y gwnaeth arolygiad gan yr Ail Gwmni y mis canlynol. Ar 21 Ionawr 2024 anfonodd Miss Y luniau o lwydni yn ei chartref at ei chynghorydd lleol, a rhannwyd y rhain gyda swyddogion o’r adran Tai a Chymunedau. Er gwaethaf hyn, dywedodd y Cyngor pan fynychodd ar 22 Ionawr nad oedd unrhyw lwydni yn yr eiddo.

37. Dywedodd Miss Y ei bod wedi gwneud adroddiadau rheolaidd am leithder a llwydni yn ei chartref i’r Cyngor o fis Medi 2018. Ni chaiff hyn ei adlewyrchu yn y cofnodion a gefais gan y Cyngor. Fodd bynnag, oherwydd y diffyg cofnodion sydd ar gael fel yr amlinellwyd uchod, rwy’n pryderu ynghylch cywirdeb a chyflawnrwydd y cofnodion a gedwir gan y Cyngor mewn perthynas â’r mater hwn.

38. O’r cofnodion rydw i wedi’u gweld, nid yw’n ymddangos bod unrhyw waith wedi’i wneud i fynd i’r afael â’r problemau a adroddwyd yn ystafelloedd gwely cartref Miss Y nes iddi adael yr eiddo ym mis Ebrill 2024. Rwy’n cydnabod bod y Cyngor wedi cofnodi 2 achlysur lle na lwyddodd i fynd mewn i gartref Miss Y mewn perthynas â’r gwaith hwn. Mae cofnodion y Cyngor yn dangos bod swyddogion wedi mynd i mewn i gartref Miss Y dros 20 gwaith o fis Chwefror 2022 mewn perthynas ag atgyweiriadau. Pan wnaed yr apwyntiadau hyn, rwy’n pryderu na chydnabuwyd bod gwaith pellach i’w wneud, gyda phob cais atgyweirio yn cael ei drin ar ei ben ei hun. Fel y cyfryw, rwy’n ystyried bod llawer o gyfleoedd wedi’u colli i ymchwilio i’r adroddiadau hyn ymhellach a chynnal unrhyw waith angenrheidiol.

39. Mae’n amlwg bod y Cyngor yn ymwybodol o’r atgyweiriadau a oedd heb eu gwneud i gartref Miss Y. Fel y cyfryw, roedd y Cyngor o dan ddyletswydd gyfreithiol o dan y Ddeddf i gadw’r eiddo mewn cyflwr da. Dim ond pan adawodd Miss Y yr eiddo er mwyn i waith atgyweirio gael ei wneud y canfu arolygiad pellach fod angen atgyweiriadau helaeth i lawr uchaf ei chartref hefyd.

40. Ni uwchraddiodd y Cyngor ffaniau echdynnu yng nghartref Miss Y oherwydd nodwyd bod angen llety arall arni. Ymddengys y bu hyn yn groes i’r Adborth ar Ddiffyg Atgyweirio sy’n nodi y dylai landlordiaid cymdeithasol barhau i ddarparu gwasanaeth atgyweirio priodol tra bod eiddo wedi’i feddiannu. Ymddengys hefyd y bu’n groes i’r WHQS sy’n argymell, yn benodol, y dylid awyru ceginau ac ystafelloedd ymolchi yn ddigonol. Parhaodd Miss Y i feddiannu’r eiddo am 2 fis arall ar ôl i’r penderfyniad i beidio ag uwchraddio’r ffannau echdynnu gael ei wneud.

41. Mae methiant y Cyngor i ymateb yn briodol i adroddiadau am leithder a llwydni yng nghartref Miss Y ac i ddatrys y broblem yn gyfystyr â methiant gwasanaeth ar ran y Cyngor. Ym mis Rhagfyr 2023 roedd y Cyngor yn ymwybodol bod angen gwaith helaeth i fynd i’r afael â lleithder yng nghartref Miss Y. Byddai’r difrod lleithder a llwydni yn y tŷ wedi cymryd amser i gyrraedd y lefel ddifrifol ag y gwnaeth. Yn ystod y cyfnod hwn, roedd Miss Y yn byw yn yr eiddo gyda’i phlant. Mae’r cysylltiad rhwng amodau tai gwael ac afiechyd wedi’i ddogfennu’n dda (fel yr amlinellir yn ein Hadroddiad Thematig: Byw mewn Cyflyrau Difrifol). Er na ellir sefydlu’n bendant mai’r amodau yng nghartref Miss Y a achosodd y problemau iechyd y mae hi a’i phlant wedi’u hadrodd, efallai bod presenoldeb lleithder a llwydni wedi cael effaith negyddol ar eu hiechyd. Rwy’n deall bod y mater hwn yn destun pryder iddi.

42. Mae’r methiant i gynnal cofnodion cywir a chyflawn hefyd yn gyfystyr â chamweinyddu ac yn groes i ganllawiau Materion yn Ymwneud â Rheoli Cofnodion yn Dda fy swyddfa ar gyfer cyrff cyhoeddus. Roedd y methiant hwn yn sylweddol gan na weithredodd y Cyngor yn unol â’r Ddeddf, yr Adborth ar Ddiffyg atgyweirio na’r WHQS. Pe bai wedi gwneud hynny, mae’n debyg y byddai’r problemau lleithder yng nghartref Miss Y wedi cael eu nodi’n gynt. O ystyried ei bod yn debygol y byddai cofnodion achos Miss Y wedi cael eu cofnodi yn yr un modd â chofnodion tai eraill y Cyngor, rwy’n pryderu bod y methiant i gynnal cofnodion gweinyddol da yn fethiant systemig ar ran y Cyngor. Mae’n annhebygol mai achos neilltuol oedd y methiant i gadw cofnodion cywir dros nifer o flynyddoedd yn achos Miss Y, ac mae’n awgrymu y gallai’r methiant gweinyddol hwn fod yn fwy cyffredin mewn perthynas â rheolaeth y Cyngor o atgyweiriadau tai yn fwy eang. Achosodd y methiant gwasanaeth a’r camweinyddu anghyfiawnder i Miss Y a’i theulu a oedd yn byw mewn cartref gyda llaith am gyfnod estynedig o amser. Mae Miss Y wedi disgrifio’r effaith y mae hyn wedi’i chael arni yn ariannol ac yn emosiynol. Caiff y rhan hon o gŵyn Miss Y ei chadarnhau.

b) A oedd y camau a gymerwyd gan y Cyngor i sicrhau llety arall i Miss Y a’i theulu yn amserol, yn rhesymol ac yn unol â’r polisïau a’r gweithdrefnau perthnasol.

43. Roedd y Cyngor yn ymwybodol o’r gwaith helaeth a oedd ei angen ar gartref Miss Y ar 8 Rhagfyr 2023. Nid tan 5 Chwefror 2024, pan dderbyniwyd yr adroddiad gan yr Ail Gwmni, y penderfynodd sicrhau llety arall i Miss Y a’i theulu. Roedd yr oedi hwn dros y gaeaf, pan oedd Miss Y a’i phlant yn byw mewn llety yr oedd y Cyngor yn gwybod ei fod wedi’i effeithio’n sylweddol gan leithder, yn annerbyniol.

44. Pan benderfynodd y Cyngor y dylid dod o hyd i lety arall i Miss Y, roedd y camau a gymerodd yn rhesymol. Rwyf wedi gweld tystiolaeth bod sawl eiddo wedi’u trafod â Miss Y a bod ei safbwyntiau wedi’u hystyried. Er bod oedi o rai wythnosau cyn y gallai Miss Y symud, rwy’n fodlon bod hyn oherwydd bod angen gwneud gwaith i’r eiddo yr oedd hi’n symud iddo.

45. Pan holiodd y Swyddog Tai am bennu Swyddog Cyswllt Tenantiaid, dywedwyd wrthi nad oedd Miss Y “ar ei phen ei hun, bod ganddi gariad” ac ni wnaed cynnydd pellach o ran ceisio Swyddog Cyswllt Tenantiaid. Nid yw’r Cyngor wedi darparu polisi penodol ar bennu Swyddog Cyswllt Tenantiaid, ond mewn perthynas ag adleoli, mae ei bolisi Rheoli Tai yn nodi y bydd yn anelu at leihau aflonyddwch i’r eithaf, gan achosi’r anghyfleustra a’r gost leiaf posibl. Nododd y Swyddog Tai fod Miss Y yn bryderus am y gwaith oedd angen ei wneud i’w chartref a’r broses o symud. Rwyf o’r farn y gallai pennu Swyddog Cyswllt Tenantiaid i Miss Y fod wedi lleihau’r pryder hwn a’r anghyfleustra a’r aflonyddwch a brofodd. Beth bynnag, ni allaf weld pa mor berthnasol yw statws perthynas Miss Y i’r penderfyniad ynghylch a ddylid pennu Swyddog Cyswllt Tenantiaid iddi.

46. Aeth dros 2 fis heibio rhwng yr amser pan ddywedodd y Rheolwr Gwaith Cyfalaf wrth Miss Y y byddai’n gallu aros yn ei heiddo newydd yn barhaol a phan lofnododd y contract meddiannaeth newydd. Nid yw’n glir beth achosodd yr oedi hwn a oedd yn ffynhonnell straen i Miss Y a oedd yn ofni gorfod symud adref eto.

47. Ymrwymodd y Cyngor i addurno eiddo newydd Miss Y, unwaith y cytunwyd y gallai aros yno’n barhaol. Gan na chafodd Miss Y gontract meddiannaeth newydd tan ddechrau mis Gorffennaf, ni ddechreuodd y gwaith hwn tan yn ddiweddarach y mis hwnnw. Dywedodd Miss Y fod y gwaith wedi cychwyn, ond na chafodd ei gwblhau, ac yn y pen draw, gwnaeth hyn ei hun. Dywedodd hefyd fod angen gwaith atgyweirio i’w chartref newydd nad yw’r Cyngor wedi’i wneud.

48. Yn groes i amcanion datganedig y Cyngor yn y Polisi Rheoli Tai, rwy’n ystyried bod Miss Y wedi profi aflonyddwch ac anghyfleustra osgoadwy yn ystod y broses adleoli. Ar y dechrau, roedd hi’n ansicr a fyddai hi’n cael ei symud o’i chartref. Pan symudodd dŷ, dywedwyd wrthi y byddai hyn am tua 4 wythnos yn unig. Pe bai’r Cyngor wedi ymateb yn briodol i’r materion a godwyd gan Miss Y ynghylch ystafelloedd gwely ei chartref, mae’n debyg y byddai wedi darganfod bod angen gwneud gwaith sylweddol yn yr ystafelloedd hyn. Pan ddaeth yn amlwg y byddai’r gwaith yn cymryd llawer mwy o amser na 4 wythnos, roedd hi’n wynebu ansicrwydd ynghylch a fyddai’n gallu aros yn ei chartref newydd ac o ganlyniad, gohiriwyd y gwaith addurno y cytunwyd arno gan y Cyngor. Roedd hyn yn ffynhonnell straen, a chafodd effaith negyddol ar ei gallu i ymgartrefu yn ei heiddo newydd.

49. Rwyf o’r farn nad oedd y ffordd y cyfathrebodd y Cyngor â Miss Y yn unol â’r Canllawiau ar Gynnwys Tenantiaid, sy’n nodi y dylai perthnasoedd rhwng tenantiaid a landlordiaid fod yn “adeiladol, yn onest, yn agored ac yn barchus”. Nid oedd y sylwadau, megis y preswylwyr “ddim yn ymddangos â diddordeb mewn atgyweiriadau” ac “mae gan Miss Y gariad”, ar y cofnodion a oedd ar gael yn adeiladol nac yn barchus. Er bod yr e-bost ynglŷn â “mae gan Miss Y gariad” wedi cael ei gopïo at reolwr, rwyf hefyd yn pryderu nad yw hyn i’w weld wedi cael ei herio. Hoffwn atgoffa’r Cyngor o Egwyddor 4 o Egwyddorion Gweinyddu Da a gyhoeddwyd gan fy swyddfa, sy’n nodi y dylai cyrff cyhoeddus weithredu’n deg ac yn gymesur a gwneud penderfyniadau sy’n rhydd rhag rhagfarn.

50. Nid oedd y Cyngor bob amser yn agored pan oedd yn cyfathrebu â Miss Y, fel y dangosir gan ansicrwydd Miss Y ynghylch maint y gwaith oedd angen ei wneud i’w chartref, cynllun y Cyngor i fynd i’r afael â hyn ac a fyddai hi’n gallu aros yn ei chartref newydd ai peidio. Mae hyn yn groes i Egwyddor 2 ac Egwyddor 5 o Egwyddorion Gweinyddu Da, sy’n nodi y dylai cyrff cyhoeddus unioni pethau drwy gydnabod camgymeriadau a chymryd camau prydlon i’w cywiro.

51. Ni weithredodd y Cyngor mewn modd amserol unwaith yr oedd maint y gwaith a oedd ei angen i gartref Miss Y yn hysbys. Gadawyd Miss Y i fyw mewn amodau annerbyniol am 5 mis ar ôl i’r Cyngor ddod yn ymwybodol o leithder sylweddol yn ei chartref. Roedd Miss Y hefyd yn destun aflonyddwch ac anghyfleustra, yn groes i Bolisi Rheoli Tai’r Cyngor. Mae hyn yn gamweinyddiaeth ac yn anghyfiawnder iddi. Gan nad oes gan y Cyngor bolisïau penodol ar adleoli na phennu Swyddogion Cyswllt Tenantiaid, rwy’n pryderu y gallai’r methiannau a nodwyd yn yr ymchwiliad hwn fod yn parhau. Rwy’n cadarnhau‘r rhan hon o gŵyn Miss Y.

52. Mae’r methiannau a nodwyd yn yr ymchwiliad hwn yn sylweddol. Methodd y Cyngor gyfleoedd i ganfod lleithder yng nghartref Miss Y yn gynt. Pan ddaeth yn ymwybodol bod angen gwaith helaeth mewn perthynas â lleithder, ni chymerodd gamau amserol i sicrhau llety arall. O ganlyniad, gadawyd Miss Y a’i phlant i fyw mewn cartref yr oedd y Cyngor yn gwybod ei fod wedi’i effeithio’n ddifrifol gan leithder, yn ystod rhai o fisoedd oeraf y flwyddyn. Rwy’n pryderu y gallai’r methiannau a nodwyd yn yr achos hwn fod yn systematig. Nid oes gan y Cyngor bolisïau manwl ar y broses adleoli na neilltuo Swyddogion Cyswllt Tenantiaid. Mae’r methiannau a nodwyd yn yr achos hwn, yn enwedig mewn perthynas ag adnabod ac ymateb i geisiadau ailadroddus ar gyfer atgyweirio, yn rhai y gall sefydliadau eraill ddysgu ohonynt. Felly, am y rhesymau hyn, rwyf o’r farn bod yr adroddiad hwn o ddiddordeb ehangach i’r cyhoedd.

53. Mae Erthygl 8 o’r Confensiwn yn ei gwneud yn ofynnol i gyrff cyhoeddus barchu cartrefi a bywydau teuluol unigolion. Gall parch gynnwys sicrhau bod cartrefi’n cael eu cynnal a’u cadw mewn cyflwr da a gwrando a chymryd camau priodol pan fydd problemau’n codi. Rwyf o’r farn bod Erthygl 8 yn gysylltiedig ag amgylchiadau’r gŵyn hon, gan fod y Cyngor wedi methu â chadw cartref Miss Y mewn cyflwr da, a gan na wnaeth y Cyngor weithredu’n briodol pan ddaeth yn ymwybodol o bresenoldeb lleithder yn ei chartref. Fel y cyfryw, codwyd sefyllfa lle mae’n bosibl bod hawl Miss Y i gael parch at ei chartref a’i bywyd teuluol wedi’i beryglu.

54. Rwy’n argymell y dylai’r Cyngor, o fewn 1 mis i ddyddiad yr adroddiad hwn:

a) Cydnabod ac ymddiheuro i Miss Y am y methiannau a nodwyd yn yr adroddiad hwn.

b) Yn ogystal â’r cynnig o £500 a wnaed eisoes gan y Cyngor, cynnig taliad iawndal ariannol pellach o £1,258 i Miss Y. Mae hyn yn cynnwys £1,008 am golledion dodrefn ac eiddo a £250 am y gofid a achoswyd iddi gan y methiannau a nodwyd yn yr adroddiad hwn, gan wneud cyfanswm iawndal o £1,758.

c) Sicrhau bod swyddogion o’r adran Tai a Chymunedau yn cael eu hatgoffa o’r gofyniad i gwblhau gwaith papur yn llawn ac yn gywir.

ch) Cysylltu â Miss Y i gael manylion unrhyw waith sydd heb ei wneud i’w chartref presennol a rhoi amserlen o waith iddi yn manylu pryd y bydd y gwaith hwn yn cael ei gwblhau.

55. Rwy’n argymell y dylai’r Cyngor, o fewn 3 mis i ddyddiad yr adroddiad hwn:

d) Datblygu proses i sicrhau bod ceisiadau atgyweirio ailadroddus yn cael eu nodi, eu cofnodi a’u huwchgyfeirio i’w hymchwilio ymhellach gan sicrhau bod dull cyfannol yn cael ei gymryd i geisiadau atgyweirio.

dd) Datblygu canllawiau ar yr amgylchiadau y dylid pennu Swyddogion Cyswllt Tenantiaid oddi tanynt, gan sicrhau ei fod hefyd yn cael Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb cyn ei weithredu.

e) Datblygu polisi adleoli mwy penodol sy’n nodi’r camau y bydd y Cyngor yn eu cymryd, a chyfrifoldebau’r Cyngor a Deiliad y Contract.

f) Adolygu polisïau a gweithdrefnau ar gyfer cynnal a chofnodi arolygon cyn gosod yn gywir.

56. Mae’n bleser gen i nodi fod Cyngor Sir y Fflint, wrth wneud sylwadau ar ddrafft o’r adroddiad hwn, wedi cytuno i weithredu’r argymhellion hyn.

Michelle Morris                                                                  

Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus | Public Services Ombudsman

16 Hydref 2025