Ar ei Liwt ei Hun - Ymchwiliadau Annibynnol

Mae’r daflen ffeithiau hon yn esbonio sut y gallwn ddefnyddio ein pwerau ymchwilio ar ei liwt ei hun o dan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019 (“Deddf OGCC 2019”).  Mae Adran 4 o Ddeddf OGCC 2019 yn rhoi’r pŵer i’r Ombwdsmon gynnal ymchwiliadau ar ei liwt ei hun, nad oes angen iddynt gael eu sbarduno gan gŵyn nac unigolyn.

Gallwn gynnal ymchwiliad ar ei liwt ei hun mewn dwy ffordd:

Ymestyn ymchwiliad byw – gallwn gychwyn y math hwn o ymchwiliad pan fyddwn yn penderfynu, yn ystod ymchwiliad presennol, fod materion ychwanegol, neu gamau gweithredu corff arall o fewn ein hawdurdodaeth, yn awgrymu camweinyddu a/neu fethiant gwasanaeth a dylid eu hystyried hefyd.

Ymchwiliad annibynol – mae’r math hwn yn ymchwiliad na fydd fel arfer yn ymwneud â chwyn neu berson unigol penodol.  Gellir ei gychwyn i ystyried a oes tystiolaeth o, neu botensial ar gyfer, camweinyddu systemig neu eang a/neu fethiant gwasanaeth ar ran corff (neu gyrff) o fewn awdurdodaeth, a allai achosi niwed neu anghyfiawnder i grŵp eang o unigolion.  Mae’r math hwn o ymchwiliad yn rhoi’r cyfle i ni ddarparu gwasanaeth sy’n ymatebol i faterion cyfredol, sy’n canolbwyntio ar y dinesydd ac sy’n addas ar gyfer y dyfodol.

Mae rhagor o fanylion am y weithdrefn a’r meini prawf ar gyfer ymchwiliadau ar ei liwt ei hun i’w gweld ar dudalen ‘Ymchwiliadau ar ei liwt ei hun’ ein gwefan, o dan y tab ‘Amdanom ni’.

Mae gennym ddisgresiwn i gychwyn ymchwiliad annibynol ar ei liwt ei hun mewn perthynas ag unrhyw gyrff o fewn ein hawdurdodaeth i ystyried a oes tystiolaeth sy’n:

• Awgrymu bod camweinyddu systemig/methiant gwasanaeth wedi digwydd
• Dangos bod camweinyddu systemig/methiant gwasanaeth yn bodoli
• Dangos bod potensial ar gyfer camweinyddu systemig/methiant gwasanaeth
• Awgrymu y gallai camweinyddu neu fethiant gwasanaeth a nodwyd fod yn fwy cyffredin a systemig

Nid yw camweinyddu a methiant gwasanaeth wedi’u diffinio yn Neddf OGCC 2019.  Fel gyda’n holl ymchwiliadau, y prif brawf yw a yw corff cyhoeddus wedi gweithredu yn unol â’r gyfraith, ei bolisïau a’i weithdrefnau ei hun ac yn unol â safonau gweinyddu da.  Gall enghreifftiau o gamweinyddu a methiant gwasanaeth gynnwys oedi wrth gymryd camau gweithredu, methiannau wrth ddelio â phobl yn agored ac yn gymwynasgar, methiannau wrth gynnal cofnodion digonol, methiannau wrth weithredu’n deg a methiannau o ran adolygu polisïau a gweithdrefnau’n rheolaidd.  Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn ein canllawiau Egwyddorion Gweinyddu Da , sydd â’r bwriad o helpu cyrff cyhoeddus i sicrhau eu bod yn darparu gweinyddiaeth dda a gwasanaeth cwsmeriaid da.  Lle mae gwasanaethau’n cael eu comisiynu, mae’n ddyletswydd ar bob gwasanaeth cyhoeddus i sicrhau bod ganddynt brosesau digonol ar waith i fonitro’r gwasanaethau hynny’n iawn.

Gall ymchwiliad ar ei liwt ei hun ganolbwyntio ar wasanaeth neu wasanaethau a ddarperir gan gorff unigol o fewn ei awdurdodaeth. Gallwn hefyd ystyried yr un materion ar draws nifer o gyrff o fewn ei awdurdodaeth ac ymgymryd â mwy nag un ymchwiliad o’r un natur.

Byddwn yn defnyddio ein disgresiwn i benderfynu a oes angen cychwyn ymchwiliad.  Byddwn yn ystyried tystiolaeth sydd ar gael i sefydlu a yw’r meini prawf ar gyfer cychwyn ymchwiliad yn cael eu bodloni, gan gynnwys:

• A yw’r mater er budd y cyhoedd
• A oes amheuaeth resymol bod camweinyddu systemig a allai achosi i berson, neu grŵp o bobl, ddioddef anghyfiawnder neu galedi
• A yw’r pryderon o’r fath fel y byddent yn effeithio ar grŵp eang o ddinasyddion neu unigolion, yn enwedig os gallant fod yn agored i niwed neu dan anfantais ac yn ymddangos yn debygol o ddioddef anghyfiawnder neu galedi o ganlyniad
• Pwysau’r dystiolaeth
• Grym perswâd y dystiolaeth

Er nad oes diffiniad sy’n cael ei dderbyn yn gyffredinol o ‘budd y cyhoedd’, mae’n cael ei ystyried yn “rhywbeth sydd o bryder difrifol ac o les i’r cyhoedd”.  Credwn ei fod yn rhywbeth sy’n cael effaith ar y cyhoedd ac nid mater sydd o ddiddordeb i’r cyhoedd yn unig mohono, nac ychwaith mater sy’n effeithio ar un unigolyn yn unig (er mae’n bosibl i’r mater effeithio yn fwy uniongyrchol ar un unigolyn na’r cyhoedd yn gyffredinol).

Yn y cyd-destun hwn, nid yw’r cyhoedd yn cyfeirio o reidrwydd at boblogaeth Cymru gyfan.  Gall gyfeirio at ran benodol o’r cyhoedd megis cymuned fach neu grŵp buddiant.

Gallwn ystyried tystiolaeth o nifer o ffynonellau, gan gynnwys:

• Achwynwyr a/neu gorff y cwynwyd amdanynt/amdano
• Tystion
• Darparwyr gwasanaethau cyhoeddus eraill, Rheoleiddwyr, sefydliadau trydydd sector a thrydydd partïon eraill
• Data ‘ffynhonnell agored’ cyhoeddedig
• Y Cyfryngau
• Achwynwyr dienw
• *Chwythwyr chwiban (gweler isod)
• Pryderon sy’n deillio o gwynion a dderbyniwyd a/neu a ymchwiliwyd gennym gan aelodau’r cyhoedd neu wybodaeth a gafwyd o waith gwella’r swyddfa.

Nodir y weithdrefn y mae’n rhaid i ni ei dilyn cyn cychwyn ymchwiliad annibynol ar ei liwt ei hun yn adran 4 o Ddeddf OGCC 2019.  Rhaid i ni ystyried budd y cyhoedd wrth gychwyn ymchwiliad, rhaid i ni fod ag amheuaeth resymol bod camweinyddu systemig neu anghyfiawnder systemig wedi digwydd o ganlyniad i arfer barn broffesiynol mewn achosion iechyd a gofal cymdeithasol, ac mae’n rhaid i ni roi sylw i’n meini prawf cyhoeddedig.  Rhaid i ni hefyd ymgynghori â’r bobl hynny y mae’r Ombwdsmon yn eu hystyried yn briodol.  Bydd hyn yn cynnwys, ymhlith eraill, Comisiynwyr Cymru, cyrff rheoleiddio eraill a/neu’r Archwilydd Cyffredinol.  Rydym am atal unrhyw ddyblygu gwaith ac efallai y bydd modd, mewn rhai amgylchiadau, cydweithio ag un o’r cyrff hyn, cynnal ymchwiliad ar y cyd a chynhyrchu adroddiad ar y cyd. Efallai y byddwn hefyd yn ymgynghori â sefydliadau perthnasol yn y trydydd sector.

Efallai y byddai hefyd yn briodol ceisio barn y cyhoedd ehangach, drwy hysbysebu manylion yr ymchwiliad arfaethedig ar ein gwefan, yn y cyfryngau a/neu drwy gynnal digwyddiadau trafod. Efallai na fydd angen ymgynghori â’r cyhoedd ehangach ym mhob achos, a bydd hyn yn cael ei benderfynu gan yr Ombwdsmon, fesul achos, gan ystyried y dystiolaeth sydd eisoes ar gael.

Bydd hyd yr amser y bydd yr ymgynghoriad ar agor hefyd yn cael ei bennu gan yr Ombwdsmon, a gall hynny amrywio yn ôl ffactorau megis a yw barn y cyhoedd yn cael ei cheisio, nifer y cyrff sy’n cael eu hymgynghori, a chymhlethdod y mater dan ystyriaeth.

Pan fyddwn yn cychwyn ymchwiliad ar ei Liwt ei Hun, rhaid i ni ddilyn y weithdrefn a nodir yn adran 18 o Ddeddf OGCC 2019.  Rhaid i ni baratoi cynnig ymchwiliad a’i gyflwyno i’r corff neu’r cyrff cyhoeddus y bwriadwn ymchwilio iddynt. Os ydym yn cynnig ymchwilio i fwy nag un corff, byddwn yn paratoi cynigion unigol ar gyfer pob corff yn unol â gofynion ein deddfwriaeth. Bydd y cynnig yn cynnwys cwmpas arfaethedig yr ymchwiliad, y rheswm dros gynnig yr ymchwiliad, y rhesymau dros pam rydym ynbod ystyried bod y meini prawf ar ei liwt ei hun yn cael eu bodloni a’r rhesymeg dros ymchwilio i’r corff. Gwahoddir y corff neu’r cyrff hefyd i roi eu sylwadau ysgrifenedig ac i fynegi eu barn ynghylch a oes gwerth ymchwilio.  Byddent hefyd yn cael eu gwahodd i gwrdd â’r Ombwdsmon i drafod y cynnig a’r broses ymchwilio.

Yn dilyn casgliad y cam ymgynghori/cynnig, gall arolwg byr gael ei rannu â rhanddeiliaid perthnasol i gasglu barn am y broses o bennu’r mater i’w ymchwilio.

Bydd y weithdrefn ar gyfer cynnal ymchwiliad ar ei liwt ei hun yn un y mae’r Ombwdsmon yn ei hystyried yn briodol yn amgylchiadau’r achos.  Bydd yr ymchwiliad yn cael ei reoli yn unol â’n prosesau safonol ar gyfer ymdrin â chwynion.

Bydd llythyr yn cynnwys manylion a chwmpas yr ymchwiliad yn cael ei rannu â’r corff sy’n cael ei ymchwilio.  Bydd y broses ymchwilio, ynghyd ag amserlenni arfaethedig, hefyd yn cael eu rhannu er gwybodaeth. Efallai y byddwn yn cyhoeddi’r penderfyniad i gychwyn ymchwiliad annibynnol ar ein liwt ein hunain.

Yn ystod ymchwiliad, mae gan yr Ombwdsmon y pŵer o dan Adran 19 o Ddeddf OGCC 2019 i archwilio unrhyw gofnodion yr ydym yn eu hystyried yn berthnasol i’r ymchwiliad.  Bydd ceisiadau am wybodaeth yn gymesur ac yn angenrheidiol ar gyfer y broses ymchwilio. Felly, bydd llythyr cychwyn yr ymchwiliad yn cynnwys cais am wybodaeth, cofnodion a data.  Mae’n debygol y bydd ceisiadau pellach am wybodaeth yn cael eu gwneud wrth i’r ymchwiliad fynd rhagddo, a gaiff ei benderfynu gan yr Ombwdsmon fesul achos.  Mae hefyd yn debygol y bydd tystiolaeth yn cael ei chasglu gan staff perthnasol trwy ddefnyddio arolygon a/neu gyfweliadau.  Mae’n ddyletswydd ar y corff, neu’r cyrff, a ymchwiliwyd iddynt sicrhau eu bod yn darparu manylion cyswllt ar gyfer yr holl aelodau perthnasol o staff. Os na all y corff dan ymchwiliad ddarparu unrhyw un o’r wybodaeth a ofynnwyd amdani, neu os yw’n ystyried bod tystiolaeth amgen yn fwy addas, caiff hyn ei drafod gyda’r Swyddog Arwain ar Ymchwiliadau ar Liwt ei Hun.

Ystyrir tystiolaeth hefyd o ffynonellau y tu allan i’r corff neu’r cyrff a ymchwiliwyd iddynt, er enghraifft, gan gyrff perthnasol eraill, rhanddeiliaid a/neu ddefnyddwyr gwasanaethau.  Bydd deddfwriaeth berthnasol a chanllawiau cenedlaethol hefyd yn cael eu hystyried a gellir ceisio cyngor proffesiynol gan un o gynghorwyr proffesiynol yr Ombwdsmon os yn addas

Yn aml, mae’n ddefnyddiol, ac yn ddoeth, i’r corff, neu’r cyrff, sy’n cael eu hymchwilio, benodi person cyswllt o fewn y maes gwasanaeth sy’n cael ei ymchwilio, i gynorthwyo gyda darparu’r wybodaeth y gofynnwyd amdani ac i fynd i’r afael ag unrhyw gwestiynau yn ystod yr ymchwiliad.  Fel gyda’n prosesau safonol ar gyfer ymdrin â chwynion, byddwn hefyd yn copïo gohebiaeth a cheisiadau i Swyddog Cyswllt OGCC sydd eisoes wedi’i ddynodi gan bob corff yr ymchwilir iddynt. Bydd y Swyddog Arwain ar Ymchwiliadau ar Liwt ei Hun ar gael i gyfarfod â’r corff dan ymchwiliad yn ystod y broses ymchwilio, fel bo’r angen.

Oni bai y rhoddir gorau i’r ymchwiliad am unrhyw reswm, ar ôl cwblhau’r ymchwiliad, bydd adroddiad drafft yn cael ei rannu â’r corff, neu’r cyrff, sy’n destun ymchwiliad i ganiatáu iddynt wneud sylwadau ar unrhyw anghywirdebau, ar ganfyddiadau’r ymchwiliad ac unrhyw argymhellion arfaethedig.  Bydd unrhyw sylwadau a dderbynnir yn cael eu hystyried cyn cwblhau a chyhoeddi’r adroddiad ar yr ymchwiliad. Gellir cyhoeddi’r adroddiad terfynol o’r ymchwiliad hefyd os ystyrir ei fod yn briodol, yn unol â’n deddfwriaeth a’n canllawiau. Caiff ei rannu â sefydliadau perthnasol, gan gynnwys cyrff perthnasol nad ydynt wedi bod yn destun ymchwiliad, a fydd yn cael eu hannog i ystyried y canfyddiadau ac i weithredu ar unrhyw argymhellion.

Er y gallwn ystyried gwybodaeth a ddarperir gan bersonau a allai fodloni’r diffiniad statudol o chwythwr chwiban, nid yw’r Ombwdsmon yn ‘berson rhagnodedig’ o dan y Gorchymyn Datgelu er Budd y Cyhoedd (Personau Rhagnodedig) 2014 mewn perthynas â rôl yr Ombwdsmon o ystyried cwynion am gamweinyddu neu fethiant gwasanaeth ynghylch cyrff cyhoeddus yng Nghymru.  Mewn amgylchiadau o’r fath, er y gallwn ystyried unrhyw gyfathrebiadau o’r fath wrth benderfynu a ddylid cynnal ymchwiliad ar ei liwt ei hun, byddwn yn cyfeirio unrhyw chwythwyr chwiban dichonol at unrhyw gorff perthnasol arall a/neu’r ‘person rhagnodedig’ priodol yn dibynnu ar natur y mater a godwyd.  Ni fydd unrhyw ymchwiliad a fydd yn deillio o hyn yn disodli nac yn ymyrryd â dyletswyddau, cyfrifoldebau a phrosesau chwythu’r chwiban y cyrff cyhoeddus dan sylw.

Gallwch gyflwyno syniad ar gyfer ymchwiliadau ar ei liwt ein hun ar dudalen ‘ymchwiliadau ar ei liwt ei hun’ ein gwefan, o dan y tab ‘Amdanom Ni’.

Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch am ymchwiliadau ar ei liwt ein hun, cysylltwch â ni: Areiliwteihun @ombwdsmon.cymru