Gair gan yr Ombwdsmon, Michelle Morris

Croeso i 7fed rhifyn ein newyddlen.

Mae wedi bod yn ychydig fisoedd prysur, gan gwblhau dau ddarn mawr o waith ynghylch ein proses fewnol a’n deddfwriaeth. Rydym bellach wedi derbyn asesiad annibynnol pellach o sut y gwnaethom weithredu’r argymhellion a’r gwersi a ddysgwyd o’r adolygiad annibynnol o’n gwaith Cod Ymddygiad. Rydym hefyd wedi cyflwyno ein hymateb i’r adolygiadôl-ddeddfwriaethol o Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019.Rydym yn cynnwys rhai manylion pellach am y datblygiadau hyn isod.

Er bod ein cylchlythyr chwarterol fel arfer yn cynnwysein tueddiadau cwynion diweddar, ni fyddwn yn gwneud hynny yn y rhifyn hwn. Mae hyn oherwydd byddwn yn cyhoeddi ein Hadroddiad Blynyddol 2024/25 yn fuan, a fydd yn cynnwys dadansoddiad manwl o’n tueddiadau cwynion yn ystod y flwyddyn ariannol ddiweddar. Y cyfan y byddwn ni’n ei ddweud ar hyn o bryd yw ei bod hi wedi bod yn flwyddyn brysur arall ac rydym ni wedi gweld cynnydd arall yn nifer y cwynion sy’n cyrraedd y swyddfa! Byddwn yn rhoi crynodeb byr o’r adroddiad i chi mewn rhifyn arbennig o’r cylchlythyr hwn ym mis Awst.  Fodd bynnag, fel bob amser, rydym yn dal i ddod â’r newyddion diweddaraf i chi am ein hatgyfeiriadau Cod Ymddygiad, ymchwil, gwaith gwella a gweithgareddau cyfathrebu ac ymgysylltu.

Mae’n gyfnod prysur gyda’n Hadroddiad a’n Cyfrifon Blynyddol ar y gorwel, felly cadwch lygad am ein huchafbwyntiau dros y flwyddyn ddiwethaf!

Adolygiad Annibynnol – asesiad dilynol

Er bod adolygiad annibynnol o’n hymchwiliad i Gwynion Cod Ymddygiad yn 2024 wedi canfod bod ein proses gwneud penderfyniadau yn briodol, yn deg ac yn rhydd o ragfarn wleidyddol, roedd hefyd yn gwneud argymhellion i wella’r mesurau diogelu presennol ar gyfer sicrhau tegwch a didueddrwydd.  Cawsom hefyd argymhellion pellach  gan Bwyllgor Cyllid y Senedd a graffodd ar ein gwaith.

Gwnaethom gyflawni’r camau gweithredu yn erbyn yr holl argymhellion a gwersi a ddysgwyd o fewn yr amserlen y cytunwyd arni ac erbyn diwedd mis Mawrth 2025.

Er mwyn rhoi sicrwydd ychwanegol, cynhaliodd Dr McCullough asesiad annibynnol pellach o sut y gwnaethom weithredu’r argymhellion a’r gwersi a ddysgwyd. Cawsom ganlyniadau’r asesiad hwnnw ym mis Mai. Daeth i’r casgliadau canlynol:

  • derbyniom yn llawn yr holl argymhellion a gwersi a ddysgwyd ac maent wedi’u rhoi ar waith yn llawn
  • dangosom ddull cynhwysfawr, meddylgar ac ymgynghorol o weithredu
  • mae cyflymder y gweithrediad wedi bod yn drawiadol
  • cadarnhaodd adolygiad sicrhau ansawdd ar wahân gadernid ein proses.

“Mae ymateb y sefydliad i’r argymhellion a’r gwersi a ddysgwyd o Adolygiad Annibynnol 2024 wedi dangos lefel uchel o broffesiynoldeb, tryloywder ac ymgysylltiad mewnol drwy gydol y broses weithredu. Mae lefel cyfranogiad staff ac ymgynghori allanol yn adlewyrchu sefydliad aeddfed, sy’n canolbwyntio ar ddysgu ac sydd wedi ymrwymo i ragoriaeth mewn gwasanaeth cyhoeddus.”  Dr Melissa McCullough

Bydd manylion yr holl argymhellion a gwersi a ddysgwyd a’r camau gweithredu a gymerwyd gennym mewn ymateb i hyn yn cael eu cynnwys yn ein Hadroddiad Blynyddol 2024/25.

Adolygiad o’n Deddf

Rydym bellach wedi cyflwyno ein hymateb i’r adolygiad ôl-ddeddfwriaethol o Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019.

Mae’r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i’r Senedd gynnal adolygiad ôl-ddeddfwriaethol cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl 21 Mai 2024 (hynny yw, pum mlynedd ers i Ddeddf 2019 gael Cydsyniad Brenhinol). Lansiodd Pwyllgor Cyllid y Senedd yr adolygiad ym mis Ionawr eleni. Mae’r adolygiad yn canolbwyntio ar sut rydym wedi bod yn defnyddio ein pwerau rhagweithiol i dderbyn cwynion ar wahân i rai ysgrifenedig; cynnal ymchwiliadau ar ei liwt ei hun; a gosod safonau cwynion.

Er mwyn llywio’r ymateb, casglom farn bobl Cymru, ein hachwynwyr, sefydliadau y gallwn ymchwilio iddynt a chyrff y trydydd sector. Byddwn yn cyfeirio at rywfaint o’r dystiolaeth hon drwy gydol y cylchlythyr hwn.

Er gwaethaf rhai heriau, rydym yn falch o sut rydym wedi defnyddio ein pwerau rhagweithiol hyd yn hyn. Yn ein hymateb, rydym yn cyflwyno tystiolaeth o sut mae ein pwerau rhagweithiol wedi bod o fudd i ddefnyddwyr gwasanaethau, pobl Cymru a darparwyr gwasanaethau, fel ei gilydd.

Hyd yn hyn rydym wedi

  • helpu dros 700 o bobl i gwyno wrthym drwy ddulliau sy’n wahanol i fod yn ysgrifenedig, gan gynnwys defnyddio Iaith Arwyddion Prydain

  • cynnal 2 ymchwiliad ehangach ar ei liwt ei hun

  • cau 10 ymchwiliad estynedig, gyda thri ymchwiliad pellach yn parhau

  • dod â 54 o ddarparwyr gwasanaethau cyhoeddus ledled Cymru o dan ein polisi cwynion enghreifftiol

  • darparu mwy na 550 o sesiynau hyfforddi ar ymdrin â chwynion yn dda i dros 10,000 o bobl.

Mae Deddf 2019 wedi cryfhau ein gallu i amddiffyn a hyrwyddo tegwch mewn gwasanaethau cyhoeddus. Gyda chefnogaeth y pwerau rhagweithiol a ymddiriedwyd i ni, mae ein swyddfa yn parhau i fod ar flaen y gad o ran arfer gorau ombwdsmon yn y DU ac yn rhyngwladol.

Rydym hefyd yn manteisio ar y cyfle i wahodd y Pwyllgor i ystyried rhai newidiadau i’n fframwaith deddfwriaethol, er mwyn ein galluogi i wasanaethu pobl Cymru yn well. Mae’r rhain yn cynnwys:

  • dileu’r bar statudol sy’n ein hatal rhag ystyried cwyn pan allai’r llysoedd ei hystyried

  • dod â chwynion am ysgolion a phenderfyniadau gan gyrff llywodraethu yng Nghymru o fewn ein hawdurdodaeth

  • symleiddio’r broses sy’n ofynnol i lansio ymchwiliad ehangach ar ei liwt ei hun

  • gan ein galluogi i gyhoeddi argymhellion statudol ar draws y sector, yn dilyn ymchwiliad ehangach ar ei liwt ei hun.

Gwnaethom siarad â’r Pwyllgor Cyllid am ein gwaith ar 30 Ebrill ac rydym wedi ein gwahodd i sesiwn dystiolaeth ddilynol ar 9 Gorffennaf.

Gweler ein hymateb i’r adolygiad hwn yma.

Atgyfeiriadau cwynion y Cod Ymddygiad

Ers mis Ebrill, gwelsom un atgyfeiriad ar ymchwiliad i Bwyllgor Safonau. Mae hwn yn cael ei ystyried ar hyn o bryd a byddwn yn cyhoeddi crynodeb o’r achos maes o law.

Mae Panel Dyfarnu Cymru a’r Pwyllgorau Safonau hefyd wedi ystyried 3 o’n hatgyfeiriadau o’r flwyddyn flaenorol. Gallwn adrodd ar un o’r penderfyniadau hyn, gan nad yw’r cyfnod ar gyfer apelio wedi dod i ben eto yn y ddau achos arall.

Y Cynghorydd Williams o Gyngor Sir Ynys Môn (202302251)

Derbyniom gŵyn wedi’i hunan-gyfeirio bod y Cynghorydd Williams o Gyngor Sir Ynys Môn wedi torri’r Cod Ymddygiad drwy wneud sylwadau difrïol mewn cyfarfod.

Canfu ein hymchwiliad fod tystiolaeth o sylw eang yn y cyfryngau; cwynion i’r Cyngor; cwyn i gorff llywodraethu yr oedd y Cynghorydd Williams yn aelod ohono a’i gyfaddefiad ei hun, yn awgrymu y gallai achos o dorri’r Cod Ymddygiad fod wedi digwydd.

Cyfeiriom yr adroddiad ar yr ymchwiliad i Bwyllgor Safonau Cyngor Sir Ynys Môn.  Canfu’r Pwyllgor fod y Cynghorydd Williams wedi methu â chydymffurfio â pharagraffau 4(b) a 6(1)(a) o’r Cod Ymddygiad. Penderfynodd y Pwyllgor mai’r sancsiwn mwyaf priodol i’w gymhwyso oedd ei geryddu.

Barn darparwyr gwasanaeth am ein gwasanaeth

Ers 2022, rydym wedi bod yn cynnal arolwg ar-lein blynyddol o swyddogion cyswllt sy’n gweithio gyda ni yn y cyrffo fewn ein hawdurdodaeth, i gasglu barn ar ein gwasanaeth. Llywiodd canlyniadau’r arolwg ein Seinfyrddau blynyddol, gan ganiatáu i ni drafod adborth yn fanwl.

Eleni, gwnaethom fabwysiadu dull gwahanol. Gwnaethom gomisiynu Beaufort Research i gynnal arolwg ffôn o swyddogion cyswllt, yn ogystal ag ‘ymchwil rhanddeiliaid’ – 8 cyfweliad manwl â Phrif Weithredwyr neu uwch gynrychiolwyr eraill o gynghorau lleol, byrddau iechyd a chymdeithasau tai. Mae’r adroddiad ar y darn olaf o ymchwil i’w weld ar ein gwefan.

Isod, rydym yn cynnwys rhai o ganfyddiadau allweddol yr arolwg ffôn ac yn egluro sut y byddwn yn gweithredu ar yr adborth a dderbyniwyd:

  • Ar y cyfan, mae ymatebwyr yn rhoi sgôr uchel i’n gwasanaeth, gyda llawer o sgoriau’n gwella o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol. Yr asesiad cyffredinol o foddhad gyda’n gwasanaeth oedd 8/10!

  • Roedd 76% o’r ymatebwyr yn teimlo eu bod yn cael eu diweddaru’n briodol. Er bod hwn yn ganlyniad da, credwn y gallwn ni wneud yn well!  Rydym wrthi’n adolygu ein Canllawiau ar Gwynion i gynnwys amserlenni penodol lle byddwn yn diweddaru sefydliadau er mwyn sicrhau cysondeb o ran amseroldeb ein diweddariadau.

  • Roedd nifer o ymatebwyr o’r farn bod ein terfynau amser ar gyfer ceisiadau am wybodaeth ac ymatebion yn rhy fyr. Rydym yn gosod terfynau amser i’n cynorthwyo i gyflawni ymchwiliadau yn amserol a rhoddir amserlenni er mwyn adlewyrchu hyn. Fodd bynnag, rydym yn annog sefydliadau i siarad â ni os ydynt yn cael trafferth cwrdd â’r terfynau amser hyn. Efallai y byddwn yn ystyried ymestyn yr amserlenni os yw’n briodol.

  • Ar y cyfan, roedd yr ymatebwyr o’r farn bod ein penderfyniadau yn briodol, ond codwyd rhai pryderon ynghylch pa mor gyson oeddem yn ein hargymhellion, yn enwedig y rhai sy’n ymwneud ag iawndal. Rydym wrthi’n asesu ein dull o argymell iawndal er mwyn sicrhau mwy o gysondeb.

  • Mynegodd rhai ymatebwyr bryderon y dylem ganolbwyntio argwynion mwy arwyddocaol. Wrth benderfynu pa gwynion i’w hymchwilio, rydym yn ystyried yr effaith ar yr achwynydd a’r gymuned ehangach, yn ogystal ag unrhyw faterion systemig posibl sy’n peri pryder ynghylch y posibilrwydd o anghyfiawnder eang. Mae cyhoeddi adroddiadau er budd y cyhoedd yn tynnu sylw at y pryderon mwy difrifol.

Gwaith arall y byddwn yn ei wneud mewn ymateb i’r adborth yw gwella sut rydym yn rhannu arfer da a sut rydym yn cyhoeddi ein canfyddiadau a’n hadroddiadau thematig, er mwyn cefnogi dysgu a gwelliant ar draws sectorau perthnasol.

Hoffem ddiolch i bawb a roddodd adborth neu a gymerodd ran yn ein cyfweliadau manwl. Rydym wedi ymrwymo i gynnal ein perthynas gref â’r cyrff perthnasol yn ein hawdurdodaeth ac i gydweithio i wella’r ddarpariaeth o wasanaethau cyhoeddus ledled Cymru.

Safonau cwynion

Yn 2025-26, parhaom â’n gwaith pwysig i gyflwyno safonau ymdrin â chwynion i ddarparwr gwasanaeth cyhoeddus yng Nghymru.  Ar hyn o bryd, mae 54 o sefydliadau ledled Cymru yn gweithredu ein Polisi Cwynion Enghreifftiol, gan gynnwys pob bwrdd iechyd, pob cyngor lleol a’r rhan fwyaf o gymdeithasau tai.

Ers 1 Ebrill, mae ein tîm safonau cwynion wedi darparu hyfforddiant i 410 o bobl mewn cymdeithasau tai a chynghorau lleol. Yn 2025-26 byddwn yn parhau i ganolbwyntio ein sylw ar weithio gyda’r cymdeithasau tai hynny nad ydynt eto’n gweithredu o dan ein safonau cwynion.

Gwaith ar ei liwt ei hun

Mae gennym y pŵer i ymchwilio i faterion ar ‘ein liwt ein hunain’ – hyd yn oed heb fod wedi derbyn cwyn.  Mae Deddf 2019 yn rhoi pwerau i ni gynnal dau fath o ymchwiliadau ar ei liwt ei hun yr ydym yn cyfeirio atynt fel rhai ‘estynedig’ ac ‘ehangach’.

Mae ymchwiliadau estynedig yn digwydd pan fyddwn eisoes yn ymchwilio i broblem ac rydym yn ymestyn yr ymchwiliad hwnnw i faterion neu gwynion eraill, neu i sefydliad arall, nad oes cwyn wedi’i gwneud amdano eto.

Mae ymchwiliadau ehangach yn digwydd pan fyddwn yn cynnal ymchwiliad annibynnol nad yw’n ymwneud â chwyn a wnaed gan unigolyn.

Ar hyn o bryd mae gennym 3 ymchwiliad estynedig cyfredol.

Ym mis Hydref y llynedd, cyhoeddom ganfyddiadau ein hail ymchwiliad ehangach ar ein liwt ein hunain i asesiadau o anghenion gofalwyr di-dâl.

Rydym yn gwybod fod sefydliadau’r trydydd sector yn gwrando’n gyson ac yn gallu rhannu adborth gwerthfawr gyda ni ar faterion sy’n effeithio ar ddefnyddwyr gwasanaethau cyhoeddus, a all, yn eidro, lywio ein gwaith ar ein liwt ein hunain. Eleni, gofynnom i Ruth Marks, CBE (cyn Brif Weithredwr CGGC) asesu adborth gan sefydliadau’r trydydd sector ar ein hymchwiliadau ar ein liwt ein hunain hyd yn hyn.

Ymhlith pethau eraill, daeth yr ymchwil i’r casgliad fod y sefydliadau trydydd sector a gymerodd ran, ar y cyfan, yn:

  • cefnogi ein defnydd o bwerau ymchwilio ar ei liwt ei hun

  • teimlo bod eu gwasanaethau rheng flaen mewn sefyllfa ddai ymgysylltu â ni, gan rannu tystiolaeth a data perthnasol

  • cefnogi argymhellion y ddau ymchwiliad

  • awyddus i wybod sut y byddem yn dwyn cyrff cyhoeddus i gyfrif

  • gofyn i effaith ein hadroddiadau a’n hargymhellion gael eu monitro dros amser i werthuso a oeddent yn gwneud gwahaniaeth cadarnhaol i fywydau pobl ac yn gwella eu profiad o wasanaethau cyhoeddus

Gallwch ddarllen adroddiad Ruth yma.

Un o argymhellion yr adroddiad oedd i ni ddatblygu ffyrdd o weithio gyda’r trydydd sector a chynyddu cyhoeddusrwydd ein pŵer i ymchwilio ar ein liwt ein hunain. Felly, roeddem wrth ein bodd o fynychu gofod3 ym mis Gorffennaf, y digwyddiad sector gwirfoddol mwyaf o’i fath yng Nghymru. Defnyddiom y digwyddiad fel cyfle i gasglu barn o bob cwr o’r sector ar ein pŵer ar ei liwt ei hun a chasglu rhai syniadau ar ble i fynd nesaf!

Yn bresennol yn y digwyddiad roedd Elaine, ein Swyddog Arwain ar ei Liwt ei Hun:

“Helo, Elaine ydw i, y Swyddog Arwain ar ei Liwt ei Hun yn OGCC. Rydw i mor gyffrous i ddechrau ar ein trydydd ymchwiliad ar ein liwt ein hunain! Os oes gennych chi unrhyw awgrymiadau ynglŷn â pha faterion y dylem ni fod yn edrych arnynt, anfonwch neges ataf yn liwteihun@ombwdsmon.cymru.”

Ym mis Mehefin, recordiodd ein Swyddog Arwain ar ei Liwt ei Hun blaenorol, Sarah Jones, a Michelle Morris, yr Ombwdsmon, bodlediad gyda Chymdeithas yr Ombwdsmon i dynnu sylw at ein hymchwiliad ar ei liwt ein hunain diweddaraf, ‘A ydym yn gofalu am ein gofalwyr?’ ar gyfer Wythnos y Gofalwyr.

Yn y podlediad, rydym yn trafod:

  • Pam y gwnaethom ganolbwyntio ar ofalwyr di-dâl
  • Sut mae methiannau system yn effeithio ar ofalwyr
  • Argymhellion a wnaed i gyrff cyhoeddus i wella eu prosesau
  • Pam mae angen i ni gefnogi gofalwyr di-dâl yn well

Gwrandewch ar y podlediad yma.*

*Sylwch fod y podlediad hwn wedi’i recordio gan sefydliad Ombwds yn y DU, ac felly nid oes is-deitlau ar gael yn Gymraeg.

Allgymorth

Rydym yn parhau i fanteisio ar gyfleoedd i godi ymwybyddiaeth o’n gwasanaeth ymhlith grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol ymhlith ein hachwynwyr. Eleni, penderfynom gyfyngu ffocws ein gwaith cyfathrebu ac ymgysylltu i’r grwpiau hyn:

  • siaradwyr Cymraeg,

  • pobl o genhedloedd ac ethnigrwydd amrywiol

  • pobl sy’n profi anfantais economaidd-gymdeithasol

Eisiau clywed mwy am ein gwaith a sut allwnni helpu? Dewch i weld ni yn:

  • Sioe Frenhinol Cymru (21-24 Gorffennaf, Llanfair-ym-Muallt)

  • Yr Eisteddfod Genedlaethol (2-9 Awst, Wrecsam)

Cysylltwch â’n Tîm Cyfathrebu yn cyfathrebu@ombwdsmon.cymru i drafod unrhyw gyfleoedd ar gyfergweithgareddau allgymorth pellach!

Hyfforddiant

Yn ogystal, rydym am gryfhau ein perthynas â ‘sefydliadau porthgeidwad’ sy’n debygol o gefnogi aelodau’r cyhoedd i gyflwyno cwyn i ni. Hyd yn hyn eleni, rydym wedi trefnu un sesiwn hyfforddi ar-lein ar gyfer staff o sawl swyddfa etholaeth yng Nghymru.

Os oes gennych ddiddordeb mewn derbyn hyfforddiant am ddim ar ein rôl a’n proses, cysylltwch â ffion.jones@ombwdsmon.cymru i drefnu sesiwn.

Mailchimp

Rydym nawr yn defnyddio Mailchimp i greu ein cylchlythyrau! Mae’n adnabyddus am awtomeiddio rhestrau tanysgrifwyr a’i gwneud hi’n hawdd i bobl ddiweddaru eu dewisiadau tanysgrifio ar unrhyw adeg, a fydd o gymorth mawr i ni reoli ein rhestrau postio o hyn ymlaen.

Os ydych chi’n adnabod unrhyw un a fyddai â diddordeb mewn cofrestru ar gyfer ein cylchlythyrau, mae croeso i chi rannu’r ffurflen gofrestru hon gyda nhw: http://eepurl.com/jeQ7-Y.