Dewis eich iaith
Cau

Mae’r dudalen hon yn esbonio beth sy’n digwydd ar ôl i chi gyflwyno cwyn i’r Ombwdsmon am gorff cyhoeddus yng Nghymru. Mae hefyd yn esbonio’r gwahanol ddulliau gweithredu y gall yr Ombwdsmon a’i staff eu defnyddio i helpu i ddatrys cwyn.  Fodd bynnag, nid yw’n ymdrin â holl fanylion ein gweithdrefnau, sydd ar gael yma. Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau am ein gweithdrefnau neu am ein swyddogaeth, gallwch gysylltu â ni yma.

Cwynion newydd

Caiff pob cwyn newydd ei hystyried yn gyntaf gan Dîm Cyngor ar Gwynion yr Ombwdsmon, a fydd yn rhoi gwybod i chi o fewn chwe wythnos a oes modd i ni eich cynorthwyo ai peidio. Os oes angen, byddwn yn cysylltu â chi a/neu’r sefydliad am fwy o fanylion.

Bydd pob cwyn, ac unrhyw wybodaeth gefnogol a anfonir gyda hi, yn cael ei harchwilio i weld a yw’n ymwneud â phwnc neu sefydliad y mae modd i ni edrych arnynt. Byddwn hefyd yn edrych pa bryd y digwyddodd y digwyddiadau y cwynir amdanynt a beth sydd wedi digwydd ers hynny – gan nad yw’r Ombwdsmon fel arfer yn derbyn cwynion oni fo’r digwyddiadau wedi digwydd neu ddod i’r golwg y flwyddyn flaenorol a bod y sefydliad y cwynir amdano eisoes wedi cael cyfle rhesymol i roi sylw i’r materion.

Os credwn, o’r dystiolaeth a anfonwch atom, bod y sefydliad wedi gweithredu’n afresymol ac o ganlyniad eich bod chi, neu’r sawl yr ydych yn cwyno ar ei ran, wedi dioddef caledi neu anghyfiawnder, gallem benderfynu ymchwilio i ganfod holl ffeithiau’r achos. Byddwn hefyd yn edrych i weld a oes camau eraill y gellid eu cymryd gan y sefydliad a allai ddatrys y gwyn yn gyflym.

 

Os na allwn dderbyn eich cwyn

Os na allwn dderbyn eich cwyn neu nad ydym yn ystyried bod ymchwilio’n briodol, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro pam. Os yn bosibl byddwn yn nodi unrhyw gamau pellach y gallwch eu cymryd a/neu roi gwybod i chi am unrhyw sefydliadau eraill a allai eich helpu.

Mewn rhai achosion gallem gyfeirio manylion eich cwyn yn uniongyrchol at y sefydliad y cwynwyd amdano i ganiatáu iddo ystyried y materion ac ymateb i chi. Gwnawn hyn fel arfer pan fydd yn ymddangos nad yw’r sefydliad wedi cael cyfle rhesymol i ystyried y gwyn yn flaenorol.

 

Datrysiad Cynnar

Mewn rhai achosion gallem fod o’r farn bod camau y gallai’r sefydliad y cwynir amdano eu cymryd i ddatrys cwyn yn gyflym. Yn yr achosion hyn byddwn yn cysylltu â’r sefydliad dan sylw i esbonio beth y gellid ei wneud yn ein barn ni ac yn ceisio cytundeb i symud ymlaen â hynny. Unwaith y byddwn yn fodlon y cymerwyd y camau hyn neu y byddir yn eu cymryd, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio beth fydd yn digwydd.

Os penderfynwn ymchwilio eich cwyn

Os penderfynwn ymchwilio eich cwyn caiff ei throsglwyddo i un o ymchwilwyr yr Ombwdsmon. Gallai ef neu hi gysylltu â chi i drafod eich pryderon ac esbonio beth fydd yn digwydd nesaf. Byddwn bob amser yn ysgrifennu atoch chi ac at y sefydliad i gadarnhau ein penderfyniad i ymchwilio a gofyn i’r sefydliad am ei sylwadau ffurfiol a’r holl ddogfennau perthnasol.

Mae pob ymchwiliad a gynhaliwn yn amrywio, ac er y gallai fod angen cyfweld y rhai sy’n gysylltiedig, gellir datrys rhai achosion drwy archwilio dogfennau’n unig. Mae gennym gynghorwyr proffesiynol i’n cynorthwyo yn ein hymchwiliadau ac efallai y bydd yr ymchwilwyr angen ceisio barn ar eich cwyn ganddynt hwy. Anelwn at gwblhau pob ymchwiliad o fewn 12 mis ond cwblheir y rhan fwyaf ynghynt na hynny. Rhown wybod i chi sut y mae’r ymchwiliad yn mynd ymlaen. Os ystyriwn ei bod yn angenrheidiol rhoi’r gorau i’n hymchwiliad byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio’r penderfyniad hwn.

Pan fydd gennym yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnom byddwn yn ysgrifennu adroddiad neu lythyr yn nodi’r dystiolaeth a ystyriwyd gennym a’r casgliadau y daethom iddynt.  Anfonwn hwn atoch chi ac at y sefydliad a byddwn yn rhoi cyfle i’r ddau ohonoch wneud sylwadau cyn cwblhau a chyhoeddi fersiwn terfynol yr adroddiad neu’r llythyr.

Pan fyddwn yn gwneud argymhellion i’r sefydliad byddwn hefyd yn edrych i weld sut a pha bryd y gweithredir y rhain. Mae gennym drefniadau i roi cyhoeddusrwydd i’n gwaith ac wrth wneud hynny byddwn yn cymryd camau priodol i sicrhau na ddatgelir pwy ydych.

Os byddwch yn parhau’n anfodlon â’n penderfyniadau neu ganlyniadau ymchwiliad

Pan fyddwn wedi cyhoeddi penderfyniad i beidio ag ymyrryd yn eich cwyn neu wedi dod i’n casgliadau terfynol yn dilyn ymchwiliad, mae ein tasg wedi dod i ben i bob pwrpas a chaiff y ffeil ei chau. Ni fyddwn yn ailagor achos ddim ond oherwydd eich bod chi’n anghytuno â’n penderfyniad, ond gallwch wneud cais ysgrifenedig (o fewn ugain diwrnod gwaith) i ni adolygu eich achos os: oes gennych chi dystiolaeth newydd berthnasol i’w dangos i ni; neu y gallwch ddangos na roddwyd sylw priodol i wybodaeth a oedd gennym wrth wneud ein penderfyniad. Bydd Rheolwr Adolygiadau’r Ombwdsmon yn ystyried a oes sail dros adolygu eich achos ac a oes angen cymryd camau pellach.

 

Yn ôl