Cwynodd Mrs X nad oedd y Cyngor wedi darparu cefnogaeth briodol a digonol i’w chwaer, Ms Y, yn y misoedd cyn ei marwolaeth, a chwynodd hefyd gan holi a oedd gwybodaeth wedi cael ei rhannu’n briodol rhwng y Cyngor a sefydliad trydydd parti yn darparu gwasanaethau ar ran y Cyngor (“y Darparwr”), ac a oedd y Cyngor wedi gweithredu ar unrhyw wybodaeth a rannwyd.
Roedd Ms Y, oedolyn ag anableddau dysgu, wedi byw gydag aelodau’r teulu ac wedi derbyn gofal ganddynt drwy gydol ei bywyd. Daeth Mrs X at y Gwasanaethau Cymdeithasol i fynegi barn y dylai Ms Y fyw bywyd mwy annibynnol a chynhaliwyd asesiadau i bennu llety byw priodol ar gyfer Ms Y. Roedd defnydd alcohol Ms Y yn broblem ers tro, a dywedodd Mrs X wrth y Cyngor mai dyma oedd un o’i phrif bryderon. Symudodd Ms Y at lety byw â chymorth ym mis Ebrill 2019. Aeth y Cyngor i mewn i gontract (“y Contract”) gyda’r Darparwr i ddarparu gofal/cymorth dyddiol ar y safle i’r preswylwyr yn y llety â chymorth, ac roedd hyn yn cynnwys Ms Y.
Daeth yr Ombwdsmon i’r casgliad er gwaethaf pryderon cynyddol am Ms Y o ran y ffaith ei bod hi’n gwrthod cymorth yn rheolaidd, cyflwr y fflat, a’i goryfed, ni wnaeth y Darparwr uchafu’r pryderon hyn i’r Cyngor nes mis Mawrth 2020. Roedd y Contract yn nodi’n glir yr amgylchiadau ble dylid uchafu pryderon i’r Cyngor, ac roedd y trothwy ar gyfer codi pryderon wedi’i fodloni sawl wythnos cyn mis Mawrth 2020. Pan gysylltodd y Darparwr â’r Cyngor ym mis Mawrth ac Ebrill 2020, nid oeddent yn gallu cael gafael ar gymorth/cyngor. Er bod hyn yn ystod y cyfnod ar ddechrau’r cyfnod clo COVID-19, dylai’r Darparwr fod wedi gallu cael cymorth/cyngor. Yn anffodus, bu farw Ms Y ym mis Ebrill 2020.
Er bod y Darparwr dan gontract i ddarparu gwasanaethau ar ran y Cyngor, y Cyngor oedd yn gyfrifol am ddarparu gwasanaethau i Ms Y. Dylai’r Cyngor fod wedi sicrhau ei fod yn monitro cyflawniad y gwasanaeth hwn i sicrhau ei fod yn bodloni anghenion Ms Y fel y’i nodwyd yn ei phecyn gofal, ac os nad oedd hyn yn digwydd, gallai fod wedi trefnu adolygiad gwasanaeth.
Roedd yr Ombwdsmon o’r farn fod llawer o fethiannau yn achos Ms Y, yn bennaf y ffordd y gwnaeth y Cyngor reoli ei ddull o ran problem yfed Ms Y, methiant y Darparwr i uchafu’r materion i’r Cyngor yn unol â thelerau’r Contract, a phan godwyd pryderon am Ms Y, methiant y Cyngor i ymateb i gyswllt gan y Darparwr pan gafodd materion eu huchafu maes o law. Roedd yr Ombwdsmon hefyd yn poeni na chafodd y wybodaeth ei rhannu gyda Mrs X am gyflwr Ms Y neu, o leiaf, ni cheisiwyd cydsyniad Ms Y i drafod pryderon gyda Mrs X; efallai y byddai hi wedi gwrthod rhoi cydsyniad, ond dylai ymdrechion fod wedi cael eu gwneud i geisio cydsyniad. Roedd y diffygion hyn o ran gofal yn cynrychioli methiant gwasanaeth. Roedd hyn yn anghyfiawnder i Ms Y gan na chafodd ymyrraeth gynt gan y Cyngor i asesu ei gofynion cymorth, ac yn anghyfiawnder i Mrs X oherwydd ni chafodd Ms Y y cyfle i ystyried a oedd eisiau rhoi cydsyniad i ymgynghori â Mrs X am ei sefyllfa. Doedd dim modd i’r Ombwdsmon ddweud y byddai ymyriadau cynt wedi diwygio’r deilliant anffodus. Mae’n bosibl y byddai Ms Y, oedolyn gyda galluedd, wedi parhau i wrthod cymorth/yfed yn drwm hyd yn oed pe byddai’r camau gweithredu hyn wedi cael eu rhoi ar waith. Fodd bynnag, roedd yr Ombwdsmon yn bendant o’r farn fod llawer o gyfleoedd i ymyrryd heb eu gweithredu.
Roedd yr Ombwdsmon hefyd yn pryderu am y ffordd y cafodd cwyn Mrs X ei thrin. Cafodd cwyn Mrs X i’r Cyngor ei ymchwilio dan weithdrefn gwyno’r gwasanaethau cymdeithasol, a phenodwyd ymchwilydd annibynnol (“yr II”) i ymchwilio ei chwyn yn ystod cam 2 o’r broses hon. Ni wnaeth yr II gadarnhau cwyn Mrs X, ond rhannodd Nodyn Rheoli (“y Nodyn”) gyda’r Cyngor ynghylch materion am y ffordd yr oedd y Darparwr wedi delio â’r sefyllfa, ond nid oedd yn rhan o ganfyddiadau’r ymchwiliad Cam 2; ni rannwyd y Nodyn gyda Mrs X.
Awgrymodd y Nodyn fod yr II yn credu y dylai’r Darparwr fod wedi uchafu’r mater. Daeth yr Ombwdsmon i’r casgliad y dylai fod canfyddiadau’r Nodyn wedi cael eu cynnwys yn agored a’u dadansoddi’n dryloyw yn yr adroddiad Cam 2, ac roedd yn bryderus na wnaeth y Cyngor rannu materion perthnasol gyda Mrs X, a materion a oedd o bosibl yn beirniadu camau gweithredu’r Cyngor (a weithredwyd gan y Darparwr ar ei ran) mewn modd agored. Daeth yr Ombwdsmon i’r casgliad, pe byddai canfyddiadau’r Nodyn wedi cael eu cynnwys yn adroddiad yr II, dylai canlyniad ymchwiliad yr II wedi bod yn wahanol. Camweinyddu oedd hyn, gan arwain at anghyfiawnder difrifol i Mrs X, gan nad oedd hi’n ymwybodol o ganfyddiadau’r Nodyn. Roedd hyn hefyd yn groes i ganllawiau’r Ombwdsmon ar egwyddorion y dylai cyrff cyhoeddus eu dilyn, megis bod yn agored ac yn atebol.
Cadarnhaodd yr Ombwdsmon cwyn Mrs X a chyflwynodd lawer o argymhellion i’r Cyngor; cytunodd y Cyngor i weithredu’r rhain ac roeddent fel a ganlyn:
Darparu ymddiheuriad ystyrlon ac ysgrifenedig i Mrs X am y methiannau a nodwyd yn adroddiad yr Ombwdsmon.
Rhoi’r holl gamau gweithredu a nodwyd yn y Nodyn ar waith, os nad oedd eisoes wedi gwneud hynny.
Atgoffa’r rhai y mae’n eu contraction i gynnal ymchwiliadau annibynnol ar ei ran i sicrhau bod unrhyw ganfyddiadau/beirniadaeth o’r gwasanaeth a ddarperir a rennir gyda chleient yn cael eu hadlewyrchu yn yr adroddiad a’r canfyddiadau, ac ni ddylid eu rhannu ar wahân gyda’r awdurdod.
Atgoffa staff perthnasol pa mor bwysig yw monitro contractau yn rheolaidd o ran cyflawni gwasanaethau gofal cymdeithasol gan ddarparwyr trydydd parti i sicrhau ymyrraeth briodol os oes pryderon am ddarpariaeth gwasanaeth/newid i anghenion cleientiaid.