Dewis eich iaith
Cau

Beth rydym ni’n ei wneud ar ol cael eich cwyn am ymddygiad aelod o awdurdod lleol

Mae’r daflen wybodaeth hon yn esbonio beth sy’n digwydd pan gyflwynwch gwyn i’r Ombwdsmon am ymyddygiad aelod o awdurdod lleol. Mae hefyd yn esbonio’r gwahanol ddulliau gweithredu y gall yr Ombwdsmon a’i staff eu defnyddio i helpu i ddatrys cwyn.  Nid yw’n ymdrin â holl fanylion ein gweithdrefnau, sydd ar gael ar ein gwefan. Os oes gennych unrhyw gwestiynau am ein gweithdrefnau neu ein swyddogaeth, gallwch gysylltu â ni.

Cwynion newydd

Caiff pob cwyn newydd ei hystyried yn gyntaf gan dîm Cyngor Cwynion yr Ombwdsmon a fydd yn cydnabod eu bod wedi derbyn y gŵyn ac yn hysbysu’r aelod a gyhuddwyd, Swyddog Monitro’r awdurdod perthnasol a Chlerc y Cyngor Cymunedol perthnasol (os yn briodol) am ei bodolaeth.  Rhaid i unrhyw gŵyn o’r fath fod wedi’i hategu gan dystiolaeth uniongyrchol sy’n ymddangos yn sylweddol, yn hytrach na honiadau. Gallwn gysylltu â chi i gael mwy o fanylion pan fo angen.

Yna, caiff pob cwyn, ac unrhyw wybodaeth ategol, ei harchwilio yn erbyn prawf dau gam.  Yn gyntaf, byddwn yn ystyried a yw’r dystiolaeth yn awgrymu bod y cod ymddygiad wedi’i dorri mewn gwirionedd. Yr ail gam yw a fyddai’r tor honedig, pe câi ei brofi, yn debygol o arwain at gosb i’r aelod gan bwyllgor safonau neu gan Banel Dyfarnu Cymru.  Byddwn yn ceisio dweud wrthych o fewn pedair wythnos a yw’r Ombwdsmon yn bwriadu ymchwilio i’ch cwyn ai peidio.

 

Os na allwn dderbyn eich cwyn

Os nad yw cwyn yn bodloni cam cyntaf y prawf, cewch eglurhad ysgrifenedig.  Anfonir copi hefyd at bawb a gafodd eu hysbysu cyn hynny.

Os bodlonir cam cyntaf y prawf, ond bod pryderon yn bodoli am yr ail gam, gellir cyfeirio’r gŵyn at Swyddog Monitro’r Awdurdod Lleol perthnasol i ystyried a yw’n briodol ymchwilio i’r mater yn lleol. Caiff y pryderon a nodir eu rhannu â’r Swyddog Monitro. Yna, rhaid i’r Swyddog Monitro benderfynu o fewn deg diwrnod gwaith a ddylid cynnal ymchwiliad. Os yw’r Swyddog Monitro’n nodi bod ymchwiliad lleol yn briodol, caiff y mater ei gyfeirio’n ffurfiol yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol.  Fodd bynnag, os yw’r Swyddog Monitro’n cytuno nad oes angen ymchwiliad, caiff y gŵyn ei gwrthod a byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro.

 

Os penderfynwn ymchwilio i’ch cwyn

Os penderfynwn ymchwilio i’ch cwyn, bydd un o ymchwilwyr yr Ombwdsmon yn cynnal yr ymchwiliad. Gall ef neu hi gysylltu â chi i drafod eich pryderon ac egluro beth fydd yn digwydd nesaf. Byddwn bob amser yn ysgrifennu atoch chi a’r partïon eraill a gafodd eu hysbysu am y gŵyn i gadarnhau ein penderfyniad i ymchwilio. Ar y cam hwn, fel rheol bydd yr ymchwiliwr yn cael mwy o dystiolaeth ddogfennol berthnasol, tystiolaeth gan dystion a thystiolaeth gan yr Aelod a gyhuddwyd.

Mae pob ymchwiliad yn amrywio ac er y gallai fod angen cyfweld â’r bobl dan sylw, gellir cwblhau rhai achosion drwy archwilio dogfennau’n unig. Ein nod yw cwblhau pob ymchwiliad o fewn 12 mis ond cwblheir y rhan fwyaf ohonynt yn gynt na hyn. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am hynt yr ymchwiliad. Os byddwn, am unrhyw reswm, yn penderfynu bod rhaid i ni roi’r gorau i’n hymchwiliad, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro’r penderfyniad hwn.

Fel rheol, cynhelir ymchwiliadau’n breifat. Gall datgelu manylion am ymchwiliad yn ystod ymchwiliad yr Ombwdsmon fod yn gyfystyr â thorri’r Cod Ymddygiad i aelodau etholedig. Pan fydd gennym yr holl wybodaeth sydd ei hangen, byddwn yn ysgrifennu adroddiad neu lythyr i amlinellu’r dystiolaeth yr ydym wedi’i hystyried a’r casgliadau yr ydym wedi’u ffurfio.

 

Canlyniadau ymchwiliadau

Os down i’r casgliad nad oes tystiolaeth o dorri’r Cod Ymddygiad, byddwn yn cau’r ymchwiliad ac yn rhoi rhesymau ysgrifenedig am y penderfyniad hwn i bob parti.

Os oes awgrym, ar ôl adolygu’r dystiolaeth, bod y Cod wedi cael ei dorri, gall yr Ombwdsmon dan rai amgylchiadau benderfynu na ddylid cymryd camau pellach. Unwaith eto, gall yr Ombwdsmon gyfeirio’r mater at Swyddog Monitro’r awdurdod dan sylw i ystyried a yw ymchwiliad lleol pellach yn briodol.

Os yw’r Ombwdsmon yn canfod bod cwyn wedi’i chyfiawnhau, gall ei chyfeirio naill ai at Bwyllgor Safonau’r awdurdod dan sylw, neu at dribiwnlys wedi’i gynnull gan Banel Dyfarnu Cymru i wneud penderfyniad am y materion. Anfonir copi o adroddiad yr Ombwdsmon hefyd at yr aelod a gyhuddwyd. Cewch wybod am gasgliadau’r Ombwdsmon, a darperir crynodeb o’r adroddiad er gwybodaeth i chi. Bydd fersiwn llawn yr adroddiad yn aros yn gyfrinachol nes i’r pwyllgor safonau neu’r tribiwnlys wneud penderfyniad am y materion.

 

Os byddwch yn parhau’n anfodlon â’n penderfyniadau neu ganlyniadau ymchwiliad

Wedi i ni benderfynu peidio ag ymchwilio i gŵyn yn erbyn aelod etholedig, mae ein tasg ar ben i bob diben, a chaiff y ffeil ei chau. Ni wnawn ailagor achos dim ond am eich bod chi’n anghytuno â’n penderfyniad, ond gallwch ofyn yn ysgrifenedig (o fewn ugain diwrnod gwaith) i ni adolygu eich achos os: oes gennych dystiolaeth newydd berthnasol i’w dangos i ni; neu y gallwch ddangos nad ydym wedi ystyried y wybodaeth a oedd gennym yn briodol wrth wneud ein penderfyniad. Bydd Rheolwr Adolygu’r Ombwdsmon yn ystyried a oes sail i adolygu eich cwyn ac a oes angen cymryd camau pellach.

Yn ôl